Come creare un report di progetto con Microsoft Project

Formazione

Con Microsoft Project, puoi creare e personalizzare una grande varietà di report grafici. Lavorando e aggiornando i dati di progetto, i report configurati  e collegati al progetto, si aggiornano in tempo reale.

Apri il progetto e fai clic sulla scheda Report.

Nel gruppo Visualizza report, fare clic sull’icona che rappresenta il tipo di report desiderato, e selezionare il report specifico.

Ad esempio, per aprire il report Informazioni generali progetto, entriamo nel menu Report, nel gruppo Visualizza Report clicchiamo sull’icona Dashboard per poi cliccare sull’opzione Informazioni generali progetto

report
report

Il report Informazioni Generali di progetto combina grafici e tabelle per mostrare dove si trova ogni fase del progetto, le tappe fondamentali imminenti e le attività che scadono le scadenze.

report informazioni generali
report informazioni generali

MS Project mette a disposizione decine di report pronti all’uso. Oltre a questi report preconfezionati, è possibile anche fare report personalizzati. È possibile personalizzare il contenuto e l’aspetto di uno dei report esistenti, o crearne uno nuovo partendo da zero.

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Come creare i tuoi Report personalizzati

Puoi scegliere i dati che il Progetto mostra in qualsiasi parte di un report.

     Fai clic sulla tabella o sul grafico che desideri modificare.

     Utilizza il pannello sulla destra dell’oggetto per selezionare i campi, per mostrare e filtrare le informazioni.

Quando fai clic su un grafico, vengono visualizzati tre pulsanti a destra del grafico. Con il “+” puoi scegliere elementi grafici, con il pennello puoi modificare lo stile, e con l’imbuto puoi applicare dei filtri per selezionare rapidamente elementi quali etichette di dati e filtrare le informazioni inserite nel grafico.

Approfondiamo con un caso pratico:

Nel report Informazioni Generali, è possibile modificare il grafico completo per visualizzare attività secondarie critiche anziché attività di riepilogo di livello superiore:

     Fai clic in qualsiasi punto della tabella % Completamento.

report attività in ritardo
report attività in ritardo

     Nel riquadro Elenco campi, vai alla casella Filtro e seleziona Critiche.

     Nella casella Livello struttura, seleziona Livello 2. Per questo esempio, questo è il primo livello della struttura che contiene attività secondarie anziché attività di riepilogo.

     Il grafico cambia quando si effettuano le selezioni.

report con selezioni
report con selezioni
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Modifica la modalità di visualizzazione di un rapporto

Con Project, controlli l’aspetto dei tuoi report, dal bianco e nero, alle esplosioni di colori ed effetti.

Puoi creare una parte di un report di una visualizzazione divisa in modo da poter vedere il cambio del report in tempo reale mentre lavori sui dati del progetto.

Fare clic in qualsiasi punto del report e quindi fare clic su Strumenti tabella per visualizzare le opzioni per modificare l’aspetto dell’intero report. Da questa scheda è possibile modificare il carattere, il colore o il tema dell’intero report. Puoi anche aggiungere nuove immagini (incluse foto), forme, grafici o tabelle.

report tabella
report tabella

Quando fai clic su singoli elementi (grafici, tabelle e così via) di un rapporto, nella parte superiore dello schermo vengono visualizzate nuove schede con le opzioni per la formattazione di quella parte.

  • Strumenti report -> Progettazione -> Casella di Testo: formattazione caselle di testo;
  • Strumenti report -> Progettazione -> Immagini: aggiunge effetti alle immagini;
  • Tabella: Configura e modifica le tabelle;
  • Grafico: Configura e modifica i grafici.

Quando fai clic su un grafico, vengono visualizzati anche tre pulsanti direttamente a destra del grafico. Cliccando sul pulsante Stili grafico è possibile modificare rapidamente i colori o lo stile del grafico.

Vediamo ora di approfondire con un caso pratico:
Supponiamo di voler migliorare l’aspetto del grafico Informazioni Generali che troviamo nella tendina Dashboard del menu Report.
Grafico %Completamento
Grafico %Completamento

  1. Fare clic in un punto qualsiasi del Grafico %Completamento e quindi fare clic su Strumenti grafico -> Progettazione.
  2. Scegli un nuovo stile dal gruppo Stili grafico. Questo stile rimuove le linee e aggiunge ombre alle colonne.

  3. strumenti grafico - progettazione
    strumenti grafico – progettazione
  4. Se vuoi dare al grafico una certa profondità, procedi a selezionare strumenti grafico > Progettazione > Cambia tipo di grafico.

    cambia tipo grafico

  5. Seleziona il Grafico a colonne > e in particolare una delle possibilità in 3D.

    cambia tipo grafico

  6. Aggiungi un colore di sfondo. Seleziona la voce di menu Strumenti Grafico > Formato > Riempimento forma e seleziona un nuovo colore.
  7. Cambia i colori delle barre di menu. Fare clic sulle barre per selezionarle, quindi fare clic su Strumenti Grafico > Formato > Contorno forma e selezionare un nuovo colore.

  8. Con pochi clic è possibile cambiare l’aspetto del grafico.

grafico modificato

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Come fare un report personalizzato

  • Click Report > New Report.

  • Pick one of the four options, and then click Select.

  • Give your report a name and start adding information to it.

  •  Fai clic su Report > Nuovo Report

  • Scegli una delle quattro opzioni

Dai un nome al tuo report e inizia ad aggiungere le informazioni

Nuovo grafico

 

  • Vuoto: crea una pagina bianca, che puoi riempire utilizzando gli strumenti presenti nella scheda Strumenti grafico > Progettazione > Aggiungi elemento grafico;
  • Grafico: crea un grafico che confronta Lavoro effettivo, Lavoro rimanente e Lavoro per impostazione predefinita. Utilizzare il pannello Elenco campi per selezionare diversi campi da confrontare e utilizzare i controlli per modificare il colore e il formato del grafico.
  • Tabella: Utilizzare il riquadro Elenco campi per scegliere quali campi visualizzare nella tabella (Nome, Inizio, Fine e% completato appaiono per impostazione predefinita). La casella Livello struttura consente di selezionare il numero di livelli nel profilo del progetto da mostrare. È possibile modificare l’aspetto della tabella nelle schede Layout di Strumenti tabella e Strumenti layout tabella.
  • Confronto: Imposta due grafici affiancati. I grafici hanno gli stessi dati all’inizio. Fare clic su un grafico e selezionare i dati desiderati nel riquadro Elenco campi per iniziare a differenziarli.

Tutti i grafici che crei da zero sono completamente personalizzabili. È possibile aggiungere ed eliminare elementi e modificare i dati in base alle proprie esigenze.

Condividere un report

  1. Click anywhere in the report.

  2. Click Report Tools Design > Copy Report.

  3.  Fai clic in qualsiasi punto del rapporto.

  4. Fare clic su Progettazione strumenti report> Copia report.

    Condividere report

  5. Incolla il report in qualsiasi programma che visualizza grafica.

 

Per maggiori informazioni sui corsi di formazione Project Management e Microsoft Project, potete cantattarmi inviando una email all’indirizzo info@bloginnovazione.it, o compilando il form contatti di BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri

CV Ercole Palmeri

Temporary Innovation Manager

Associato Leading Network

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