Comment et quels coûts entrer dans Microsoft Project Cost Management

La gestion des coûts du projet est fondamentale pour la réalisation des objectifs, dans le respect des délais. Microsoft Project met en œuvre une méthodologie très flexible et facilement adaptable pour tous les secteurs.

Pour une gestion des coûts correcte dans Microsoft Project, il est bon d’abord d’identifier les types de ressources, le type de coût, la disponibilité et la variabilité dans le temps.

Les divers types de coûts fonctionnent de différentes manières, selon que la ressource est une ressource de travail (une personne), une ressource matérielle (telle que le papier, le bois ou le ciment) ou une ressource de coûts.

Avant de parler de gestion des coûts dans Microsoft Project, commençons par identifier les types de coûts:

• Ressource d'emploi, avec le coût résultant d'une performance professionnelle. Dans ce cas, il est possible de saisir les taux d'une ressource de travail et les taux d'utilisation d'une ressource de travail. Dans le premier cas, le coût d'une ressource humaine est déclaré en spécifiant le taux horaire standard et extraordinaire, par exemple l'activité de travail d'un employé ou d'un consultant. Dans le second cas, le coût de la ressource est déclaré pour utilisation, par exemple l'activité de travail identifiée par un service, par exemple une livraison par messagerie, ou une activité à tarif forfaitaire;
• Ressources matérielles, vous permet de spécifier le coût du matériau utilisé pendant le projet. À titre d'exemple, nous pouvons identifier les matériaux nécessaires à la production et les consommables;
• Ressource de coût, vous permet d'appliquer un coût à une activité en affectant un élément de coût à cette activité. Contrairement aux coûts fixes, vous pouvez appliquer un nombre quelconque de ressources de coûts à une activité. Les ressources de coûts offrent un meilleur contrôle lorsque divers types de coûts sont appliqués aux activités. A titre d'exemple on peut considérer un billet d'avion ou louer une salle ou une machine;
• Coût fixe pour une activité ou un projet, imputable à une activité et non à une ressource.

Il est nécessaire de considérer que pour les ressources en main-d'œuvre, le taux de TVA par unité de temps est appliqué. Le coût de la TVA par unité de mesure spécifiée s’applique tant pour les coûts que pour les ressources matérielles.

Comment entrer les taux pour la ressource de travail, dans le cas d'une mise à disposition d'employé ou de consultant, payés à temps

Nous procédons avec les étapes suivantes

1. Cliquez Liste de ressources dans l'onglet Voir.
2. Dans le champ Nom de la ressource sélectionnez une ressource ou tapez un nouveau nom de ressource.
3. Dans les champs Taux de standard e Taux straordinario entrez le taux standard et extraordinaire de la ressource.

Cependant, une ressource peut avoir différents taux basés sur différents facteurs:

• Type de travail
• Lieu de travail
• Réduction de volume résultant du travail
• Changements apportés au fil du temps
• Ressources utilisées, par exemple formées ou expérimentées

Microsoft Project peut gérer ces variantes via la boîte de dialogue d'informations sur les ressources. Voyons comment accéder aux informations sur les ressources:

1. Double-cliquez sur la ressource pour ouvrir la boîte de dialogue. Informations sur la ressourcepuis choisissez l'onglet Costi.
2. In tables de taux, entrez la date de validité à partir de laquelle les nouveaux tarifs seront appliqués;
3. Dans les colonnes Taux standard e Tarif extraordinaire entrez les taux de ressources;
4. Pour entrer une modification du tarif qui entrera en vigueur à une autre date, entrez ou sélectionnez la nouvelle date et les nouveaux taux standard et de temps supplémentaire dans les rangées supplémentaires des tableaux des taux.
5. Pour entrer d'autres ensembles de taux pour la même ressource, cliquez sur l'onglet B;

Conseils:

• Le projet calcule les coûts totaux lorsque les ressources sont affectées aux activités.
• une modification du taux standard pour une ressource affecte le coût des activités terminées à 100% (lorsque la ressource est de toute évidence engagée);
• Après avoir entré plusieurs taux pour une même ressource à l'aide de tableaux de taux, vous pouvez les modifier à l'aide du tableau correspondant à une affectation donnée (Gestion de l'activité, sélectionnez la ressource, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Information. Dans l'onglet Costi sélectionner la table de taux à utiliser dans la liste Tableau tarifaire.

Comment entrer des tarifs pour l'utilisation d'une ressource de travail

1. Cliquez Liste de ressources dans l'onglet Voir.
2. Remplir la colonne Nom de la ressource e Coût / utilisation pour la ressource qui a un taux fixe pour chaque affectation. Les ressources peuvent avoir un coût par utilisation ainsi que des coûts basés sur les taux de temps (paragraphe précédent).

Il est possible de saisir plus d'un coût par utilisation pour chaque ressource afin d'obtenir des combinaisons avec des taux mixtes:

1. Double-cliquez sur la ressource pour ouvrir la boîte de dialogue. Informations sur la ressource puis cliquez sur l'onglet Costi.
2. In tables de taux, entrez la date à laquelle le taux sera modifié dans la colonne Date de validité de la carte (Paramètres par défautdefinita).
3. Remplir la colonne Coût à l'utilisation.
4. Pour entrer un coût par utilisation qui prendra effet à une autre date, entrez ou sélectionnez la nouvelle date et le nouveau coût par utilisation dans les lignes supplémentaires des tables de taux.
5. Pour entrer d'autres ensembles de coûts pour la même ressource, cliquez sur l'onglet B;

Conseils → Si vous utilisez normalement les tables de taux, ajoutez la colonne Tableau tarifaire dans l'affichage du Gestion de l'activité.

Comment entrer un coût fixe pour une activité ou pour l'ensemble du projet

Les coûts fixes sont affectés à une activité et sont utiles pour la planification et l’acquisition des coûts des activités pouvant survenir en plus de ceux découlant des ressources allouées. Les coûts fixes sont appliqués à une activité et non à une ressource.

1. Dans l'onglet Voir cliquez Diagramme de Gantt.
2. Scegliere table du menu Voirpuis sélectionnez Coût.
3. Dans le champ Nom de l'activité sélectionnez l'activité pour laquelle vous souhaitez saisir un coût fixe.
4. Dans le champ Frais fixes entrez une valeur de coût.

Il est également possible de saisir des coûts fixes pour l'ensemble du projet, si vous êtes uniquement intéressé par les coûts généraux du projet.

1. Scegliere Options du menu Accéssoires puis cliquez sur l'onglet Avancé.
2. In Options de visualisation pour le projet cochez la case Afficher les tâches récapitulatives du projetpuis choisissez OK.
3. Dans le champ Nom de l'activité sélectionner des activités de résumé de projet.
4. Dans le champ Frais fixes tapez un coût pour le projet.

Comment entrer les prix d'un coût de ressource

Une ressource de coût vous permet d'appliquer un coût à une activité en affectant un élément de coût (tel qu'un billet d'avion ou un loyer) à cette activité. Contrairement aux coûts fixes, vous pouvez appliquer un nombre quelconque de ressources de coûts à une activité. Les ressources de coûts offrent un meilleur contrôle lorsque divers types de coûts sont appliqués aux activités.

Avant de saisir un coût pour une ressource de coût, vous devez créer la ressource de coût:

1. Scegliere Liste de ressources du menu Voir.
2. Dans le champ Nom de la ressource tapez un nom pour la ressource de coût, puis cliquez sur Informations sur la ressource
3. Dans la boite de dialogue Informations sur la ressource cliquez Coût liste Tipo de la carte général.

Après avoir créé la ressource de coût, vous pouvez l'affecter à une activité, puis saisir les coûts d'affectation de la ressource via la vue Gestion des tâches.

1. Scegliere Gestion de l'activité du menu Voir.
2. Sélectionnez la tâche à laquelle la ressource de coût est affectée, puis cliquez sur Informations sur l'affectation.
3. Dans la boite de dialogue Informations d'affectation cliquez sur l'onglet général, puis entrez une valeur de coût dans la case Coût.
4. Scegliere OK.

Lorsqu'un coût est appliqué à l'aide d'une ressource de coûts affectée à une activité, le montant de la ressource de coûts peut varier en fonction de l'utilisation qui en est faite.

Conseils:

• Contrairement aux coûts fixes, les ressources de coûts sont créées en tant que type de ressources, puis affectées à une activité.
• Contrairement aux ressources de main-d'œuvre, les ressources de coûts ne peuvent pas spécifier un calendrier appliqué à ces propriétés. 
• Si vous avez estimé plusieurs valeurs pour une ressource de coûts pour une période donnée et des valeurs réelles autres que les estimations, Project 2007 remplace les estimations par des valeurs réelles. Ce comportement de ressource de coût est différent des autres types de ressources car les ressources de coût ne sont pas liées au travail réel.
• La valeur monétaire des ressources de coût ne dépend pas de la quantité de travail effectuée sur l'activité à laquelle elles ont été affectées.

Comment entrer les taux d'une ressource matérielle

1. Scegliere Liste de ressources du menu Voir.
2. Scegliere table du menu Voir puis cliquez sur placement.
3. Dans le champ Nom de la ressource Sélectionnez une ressource matérielle ou saisissez un nouveau nom de ressource matérielle.
4. S'il s'agit d'une nouvelle ressource matérielle, procédez comme suit:
   1. sélectionner Matériel in Tipo champ.
   2. Entrez le nom d'une unité de mesure dans le champ Étiquette de matériau
5. Dans le champ Taux de stand. entrez un taux.

Dans ce cas également, il est possible de saisir plusieurs tarifs pour chaque ressource matérielle, comme décrit dans les paragraphes précédents.

Comment entrer des tarifs pour l'utilisation d'une ressource matérielle

1. Scegliere Liste de ressources du menu Voir.
2. Scegliere table du menu Voir puis cliquez sur placement.
3. Dans le champ Nom de la ressource sélectionnez une ressource matérielle ou tapez un nouveau nom de ressource matérielle.
4. S'il s'agit d'une nouvelle ressource matérielle, sélectionnez Matériel in Tipo champ.
5. S'il s'agit d'une nouvelle ressource matérielle, tapez le nom d'une unité de mesure dans le champ. Étiquette de matériau
6. Tapez une valeur de coût dans le champ Coût / utilisation.

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Ercole Palmeri

Responsable Innovation Temporaire