Microsoft Project Baseline nebo Forecast: Toto není známo

V tomto článku chci mluvit o výchozím stavu nebo prognóze projektu.

Je to pro mnohé neznámá funkce. Mohu to říci na základě skutečnosti, že v mé školicí a poradenské činnosti je málo společností, které uplatňují koncept prognózování

To výrazně odráží způsob, jakým je plán aktualizován pomocí aplikace Microsoft Project.

Aktualizace Gantta bez uložení předpovědi není nic jiného než přeplánování plánu!

Zkuste se nad tím zamyslet: mám 10denní úkol, v polovině trvání si uvědomím, že potřebuji ještě dva dny a nejjednodušší pro mě je zvýšit hodnotu v poli trvání.

Dalším scénářem je, že aktualizuji procento průběhu projektu na 40 % a ne na 50 %, které bych očekával, a aktualizací projektu na Datum stavu si uvědomím, že trvání mého úkolu se prodloužilo.

Ale negativní věc, která z toho plyne, je, že to, co máme na videu, není nic jiného než přeplánovaný plán projektu. Nemáme možnost porovnávat aktuální stav rozvrhu s něčím dříve uloženým (tedy s předpovědí).

Proto, abychom správně fungovali a aktualizovali náš rozvrh v pravém slova smyslu, musíme použít nástroj Save Forecast v aplikaci Microsoft Project.

Co je základní linie (prognóza)?

Některé z defimožné a nejběžnější definice základní linie jsou:

„snímek projektu chvíli před jeho realizací“ nebo znovu

„snímek projektu na konci plánovacích činností s projektem schváleným klientem“ popř

„soubor časových rozpočtů, rozpočtů zdrojů a rozpočtů nákladů“

Mohli bychom pokračovat, ale myslím, že je každému jasné, o čem je řeč.

Základní linie je jakousi Cestovní mapou Projektu, která nám během realizace umožní vědět, kde se nacházíme, a abychom mohli uvažovat (analýzu) odchylek (variancí) oproti původnímu plánu.

V Microsoft Project můžeme uložit velké množství základních linií, tudíž různé verze projektu. Máme 10+1.

Aktuální Baseline, nazývaná také Baseline 0, je ta, kterou Project používá k zobrazení informací o baseline.

Zobrazená pole projektu jsou Předpokládané náklady, Předpokládaná práce, Předpokládaný začátek, Předpokládané dokončení a některá další.

Každá verze Baseline má své vlastní hodnoty. Například pro verzi „Základní 1“ máme Plánované náklady1, Plánovaná práce1, Plánovaný začátek 1 atd.

Kdy je základní čára uložena?

Již jsme řekli na konci plánovací fáze a se schváleným plánem.

Uložíme současně „Základní linii 1“ a „Základní linii 0“.

Někde zdokumentujeme datum uložení a stav projektu, kdy byl základ uložen.

Jiné případy, kdy je základní linie znovu uložena, jsou obvykle způsobeny významnými požadavky na úpravu (požadavek na změnu nebo probíhající variace). Zjistili jsme, že současný plán projektu se výrazně liší od původního plánu z hlediska času a/nebo nákladů.

Operace pro uložení následujících základních linií.

Když jsme jako projektoví manažeři oprávněni klientem (a naším vedením) uložit novou základní linii, uděláme toto:

1. Pojďme si to uložit Základní linie 2
2. Uložíme a přepíšeme Základní linie 0
3. Pojďme někde zdokumentovat datum a důvod nového uložení Baseline (osobně to doporučuji udělat v poli Poznámky souhrnné aktivity projektu, která má ID = 0)

Tímto způsobem jsme zachovali Základní linie 1 která odpovídala původní verzi projektu, máme uloženu druhou verzi Základní linie 2 a v Základní linie 0 máme aktuální verzi, kterou Project používá ke zvýraznění odchylek.

Tyto kroky opakujeme pokaždé, když musíme uložit základní linii 3, 4 atd.

 Jak uložit směrný plán v aplikaci Microsoft Project

Uložení základní linie je velmi jednoduché.

Na předchozí obrazovce vidíme příklad plánu před uložením základní linie.

Z nabídky Projekt vybíráme Nastavte předpověď a pak znovu Daň předpověď.

Zobrazí se následující okno:

Jak můžete vidět, otevřením seznamu vidíme 11 základních linií. První je Základní linie 0, co se stane aktuální základní linií.

Nejprve klikneme na Předpověď 1 e poi su Ok zachránit.

Operaci zopakujeme: z nabídky  Projekt vybíráme Nastavte předpověď a pak znovu Nastavte předpověď.

Vybíráme Předpověď a potvrďte tlačítkem Ok.

Co se stane po uložení základní linie?

Zřejmě nic.

Ale pod kapotou Project posunul svůj plánovací motor na nové rychlostní stupně.

Zkusme si připomenout vizualizaci Ganttovo ověření (Ganttovo sledování v angličtině).

Ganttovy tyče změnily vzhled.

Každá aktivita má spodní část, v šedé barvě, která představuje očekávaný rozvrh (tj. ten uložený v základní linii), zatímco v horní části budeme mít červenou barvu pro aktivity na kritické cestě a modrou pro ty, které ne. patří na kritickou cestu.

Když z nějakého důvodu změníme jedno z trvání, budeme mít okamžité výsledky:

Přinesli jsme dobu trvání úkolu SWOT analýza 5 až 8 dní a vizuální efekty na diagramu byly okamžité.

Pokud se pokusíme vyvolat tabulku na obrazovce změna, které potřebujeme pro analýzu odchylek (ve skutečnosti odchylek), můžeme vidět zpoždění v zahájení nebo dokončení Ganttových aktivit:

Můžeme vidět srovnání mezi daty zahájení a ukončení uloženými v Baseline 0 (aktuálním) a daty aktuálního plánu.

Výhody základního řízení

Správné řízení základní linie projektu má nepochybné výhody při kontrole časů a nákladů:

1. Možnost Analýza rozptylu času a nákladů (a práce)
2. Pochopení skutečného zpoždění činností a umět realisticky předpovídat budoucnost
3. Možnost výpočtu Earned Value (bez Baseline a State Data se s EV nikam nepohneme)
4. Vykazování poskytované projektem zobrazující odchylky od výchozího stavu
5. Na videu je možné porovnat několik různých základních linií a tedy jak se projekt měnil v průběhu času