Bagaimana mengelola biaya berulang dan biaya tidak langsung di Microsoft Project

Pengelolaan Biaya Tidak Langsung dan Biaya Berulang selalu menjadi permasalahan besar bagi Project Manager.

Microsoft Project membantu kami dan memberi kami manajemen biaya yang elegan defiasli.

Mari kita simak bersama biaya tidak langsung, biaya berulang, di artikel ini.

Perkiraan waktu membaca: 9 minuti

Untuk manajemen biaya yang benar di Microsoft Project, keduanya perlu dikaitkan biaya tidak langsung bahwa biaya berulang terhadap suatu kegiatan, yang mempunyai kriteria serupa/sama dengan kriteria sesungguhnya.
Kegiatan ini harus memiliki kekhasan memiliki durasi dinamis yang bervariasi dari yang ada di proyek. Artinya, jika proyek berlangsung kurang dari kegiatan ini dipersingkat dan sebaliknya memperpanjang untuk memperpanjang durasi proyek.

Hammock task

Di Manajemen Proyek, aktivitas yang bertujuan seperti ini datang definita Hammock task, atau Level of Effort.

Dalam manajemen biaya Microsoft Project, a Hammock task ini adalah aktivitas yang mengelompokkan aktivitas lain, dan oleh karena itu dihubungkan dengan tanggal mulai dan tanggal berakhir. Kegiatan tersebut dikelompokkan berdasarkan a Hammock task mereka bahkan mungkin tidak berhubungan, dalam arti hierarkis W.B.S., atau dalam arti logis ketergantungan suatu kegiatan.

sebuah Hammock task kelompok:

• kegiatan tidak serupa yang mengarah pada kapasitas keseluruhan, mis "Persiapan untuk perjalanan";
• elemen yang tidak terkait untuk tujuan ringkasan seperti periode pelaporan berbasis kalender, mis. "Rencana semester";
• kegiatan yang sedang berlangsung atau umum yang melakukan durasi upaya, misalnya "Manajemen proyek".

Durasi dariHammock task itu juga dapat diatur oleh sub-kegiatan di dalamnya, sehingga pengelompokan abstrak memiliki tanggal mulai yang pertama dari salah satu sub-kegiatan dan tanggal akhir adalah yang terakhir dari konten.

A 'Hammock task dianggap sebagai bentuk kegiatan ringkasan yang mirip dengan suatu kegiatan Level of Effort.

Level of Effort

Untuk mendukung manajemen biaya Microsoft Project, sekarang mari kita lihat apa itu aktivitas dan bagaimana cara mengimplementasikannya Level of Effort.

Suatu tugas Level of Effort itu adalah kegiatan pendukung yang harus dilakukan untuk mendukung kegiatan kerja lain atau seluruh proyek. Biasanya terdiri dari sejumlah kecil pekerjaan yang harus diulang secara berkala. Misalnya akuntansi anggaran proyek, hubungan dengan pelanggan atau pemeliharaan mesin selama produksi.

Karena suatu kegiatan Level of Effort itu tidak dengan sendirinya objek kerja yang terkait langsung dengan realisasi produk, layanan atau hasil akhir proyek, tetapi dukungan untuk bekerja, durasinya didasarkan pada durasi aktivitas kerja. Justru karena alasan inilah, suatu kegiatan Level of Effort itu tidak boleh berada di jalur kritis perencanaan proyek, karena tidak pernah menambah waktu untuk proyek.

Estimasi tugas Level Of Effort adalah salah satu tugas utama manajer proyek.

Kami memasukkan kegiatan ini sebagai kegiatan pertama dari rencana proyek, dan kami menyebutnya Tingkat Upaya biaya tidak langsung, tanpa memasukkan tanggal mulai dan berakhir, atau durasi.

Kami dapat menetapkan sumber daya apa pun untuk kegiatan ini dengan Unit Tugas yang sesuai untuk menyebarkan biaya secara merata di seluruh proyek.

Mari kita lihat langkah demi langkah cara melakukannya:

1. Klik kanan di sel Awal dari kegiatan proyek pertama dan pilih Salin Sel;
2. Dengan tombol kanan mouse di dalam sel Awal bisnis Level Of Effort biaya tidak langsung dan pilih Tempelkan khusus;
3. Pada layar yang ditampilkan pilih Tempel tautan dan konfirmasi;
4. Pada titik ini, klik kanan di sel Akhir dari kegiatan proyek terakhir (yang harus menjadi akhir dari tonggak proyek) dan pilih Salin Sel;
5. Selanjutnya, klik dengan tombol kanan mouse di sel Akhir bisnis Level Of Effort biaya tidak langsung dan pilih Tempelkan khusus;
6. Pada layar yang ditampilkan pilih Tempel tautan e konfirmasi.

Setelah ini selesai, lamanya kegiatan Level Of Effort biaya tidak langsung akan mencakup seluruh proyek, dalam kasus kami dari 26 Februari 2018 hingga 27 April 2018.

Datang defimenyelesaikan bidang khusus

Tampilan aktivitas LOE biaya tidak langsung bisa menyesatkan, karena selalu penting. Tampilan GANTT mungkin bermasalah dengan tampilan aktivitas LOE biaya tidak langsung, jadi mari kita lihat cara menyembunyikannya.

Untuk menghindari menampilkannya, kita dapat membuat bidang jenis khusus tanda (true / false), dan filter tampilan untuk menyembunyikan aktivitas LOE biaya tidak langsung.

Untuk membuat bidang Level Of Effort Task, klik kanan pada kolom "Tambahkan Kolom Baru", dan pilih "Bidang Kustom" dari menu konteks

Dan buat bidangnya Level Of Effort Task bagaimana tanda

Pada titik ini kita dapat menampilkan kolom baru dengan mengaitkan bidang khusus yang baru dibuat, dan mengatur nilai sel relatif terhadap aktivitas Level Of Effort biaya tidak langsung a Si, seperti pada gambar.

Nilai ini akan digunakan oleh filter yang akan kita buat untuk mengidentifikasi aktivitas yang ingin kita sembunyikan.

Cara membuat filter khusus

Untuk membuat filter, untuk menyembunyikan tampilan aktivitas Level Of Effort biaya tidak langsung dari menu pandangan, kami mengidentifikasi daftar drop-down Tanpa filter hadir di tengah Ribbon dalam grup Memberikan.
Dari daftar drop-down perintah yang kita pilih Filter lainnya dan dari sini kita klik tombol Baru.

Masukkan nama filter Bersembunyi LOE, kami mengaktifkan kotak centang Tunjukkan di menu agar filter baru selalu ditampilkan dalam daftar drop-down filter yang tersedia.

Kriteria filter baru adalah:

Nama Bidang = Tingkat Tugas Usaha
Kondisi = "berbeda dari"
Nilai = "Ya"

Aktivasi filter di Microsoft Project

Klik pada View, aktifkan dengan mouse klik daftar filter yang tersedia dan kemudian klik Bersembunyi LOE,

Aktivitas Level Of Effort itu akan disembunyikan.

Untuk menetapkan sumber daya ke aktivitas ini, lanjutkan secara normal. Mari kita coba menetapkan sumber daya Amministrazione e Manajer Penjualan ditugaskan dengan unit maks 50%. Dengan cara ini, setengah dari biaya tidak langsung Manajer Proyek dan mobil perusahaannya akan ditanggung oleh proyek.
Untuk mengaitkan biaya dua sumber daya dengan kegiatan ini selama pelaksanaan proyek, cukup untuk meningkatkan kemah % selesai dengan nilai yang sebanding dengan waktu yang telah berlalu dari awal proyek hingga waktu proyek diperbarui.

Kami dapat memiliki hasil yang sama dengan membuat akegiatan pendukung untuk kegiatan proyek.

tugas A Tempat tidur gantung o Tingkat Upaya itu juga dapat merujuk pada satu fase proyek.

Sekarang kita akan melihat cara membuat aktivitas LOE dengan metode yang berbeda dari metode sebelumnya.

Kami membuat tiga kegiatan:

• Aktivitas pertama dari supporto adalah aktivitas ringkasan yang hanya memiliki dua aktivitas tipe Milestone di dalamnya;
• Kami berhubungan Rumah-Start aktivitas pertama dengan aktivitas Analisi;
• Kami menciptakan hubungan Akhir-akhir antara Aktivitas terakhir dan aktivitas pengangkutan.

Hasilnya akan seperti pada gambar berikut.

Pada titik ini kita dapat menetapkan aktivitas supporto semua sumber daya dan biaya yang diperlukan untuk mendukung seluruh proyek.

Jika proyek (atau fase) mengalami perpanjangan waktu, maka durasi kegiatan LOE meningkat dan dengan demikian biaya yang terkait dengan sumber daya jenis pekerjaan atau biaya yang dibebankan secara manual.

Bacaan Terkait

• Cara membuat laporan dan cara mengekstrak data terstruktur dari proyek Anda yang dikelola dengan MS Project
• Apa metode jalur kritis
• Cara membuat pergeseran besar tugas terkait di Microsoft Project
• Gato, DeepMind dan perlombaan menuju kecerdasan buatan umum
• Cara membuat laporan proyek dengan Microsoft Project

Ercole Palmeri