માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોજેક્ટ બેઝલાઇન અથવા આગાહી: આ અજ્ઞાત છે

આ લેખમાં હું બેઝલાઇન અથવા પ્રોજેક્ટ ફોરકાસ્ટ વિશે વાત કરવા માંગુ છું.

તે ઘણા લોકો માટે અજાણ્યા લક્ષણ છે. હું આ હકીકતને કારણે કહી શકું છું કે મારી તાલીમ અને કન્સલ્ટન્સી પ્રવૃત્તિઓમાં, એવી ઘણી ઓછી કંપનીઓ છે જે આગાહીનો ખ્યાલ લાગુ કરે છે.

માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોજેક્ટ સાથે શેડ્યૂલ કેવી રીતે અપડેટ કરવામાં આવે છે તેના પર આ ભારે પ્રતિબિંબિત કરે છે.

આગાહી સાચવ્યા વિના ગેન્ટને અપડેટ કરવું એ શેડ્યૂલનું ફરીથી આયોજન કરવા સિવાય બીજું કંઈ નથી!

તેના વિશે વિચારવાનો પ્રયાસ કરો: મારી પાસે 10-દિવસનું કાર્ય છે, સમયગાળાના અડધા માર્ગમાં મને ખ્યાલ આવે છે કે મારે વધુ બે દિવસની જરૂર છે અને મારા માટે સૌથી સરળ બાબત એ છે કે સમયગાળાના ક્ષેત્રમાં મૂલ્ય વધારવું.

બીજું દૃશ્ય એ છે કે હું પ્રોજેક્ટની પ્રગતિની ટકાવારી 40% સુધી અપડેટ કરું છું અને 50% પર નહીં કે જેની મેં અપેક્ષા રાખી હતી અને, પ્રોજેક્ટને સ્ટેટસ ડેટ પર અપડેટ કરીને મને ખ્યાલ આવે છે કે મારા કાર્યની અવધિમાં વધારો થયો છે.

પરંતુ આનાથી જે નકારાત્મક બાબત આવે છે તે એ છે કે અમારી પાસે જે વિડિયો છે તે પુનઃઆયોજિત પ્રોજેક્ટ પ્લાન સિવાય બીજું કંઈ નથી. અમારી પાસે શેડ્યૂલની વર્તમાન સ્થિતિને અગાઉ સાચવેલ (અનુમાન, હકીકતમાં) સાથે સરખાવવાની શક્યતા નથી.

તેથી, શબ્દના સાચા અર્થમાં અમારા શેડ્યૂલને યોગ્ય રીતે ચલાવવા અને અપડેટ કરવા માટે, અમારે Microsoft પ્રોજેક્ટમાં સેવ ફોરકાસ્ટ ટૂલનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે.

બેઝલાઇન (અનુમાન) શું છે?

કેટલાક defiસંભવિત અને સૌથી સામાન્ય બેઝલાઇન વ્યાખ્યાઓ છે:

"પ્રોજેક્ટનો એક ક્ષણ તેના અમલ પહેલાનો સ્નેપશોટ" અથવા ફરીથી

"ગ્રાહક દ્વારા મંજૂર કરાયેલ પ્રોજેક્ટ સાથે આયોજન પ્રવૃત્તિઓના અંતે પ્રોજેક્ટનો સ્નેપશોટ" અથવા

"સમય બજેટ, સંસાધન બજેટ અને ખર્ચ બજેટનો સમૂહ"

અમે આગળ વધી શકીએ છીએ, પરંતુ મને લાગે છે કે અમે જેની વાત કરી રહ્યા છીએ તે દરેકને સ્પષ્ટ છે.

બેઝલાઈન એ પ્રોજેક્ટના એક પ્રકારના રોડમેપ જેવું છે જે અમને તેના અમલ દરમિયાન, અમે ક્યાં છીએ તે જાણવાની અને મૂળ યોજનાની તુલનામાં વિચલનો (વિવિધતાઓ) પર વિચારણા (વિશ્લેષણ) કરવા માટે સમર્થ થવા દેશે.

માઈક્રોસોફ્ટ પ્રોજેક્ટમાં આપણે મોટી સંખ્યામાં બેઝલાઈન સેવ કરી શકીએ છીએ, તેથી પ્રોજેક્ટના વિવિધ વર્ઝન. અમારી પાસે 10 + 1 છે.

વર્તમાન બેઝલાઈન, જેને બેઝલાઈન 0 પણ કહેવાય છે, તે એક છે જેનો ઉપયોગ પ્રોજેક્ટ બેઝલાઈન માહિતી પ્રદર્શિત કરવા માટે કરે છે.

પ્રદર્શિત પ્રોજેક્ટ ફીલ્ડ્સ પ્રોજેકટેડ કોસ્ટ, પ્રોજેકટેડ વર્ક, પ્રોજેકટેડ સ્ટાર્ટ, પ્રોજેકટેડ ફિનિશ અને કેટલાક અન્ય છે.

બેઝલાઇનના દરેક સંસ્કરણના પોતાના મૂલ્યો છે. ઉદાહરણ તરીકે, “બેઝલાઇન 1” વર્ઝન માટે અમારી પાસે પ્લાન્ડ કોસ્ટ1, પ્લાન્ડ વર્ક1, પ્લાન્ડ સ્ટાર્ટ 1 વગેરે છે.

બેઝલાઇન ક્યારે સાચવવામાં આવે છે?

અમે આયોજનના તબક્કાના અંતે અને મંજૂર યોજના સાથે પહેલેથી જ કહ્યું છે.

અમે એક જ સમયે "બેઝલાઇન 1" અને "બેઝલાઇન 0" સાચવીશું.

અમે ક્યાંક સેવ તારીખ અને પ્રોજેક્ટની સ્થિતિનું દસ્તાવેજ કરીશું જ્યારે બેઝલાઇન સાચવવામાં આવી હતી.

અન્ય સમયે જ્યારે બેઝલાઇન ફરીથી સાચવવામાં આવે છે ત્યારે સામાન્ય રીતે નોંધપાત્ર ફેરફારની વિનંતીઓ (ચેન્જ વિનંતી અથવા પ્રગતિમાં ભિન્નતા) ને કારણે હોય છે. અમે શોધીએ છીએ કે વર્તમાન પ્રોજેક્ટ પ્લાન સમય અને/અથવા ખર્ચની દ્રષ્ટિએ મૂળ પ્લાનથી નોંધપાત્ર રીતે અલગ છે.

અનુગામી બેઝલાઈન બચાવવા માટેની કામગીરી.

જ્યારે અમે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે, ક્લાયન્ટ (અને અમારા મેનેજમેન્ટ) દ્વારા નવી બેઝલાઇન સાચવવા માટે અધિકૃત છીએ ત્યારે અમે આ કરીએ છીએ:

1. ચાલો તેને સાચવીએ બેઝલાઇન 2
2. ચાલો તેને સાચવીએ અને ફરીથી લખીએ બેઝલાઇન 0
3. ચાલો, નવી બેઝલાઈન સેવિંગની તારીખ અને કારણ ક્યાંક દસ્તાવેજ કરીએ (વ્યક્તિગત રીતે હું તેને પ્રોજેક્ટ સારાંશ પ્રવૃત્તિના નોટ્સ ફીલ્ડમાં કરવાનું સૂચન કરું છું જેમાં ID = 0 છે)

આ રીતે અમે સાચવેલ છે બેઝલાઇન 1 જે પ્રોજેક્ટના પ્રારંભિક એકને અનુરૂપ છે, અમારી પાસે બીજું સંસ્કરણ સાચવવામાં આવ્યું છે બેઝલાઇન 2 અને માં બેઝલાઇન 0 અમારી પાસે વર્તમાન સંસ્કરણ છે જેનો ઉપયોગ પ્રોજેક્ટ દ્વારા ભિન્નતાને પ્રકાશિત કરવા માટે થાય છે.

જ્યારે પણ આપણે બેઝલાઈન 3, 4 વગેરેને સાચવવાનું હોય ત્યારે અમે આ પગલાંઓનું પુનરાવર્તન કરીએ છીએ.

 માઈક્રોસોફ્ટ પ્રોજેક્ટમાં બેઝલાઈન કેવી રીતે સેવ કરવી

બેઝલાઈન સાચવવી ખૂબ જ સરળ છે.

પાછલી સ્ક્રીનમાં આપણે બેઝલાઈન સાચવતા પહેલા પ્લાનનું ઉદાહરણ જોઈએ છીએ.

મેનુમાંથી પ્રોજેક્ટ અમે પસંદ કરીએ છીએ આગાહી સેટ કરો અને પછી ફરીથી કર આગાહી.

નીચેની વિન્ડો દેખાય છે:

જેમ તમે જોઈ શકો છો, સૂચિ ખોલીને, અમે 11 આધારરેખાઓ જોઈએ છીએ. પ્રથમ છે બેઝલાઇન 0, વર્તમાન આધારરેખા શું બનશે.

અમે પહેલા ક્લિક કરીશું અનુમાન 1 ઇ પોઇ સુ Ok સાચવી રાખવું.

અમે ઑપરેશનનું પુનરાવર્તન કરીશું: મેનૂમાંથી  પ્રોજેક્ટ અમે પસંદ કરીએ છીએ આગાહી સેટ કરો અને પછી ફરીથી આગાહી સેટ કરો.

ચાલો પસંદ કરીએ આગાહી અને ઓકે સાથે પુષ્ટિ કરો.

બેઝલાઈન સેવ કર્યા પછી શું થાય છે?

દેખીતી રીતે કંઈ નથી.

પરંતુ હૂડ પ્રોજેક્ટ હેઠળ તેના શેડ્યુલિંગ એન્જિનને નવા ગિયરમાં ખસેડ્યું છે.

ચાલો વિઝ્યુલાઇઝેશનને યાદ કરવાનો પ્રયાસ કરીએ ગેન્ટ ચકાસણી (Gantt ટ્રેકિંગ અંગ્રેજી માં).

ગેન્ટ બારનો દેખાવ બદલાયો છે.

દરેક પ્રવૃત્તિનો નીચેનો ભાગ રાખોડી રંગમાં હોય છે, જે અપેક્ષિત શેડ્યૂલ (એટલે ​​​​કે બેઝલાઇનમાં સાચવેલ) રજૂ કરે છે, જ્યારે ઉપરના ભાગમાં આપણી પાસે જટિલ પાથ પરની પ્રવૃત્તિઓ માટે લાલ રંગ અને ન હોય તેવા લોકો માટે વાદળી રંગ હશે. નિર્ણાયક માર્ગ સાથે સંબંધિત છે.

જ્યારે, કોઈ કારણસર, અમે સમયગાળોમાંથી એક બદલીએ છીએ, ત્યારે અમને તાત્કાલિક પરિણામો મળશે:

અમે કાર્યનો સમયગાળો લાવ્યા છીએ SWOT વિશ્લેષણ 5 થી 8 દિવસ અને ડાયાગ્રામ પર દ્રશ્ય અસરો તાત્કાલિક હતી.

જો આપણે સ્ક્રીન પરના ટેબલને યાદ કરવાનો પ્રયાસ કરીએ ફેરફાર, જે આપણને વિચલનોના વિશ્લેષણ માટે જરૂરી છે (હકીકતમાં ભિન્નતા), આપણે ગેન્ટ પ્રવૃત્તિઓની શરૂઆત અથવા પૂર્ણતામાં વિલંબ જોઈ શકીએ છીએ:

અમે બેઝલાઇન 0 (હાલની તારીખ) અને વર્તમાન સમયપત્રકમાં સાચવેલ શરૂઆત/અંતિમ તારીખો વચ્ચેની સરખામણી જોઈ શકીએ છીએ.

બેઝલાઇન મેનેજમેન્ટમાં ફાયદા

પ્રોજેક્ટ બેઝલાઇનને યોગ્ય રીતે સંચાલિત કરવાથી સમય અને ખર્ચને નિયંત્રિત કરવામાં અસંદિગ્ધ ફાયદા છે:

1. ની શક્યતા વિચલન વિશ્લેષણ સમય અને ખર્ચ (અને કામ)
2. વાસ્તવિક સમજવું પ્રવૃત્તિઓમાં વિલંબ અને ભવિષ્ય માટે વાસ્તવિક અનુમાનો કરવા સક્ષમ બનો
3. ઉપાર્જિત મૂલ્યની ગણતરી કરવાની શક્યતા (બેઝલાઇન અને સ્ટેટ ડેટા વિના અમે EV સાથે ક્યાંય જઈ રહ્યા નથી)
4. પ્રોજેક્ટ દ્વારા આપવામાં આવેલ રિપોર્ટિંગ બેઝલાઈનથી ભિન્નતા દર્શાવે છે
5. વિડિયો પર વિવિધ આધારરેખાઓની સરખામણી કરવી શક્ય છે અને તેથી સમય જતાં પ્રોજેક્ટ કેવી રીતે બદલાયો છે