Jak a jaké náklady na vstup do Microsoft Project Cost Management

Řízení nákladů projektu je zásadní pro dosažení cílů v souladu s dobami. Microsoft Project implementuje velmi flexibilní a snadno přizpůsobitelnou metodiku pro všechny sektory.

Pro správnou správu nákladů v aplikaci Microsoft Project je dobré nejprve identifikovat typy zdrojů, typ nákladů, dostupnost a variabilitu v průběhu času.

Různé typy nákladů fungují různými způsoby v závislosti na tom, zda je zdroj pracovním zdrojem (osoba), materiálním zdrojem (jako je papír, dřevo nebo cement) nebo zdrojem nákladů.

Než začneme hovořit o řízení nákladů v aplikaci Microsoft Project, začněme stanovením typů nákladů:

• Zdroj úlohy, s náklady vyplývajícími z výkonu úlohy. V tomto případě je možné zadat sazby pracovního zdroje a sazby za použití pracovního zdroje. V prvním případě se náklady na lidské zdroje vykazují stanovením standardní hodinové a mimořádné hodinové sazby, například pracovní činnosti zaměstnance nebo poradce. Ve druhém jsou náklady na zdroj deklarovány pro použití, například pracovní činnost identifikovaná službou, například kurýrní dodávka nebo paušální činnost;
• Materiál zdroje, umožňuje určit náklady na materiál použitý během projektu. Jako příklad můžeme identifikovat materiály potřebné pro výrobu a spotřební materiál;
• Zdroj nákladů, umožňuje použít na aktivitu přiřazení nákladové položky k této aktivitě. Na rozdíl od fixních nákladů můžete na aktivitu použít libovolný počet zdrojů nákladů. Zdroje nákladů nabízejí větší kontrolu, když se na činnosti vztahují různé typy nákladů. Jako příklad můžeme uvažovat letenka nebo pronájem místnosti nebo stroje;
• Fixní náklady na aktivitu nebo projekt, které lze přiřadit aktivitě a nikoli zdroji.

Je třeba vzít v úvahu, že na pracovní zdroje se použije sazba DPH na jednotku času. Zatímco jak náklady na zdroje, tak materiální zdroje se použije sazba DPH na specifikovanou jednotku měření.

Jak zadat sazby za pracovní zdroj v případě poskytování zaměstnanců nebo poradců, placené včas

Pokračujeme následujícími kroky

1. Cvaknutí Seznam zdrojů na kartě vyhlídka.
2. V poli Název zdroje vyberte zdroj nebo zadejte nový název zdroje.
3. V polích Stand standard e Hodnotit straordinario zadejte standardní a mimořádnou míru zdroje.

Zdroj by však mohl mít různé sazby založené na různých faktorech:

• Druh práce
• Pracoviště
• Množstevní sleva vyplývající z práce
• Změny provedené v průběhu času
• Použité zdroje, například proškolené nebo zkušené

Aplikace Microsoft Project může tyto varianty spravovat prostřednictvím dialogového okna s informacemi o prostředcích. Podívejme se, jak získat přístup k informacím o zdrojích:

1. Poklepáním na zdroj otevřete dialogové okno Informace o zdrojích, vyberte záložku Costi.
2. In tabulky sazeb, zadejte datum platnosti, od kterého budou nové sazby použity;
3. Ve sloupcích Standardní sazba e Mimořádná sazba zadejte sazby zdrojů;
4. Chcete-li zadat změnu tarifu, která vstoupí v platnost k jinému datu, do dalších řádků sazebních tabulek zadejte nebo vyberte nové datum a nové standardní a přesčasové sazby;
5. Chcete-li zadat další sady sazeb pro stejný zdroj, klikněte na záložku B;

Tipy:

• Projekt počítá celkové náklady, když jsou zdroje přiděleny na činnosti;
• změna standardní sazby za zdroj ovlivňuje náklady na činnosti dokončené na 100% (pokud je zdroj zjevně zavázán);
• Po zadání více sazeb pro jeden zdroj pomocí tabulek sazeb je můžete změnit pomocí tabulky pro dané přiřazení (Řízení činnosti, vyberte zdroj, klikněte pravým tlačítkem a vyberte informace, Na kartě Costi vyberte tabulku sazeb, která se má v seznamu použít Tarifní tabulka.

Jak zadat sazby za použití pracovního zdroje

1. Cvaknutí Seznam zdrojů na kartě vyhlídka.
2. Vyplňte sloupec Název zdroje e Náklady / Use pro zdroj, který má fixní sazbu pro každé přiřazení. Zdroje mohou mít náklady na použití i náklady založené na časových sazbách (předchozí odstavec).

Je možné zadat více než jednu cenu za použití pro každý zdroj, abyste získali kombinace se smíšenými sazbami:

1. Poklepáním na zdroj otevřete dialogové okno Informace o zdrojích a poté klikněte na záložku Costi.
2. In tabulky sazeb, do sloupce zadejte datum, kdy se sazba změní Datum platnosti karty (výchozí nastavenídefinita).
3. Vyplňte sloupec Cena za použití.
4. Chcete-li zadat cenu za použití, která se projeví k jinému datu, do dalších řádků tabulek sazeb zadejte nebo vyberte nové datum a nové náklady na použití.
5. Chcete-li zadat další sady nákladů pro stejný zdroj, klikněte na záložku B;

rada → Pokud běžně používáte tabulky sazeb, přidejte sloupec Tarifní tabulka na displeji Řízení činnosti.

Jak zadat fixní náklady na aktivitu nebo pro celý projekt

Fixní náklady jsou přiřazeny k činnosti a jsou užitečné pro plánování a získání nákladů na činnosti, které se mohou vyskytnout kromě těch, které vyplývají z přidělených zdrojů. Fixní náklady jsou aplikovány na aktivitu a ne na zdroj.

1. Na kartě vyhlídka klikněte na Ganttův graf.
2. zvolit stůl z nabídky vyhlídka, poté vyberte náklady.
3. V poli Název aktivity vyberte činnost, pro kterou chcete zadat fixní náklady.
4. V poli Fixní náklady zadejte hodnotu ceny.

Je také možné zadat fixní náklady na celý projekt, pokud vás zajímají pouze obecné náklady projektu.

1. zvolit možnosti z nabídky Nástroje a poté klikněte na záložku pokročilý.
2. In Možnosti vizualizace projektu zaškrtněte políčko Zobrazit úkoly souhrnu projektu, pak zvolte OK.
3. V poli Název aktivity vyberte souhrnné aktivity projektu.
4. V poli Fixní náklady zadejte náklady na projekt.

Jak zadat ceny nákladů na zdroje

Zdroj nákladů umožňuje použít na aktivitu přiřazení nákladové položky (například letenky nebo nájemného) této činnosti. Na rozdíl od fixních nákladů můžete na aktivitu použít libovolný počet zdrojů nákladů. Zdroje nákladů nabízejí větší kontrolu, když se na činnosti vztahují různé typy nákladů.

Před zadáním ceny pro nákladový zdroj musíte vytvořit zdroj nákladů:

1. zvolit Seznam zdrojů z nabídky vyhlídka.
2. V poli Název zdroje zadejte název zdroje nákladů a potom klikněte na Informace o zdroji
3. V dialogovém okně Informace o zdrojích klikněte na náklady seznam Tipo karty Obecný.

Po vytvoření zdroje nákladů ho můžete přiřadit k aktivitě a poté zadat náklady za přiřazení zdroje prostřednictvím zobrazení Správa úloh.

1. zvolit Řízení činnosti z nabídky vyhlídka.
2. Vyberte úkol, ke kterému je přiřazen nákladový prostředek, a potom klepněte na Informace o přiřazení.
3. V dialogovém okně Informace o přiřazení klikněte na záložku Obecný, pak do pole zadejte hodnotu ceny náklady.
4. zvolit OK.

Když je cena použita s použitím nákladového zdroje, který je přiřazen k aktivitě, může se velikost nákladového zdroje lišit v závislosti na tom, jak je použit nákladový zdroj.

Tipy:

• Na rozdíl od fixních nákladů jsou zdroje nákladů vytvářeny jako typ zdroje a poté přiřazeny k aktivitě.
• Na rozdíl od pracovních zdrojů nemohou zdroje nákladů specifikovat kalendář aplikovaný na tyto vlastnosti. 
• Pokud jste odhadli více hodnot pro nákladový zdroj na časové období a skutečné hodnoty jiné než odhady, projekt 2007 nahradí odhady skutečnými hodnotami. Toto chování zdrojů nákladů se liší od ostatních typů zdrojů, protože zdroje nákladů nejsou spojeny se skutečnou prací.
• Měnová hodnota nákladových zdrojů nezávisí na množství práce vykonané na činnosti, ke které byly přiřazeny.

Jak zadat sazby materiálového zdroje

1. zvolit Seznam zdrojů z nabídky vyhlídka.
2. zvolit stůl z nabídky vyhlídka a potom klikněte na uvedení.
3. V poli Název zdroje vyberte materiálový zdroj nebo zadejte nový název materiálového zdroje.
4. Pokud se jedná o nový materiální zdroj, proveďte následující:
   1. Vybrat materiál in Tipo terénu.
   2. Do pole zadejte název měrné jednotky Materiál štítek
5. V poli Stand stand. zadejte sazbu.

Také v tomto případě je možné zadat více než jeden tarif pro každý materiální zdroj, jak již bylo popsáno v předchozích odstavcích.

Jak zadat sazby za použití materiálního zdroje

1. zvolit Seznam zdrojů z nabídky vyhlídka.
2. zvolit stůl z nabídky vyhlídka a potom klikněte na uvedení.
3. V poli Název zdroje vyberte zdroj materiálu nebo zadejte nový název materiálu.
4. Pokud se jedná o nový materiální zdroj, vyberte materiál in Tipo terénu.
5. Pokud se jedná o nový materiální zdroj, zadejte do pole název měrné jednotky Materiál štítek
6. Do pole zadejte hodnotu ceny Náklady / Use.

.

Pro více informací o školeních Project Management a Microsoft Project mě můžete kontaktovat zasláním e-mailu na info @bloginnovazione.nebo vyplněním kontaktního formuláře BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri

Dočasný správce inovací