Come e quali costi immettere nel Cost Management di Microsoft Project

Il Cost Management di progetto è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi, nel rispetto dei tempi. Microsoft Project implementa una metodologia molto flessibile, e facilmente adattabile per tutti i settori.

Per una corretto Cost Management in Microsoft Project, è bene prima individuare le tipologie di risorse, il tipo di costo, la disponibilità e la variabilità nel tempo.

I vari tipi di costo funzionano in diversi modi, a seconda del fatto che la risorsa sia una risorsa lavoro (una persona), un risorsa materiale (ad esempio carta, legno o cemento) o una risorsa costo.

Prima di parlare di Cost Management in Microsoft Project, iniziamo a identificare i tipi di costo:

• Risorsa lavoro, con il costo derivante da una prestazione lavorativa. In questo caso è possibile immettere le tariffe di una risorsa lavoro, e le tariffe per uso di una risorsa lavoro. Nel primo caso viene dichiarato il costo di una risorsa umana specificando la tariffa oraria standard e oraria straordinario, ad esempio l’attività lavorativa di un dipendente o di un consulente. Nel secondo viene dichiarato il costo della risorsa per uso, ad esempio l’attività lavorativa identificata da una prestazione, ad esempio una consegna del corriere, oppure una attività fatta a forfait;
• Risorsa materiale, consente di specificare il costo del materiale utilizzato nel corso del progetto. Come esempio possiamo identificare i materiali necessari per la produzione, e i materiali di consumo;
• Risorsa costo, consente di applicare un costo per un’attività mediante l’assegnazione di una voce di costo a tale attività. A differenza dei costi fissi, è possibile applicare qualsiasi numero di risorse costi a un’attività. Le risorse costi offrono un maggiore controllo quando si applicano vari tipi di costi alle attività. Come esempio possiamo considerare una tariffa aerea o l’affitto di un locale o di un macchinario;
• Costo fisso per un’attività o per un progetto, attribuibile a una attività e non a una risorsa.

Necessario considerare che per le risorse lavoro, viene applicata l’aliquota IVA per unità di tempo. Mentre sia per le risorse costi che per le risorse materiali, viene applicata l’aliquota IVA per unità di misura specificata.

Come inserire le tariffe per la risorsa lavoro, nel caso di prestazione di dipendente o consulente, retribuita a tempo

Procediamo con i seguenti passaggi

1. Fare clic su Elenco risorse nella scheda Visualizza.
2. Nel campo Nome risorsa selezionare una risorsa o digitare un nuovo nome di risorsa.
3. Nei campi Tariffa standard e Tariffa straordinario digitare la tariffa standard e straordinaria della risorsa.

Una risorsa, però, potrebbe avere tariffe diverse in base a diversi fattori:

• Tipo di lavoro
• Luogo di lavoro
• Sconto a volume derivante dal lavoro
• Modifiche apportate nel tempo
• Risorse usate, ad esempio formate o esperte

Microsoft Project può gestire queste varianti, mediante la finestra di dialogo delle informazioni risorse. Vediamo come accedere alle informazioni risorse:

1. Fare doppio clic su risorsa per aprire la finestra di dialogo Informazioni risorsa, successivamente scegliere la scheda costi.
2. In tabelle tariffe, immettere la data di validità dalla quale le nuove tariffe verranno applicate;
3. Nelle colonne Tariffa standard e Tariffa straordinario digitare le tariffe della risorsa;
4. Per immettere una modifica della tariffa che entrerà in vigore in un’altra data, nelle righe aggiuntive delle tabelle tariffe digitare o selezionare la nuova data e le nuove tariffe standard e per gli straordinari;
5. Per immettere altri insiemi di tariffe per la stessa risorsa, fare clic sulla scheda B;

Consigli:

• Project calcola i totali dei costi quando le risorse sono assegnate alle attività;
• una modifica alla tariffa standard per una risorsa influisce sul costo delle attività completate al 100% (dove la risorsa è impegnata ovviamente);
• Dopo avere immesso più tariffe per una singola risorsa mediante le tabelle tariffe, è possibile modificarle mediante la tabella per una determinata assegnazione (Gestione attività, selezionare la risorsa, fare clic con il pulsante destro del mouse, e selezionare Informazioni. Nella scheda Costi selezionare la tabella tariffe da usare nell’elenco Tabella tariffe.

Come inserire le tariffe per uso di una risorsa lavoro

1. Fare clic su Elenco risorse nella scheda Visualizza.
2. Compilare la colonna Nome Risorsa e Costo/uso per la risorsa che presenta una tariffa fissa per ogni assegnazione. Le risorse possono avere un costo per uso oltre che costi basati sulle tariffe a tempo (precedente paragrafo).

È possibile immettere più di un costo per uso per ogni risorsa in modo da ottenere combinazioni con tariffe miste:

1. Fare doppio clic su risorsa per aprire la finestra di dialogo Informazioni risorsa e quindi fare clic sulla scheda costi.
2. In tabelle tariffe, immettere la data quando il tasso verrà applicata la modifica nella colonna Data di validità della scheda (impostazione predefinita).
3. Compilare la colonna Costo Per uso.
4. Per immettere un costo per uso che entrerà in vigore in un’altra data, nelle righe aggiuntive delle tabelle tariffe digitare o selezionare la nuova data e il nuovo costo per uso.
5. Per immettere altri insiemi di costi per la stessa risorsa, fare clic sulla scheda B;

Consiglio → Se si utilizzano abitualmente le tabelle tariffe, è bene aggiungere la colonna Tabella tariffe nella visualizzazione della Gestione attività.

Come inserire un costo fisso per un’attività o per l’intero progetto

I costi fissi vengono assegnati a un’attività e sono utili per pianificare e acquisire i costi delle attività che possono presentarsi oltre a quelli derivanti dalle risorse assegnate. I costi fissi vengono applicati a un’attività e non a una risorsa.

1. Nella scheda Visualizza fare clic su diagramma di Gantt.
2. Scegliere Tabella dal menu Visualizza, quindi selezionare Costo.
3. Nel campo Nome attività selezionare l’attività per cui immettere un costo fisso.
4. Nel campo Costi fissi digitare un valore di costo.

È anche possibile immettere i costi fissi per l’intero progetto, se si è interessati solo ai costi generali del progetto.

1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Avanzate.
2. In Opzioni di visualizzazione per il progetto selezionare la casella di controllo Mostra attività di riepilogo progetto, quindi scegliere OK.
3. Nel campo Nome attività selezionare attività di riepilogo del progetto.
4. Nel campo Costi fissi digitare un costo per il progetto.

Come inserire le tariffe di una risorsa costo

Una risorsa costo consente di applicare un costo per un’attività mediante l’assegnazione di una voce di costo (ad esempio una tariffa aerea o affitto) a tale attività. A differenza dei costi fissi, è possibile applicare qualsiasi numero di risorse costi a un’attività. Le risorse costi offrono un maggiore controllo quando si applicano vari tipi di costi alle attività.

Prima di immettere un costo per una risorsa costo, è necessario creare la risorsa costo:

1. Scegliere Elenco risorse dal menu Visualizza.
2. Nel campo Nome risorsa digitare un nome per la risorsa costo e quindi fare clic su Informazioni sulla risorsa
3. Nella finestra di dialogo Informazioni risorsa fare clic su Costo nell’elenco Tipo della scheda Generale.

Dopo aver creato la risorsa costo, è possibile assegnarla a un’attività, quindi immettere i costi per l’assegnazione della risorsa tramite la visualizzazione Gestione attività.

1. Scegliere Gestione attività dal menu Visualizza.
2. Selezionare l’attività è assegnata la risorsa costo e quindi fare clic su Informazioni sull’assegnazione.
3. Nella finestra di dialogo Informazioni assegnazione fare clic sulla scheda Generale, quindi immettere un valore di costo nella casella Costo.
4. Scegliere OK.

Quando viene applicato un costo usando una risorsa costo che è assegnata a un’attività, l’importo della risorsa costo può variare a seconda di come viene usata la risorsa costo.

Consigli:

• A differenza dei costi fissi, le risorse costo vengono create come tipo di risorsa e quindi assegnate a un’attività.
• A differenza delle risorse lavoro, le risorse costi non è possibile specificare un calendario applicato a tali proprietà. 
• Se si hanno stimata più valori per una risorsa costo per un periodo di tempo e i valori effettivo diversi dalle stime, Project 2007 sostituisce le stime con i valori effettivi. Questo comportamento delle risorse costo è diverso da altri tipi di risorse poiché le risorse costi non vengono collegate a lavoro effettivo.
• Il valore di valuta delle risorse costo non dipende dalla quantità di lavoro svolto sull’attività a cui sono state assegnate.

Come inserire le tariffe di una risorsa materiale

1. Scegliere Elenco risorse dal menu Visualizza.
2. Scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Immissione.
3. Nel campo Nome risorsa campo selezionare una risorsa materiale o digitare un nuovo nome di risorsa materiale.
4. Se si tratta di una nuova risorsa materiale, eseguire le operazioni seguenti:
   1. Selezionare Materiale in Tipo campo.
   2. Digitare il nome di un’unità di misura nel campo Etichetta materiale
5. Nel campo Tariffa stand. digitare una tariffa.

Anche in questo caso è possibile immettere più di una tariffa per ogni risorsa materiale, come già descritto nei paragrafi precedenti.

Come inserire le tariffe per uso di una risorsa materiale

1. Scegliere Elenco risorse dal menu Visualizza.
2. Scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Immissione.
3. Nel campo Nome risorsa selezionare una risorsa materiale o digitare un nuovo nome di risorsa materiale.
4. Se si tratta di una nuova risorsa materiale, selezionare Materiale in Tipo campo.
5. Se si tratta di una nuova risorsa materiale, digitare il nome di un’unità di misura nel campo Etichetta materiale
6. Digitare un valore di costo nel campo Costo/Uso.

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Ercole Palmeri

Temporary Innovation Manager