Como facer informes e como extraer datos estruturados dos teus proxectos xestionados con MS Project

O director do proxecto, despois de crear un plan de proxecto, centrarase na recollida e seguimento de datos.

Analizar o rendemento do proxecto e actualizar o estado do proxecto mediante a comunicación coas partes interesadas.

Tempo estimado de lectura: 8 minutos

Cando hai unha diferenza entre o planificado e o desempeño real do proxecto, temos unha variación. A variación mídese principalmente en termos de tempo e en termos de custo.

Informe de seguimento do proxecto Microsoft

Hai diferentes formas de ver a actividade coa variación, é dicir, atopar evidencias da diferenza entre a estimación e o saldo final.

A continuación vemos 4 métodos:

Método 1: vista gráfica a través de monitores de Gantt

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Vistas da actividade seleccionar Verificación de Gantt na lista despregable Gráfico de Gantt.
Podes comparar as barras de Gantt "actualmente programadas" coas barras de Gantt "previstas inicialmente". Podes ver que tarefas se iniciaron máis tarde do previsto ou se necesitaba máis traballo para completar.

Método 2: vista gráfica para o detalle de Gantt

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Vistas da actividade seleccionar Detalle de Gantt na lista despregable Gráfico de Gantt

Método 3 - Táboa de varianzas

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Dati seleccionar cambio na lista despregable táboas

Método 4: filtros

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Dati seleccionar Outros Filtros na lista despregable filtrose escolle un filtro como Actividades tardías, Actividade de deslizamiento,... etc ...
Microsoft Project filtrará a lista de tarefas para mostrar só as actividades filtradas neste proceso. Entón, se seleccionas Actividades tardías, só se amosarán actividades incompletas. Non se amosará ningunha actividade xa rematada.

Xestión de custos do proxecto

Para examinar os custos nun ciclo de vida dun proxecto, debes ter coñecemento destes termos e do que significan en Microsoft Project

• Custos básicos: todos os custos previstos gardados no plan básico.
• real - Custos realizados por actividades, recursos ou tarefas.
• Custos restantes: diferenza entre custos básicos / correntes e custos reais.
• Custos actuais: cando os plans se modifican debido á asignación ou eliminación de recursos ou a suma ou resta de activos, MS Project 2013 recalculará todos os custos. Aparecerá debaixo dos campos etiquetados Custo ou Custo Total. Se comezou a rastrexar o custo real, incluirá o custo real + o custo restante (actividade incompleta) por actividade.
• Variación: diferenza entre o custo básico e o custo total (custo actual ou planificado).

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Dati seleccionar costo na lista despregable táboas

Poderá ver toda a información relevante. Tamén pode usar filtros para ver actividades que superen o seu orzamento.

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Dati seleccionar Outros filtros na lista despregable Filtros. Finalmente selixido Custo fóra do orzamento e confirma co botón aplicar

Informe dos custos dos recursos do proxecto

Para algunhas organizacións, os custos dos recursos son custos primarios e ás veces o único custo, polo que estes deben ser controlados de preto.

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Ver recursos seleccionar Lista de recursos

Fai clic na lapela vista na barra de menú, no grupo Dati seleccionar costo na lista despregable táboas

Podemos ordenar a columna de custos para ver cales son os recursos máis caros e menos custosos.

Para ordenalo, ten que facer clic na frecha do filtro automático na cabeceira da columna Custo. Cando apareza o menú despregable, faga clic en Ordenar de maior a menor.

Podes usar a función de filtro automático para cada columna, ordenando a columna Variance, para poder ver o modelo de varianza.

Filtro automático

Informe do proxecto

Microsoft Project inclúe un conxunto previo de informes e paneisdefiniti. Atoparalos todos na pestana informe. Tamén pode crear e personalizar informes gráficos para o seu proxecto.

Informe do panel (panel)

Fai clic en informe → Ver grupo informe → Panel de traballo.

Informe de recursos

Fai clic en informe → Ver grupo informe → Recursos.

Informe de custos

Fai clic en informe → Ver grupo informe → Custos.

Informe sobre o progreso do traballo

Faga clic sobre informe → Ver grupo informe → En curso.

Informes personalizados

Fai clic en informe → Ver grupo informe → Novo informe.

Hai catro opcións.

• branco: crea un informe branco. Use a Ferramentas de informe: guía para deseñar gráficos, táboas, texto e imaxes.
• gráfico: Crea un gráfico que compara o traballo real, o traballo restante e o traballo por defectodefinita. Use o panel Lista de campos para seleccionar varios campos para comparar. Podes cambiar o aspecto do gráfico facendo clic nas pestanas Ferramentas do gráfico, Deseño e Deseño.
• mesa: Crea unha táboa. Use o panel Lista de campos para escoller que campos quere mostrar na táboa (nome, Inicio, final e % completo aparecen por defectodefinita). A caixa do nivel de esquema permítelle seleccionar o número de niveis no esquema do proxecto que debe mostrar a táboa. Podes cambiar o aspecto da táboa facendo clic nas pestanas Ferramentas, Deseño e Deseño.
• comparación: crea dúas gráficas unha a outra. Os gráficos terán os mesmos datos ao comezo. Podes facer clic nun dos gráficos e seleccionar os datos desexados no panel Lista de campos para comezar a diferencialos.

Preguntas máis frecuentes

Lecturas relacionadas

• Como crear un informe de proxecto con Microsoft Project
• Como crear un diagrama de Gantt en Microsoft Project
• Como e que custa ingresar en Microsoft Project Management Management
• Como configurar os días laborables en Microsoft Project: Calendario do proxecto
• Como personalizar a impresión do proxecto Gantt en Microsoft Project

Ercole Palmeri