Cum și ce costuri pot intra în Microsoft Project Cost Management

Gestionarea costurilor proiectului este fundamentală pentru realizarea obiectivelor, cu respectarea timpului. Microsoft Project implementează o metodologie foarte flexibilă și ușor de adaptat pentru toate sectoarele.

Pentru o gestionare corectă a costurilor în proiectul Microsoft, este bine să identificăm mai întâi tipurile de resurse, tipul de cost, disponibilitatea și variabilitatea în timp.

Diferitele tipuri de costuri funcționează în moduri diferite, în funcție de faptul că resursa este o resursă de muncă (o persoană), o resursă materială (cum ar fi hârtie, lemn sau ciment) sau o resursă de cost.

Înainte de a vorbi despre Managementul costurilor în Microsoft Project, să începem prin identificarea tipurilor de costuri:

• Resursă de muncă, cu costul rezultat dintr-o performanță de muncă În acest caz, este posibil să introduceți ratele unei resurse de muncă și ratele de utilizare a unei resurse de lucru. În primul caz, costul unei resurse umane este declarat prin specificarea tarifului orar standard și extraordinar, de exemplu, activitatea profesională a unui angajat sau a unui consultant. În a doua, costul resursei este declarat pentru utilizare, de exemplu activitatea de muncă identificată de un serviciu, de exemplu o livrare de curierat sau o activitate forfetară;
• Resursă materială, vă permite să specificați costul materialului utilizat în timpul proiectului. Ca exemplu, putem identifica materialele necesare pentru producție și consumabilele;
• Resurse de cost, vă permite să aplicați un cost unei activități prin alocarea unui element de cost acelei activități. Spre deosebire de costurile fixe, puteți aplica orice număr de resurse de costuri unei activități. Resursele de cost oferă un control mai mare atunci când diverse tipuri de costuri sunt aplicate activităților. Ca un exemplu pe care îl putem lua în considerare un tarif aerian sau închirierea unei camere sau utilaje;
• Cost fix pentru o activitate sau proiect, atribuibil unei activități și nu unei resurse.

Este necesar să luăm în considerare faptul că pentru resursele de muncă se aplică cota TVA pe unitatea de timp. În timp ce atât resursele de cost, cât și resursele materiale, se aplică cota TVA pentru fiecare unitate de măsură specificată.

Modul de introducere a ratelor pentru resursa de muncă, în cazul prestării de angajați sau consultanți, plătită la timp

Procedăm cu următorii pași

1. Faceți clic pe Lista resurselor în filă vedere.
2. În teren Numele resursei selectați o resursă sau tastați un nou nume de resursă.
3. Pe câmpuri Rata de standape acide e Evaluează straordinario introduceți rata standard și extraordinară a resursei.

Cu toate acestea, o resursă ar putea avea rate diferite pe baza diferitor factori:

• Tipul lucrării
• mediul de lucru
• Reducere de volum rezultată din muncă
• Modificări efectuate de-a lungul timpului
• Resurse utilizate, de exemplu instruite sau cu experiență

Microsoft Project poate gestiona aceste variante prin intermediul dialogului cu informațiile despre resurse. Să vedem cum să accesați informațiile despre resurse:

1. Faceți dublu clic pe resursă pentru a deschide caseta de dialog Informații despre resurse, apoi alegeți fila cheltuieli.
2. In tabele de rate, introduceți data de valabilitate de la care se vor aplica noile rate;
3. În coloane Tarif standard e Rata extraordinară introduceți ratele resurselor;
4. Pentru a introduce o modificare a tarifului care va intra în vigoare la o altă dată, în rândurile suplimentare ale tabelelor de rate, tastați sau selectați data nouă și noile rate standard și ore suplimentare;
5. Pentru a introduce alte seturi de rate pentru aceeași resursă, faceți clic pe fila B;

Sfaturi:

• Proiectul calculează totalul costurilor atunci când resursele sunt alocate activităților;
• o modificare a ratei standard pentru o resursă afectează costul activităților finalizate la 100% (unde resursa este în mod evident angajată);
• După introducerea mai multor rate pentru o singură resursă folosind tabele de rate, le puteți modifica folosind tabelul pentru o anumită atribuție (Managementul activității, selectați resursa, faceți clic dreapta și selectați informații. În filă Cheltuieli selectați tabelul de rate care va fi utilizat în listă Masă tarifară.

Cum să introduceți rate pentru utilizarea unei resurse de lucru

1. Faceți clic pe Lista resurselor în filă vedere.
2. Completați coloana Numele resursei e Cost / Utilizare pentru resursa care are o rată fixă ​​pentru fiecare misiune. Resursele pot avea un cost pe utilizare, precum și costuri pe baza ratelor de timp (paragraful anterior).

Este posibil să introduceți mai multe costuri pe utilizare pentru fiecare resursă pentru a obține combinații cu rate mixte:

1. Faceți dublu clic pe resursă pentru a deschide caseta de dialog Informații despre resurse apoi faceți clic pe filă cheltuieli.
2. In tabele de rate, introduceți data când rata va fi modificată în coloană Data de valabilitate a cardului (setare implicitădefiNita).
3. Completați coloana Cost pe utilizare.
4. Pentru a introduce un cost pe utilizare care va intra în vigoare la o altă dată, în rândurile suplimentare ale tabelelor de rate, tastați sau selectați data nouă și noul cost pe utilizare.
5. Pentru a introduce alte seturi de costuri pentru aceeași resursă, faceți clic pe fila B;

consiliu → Dacă folosiți în mod normal tabelele de rate, adăugați coloana Masă tarifară în afișarea butonului Managementul activității.

Cum se introduce un cost fix pentru o activitate sau pentru întregul proiect

Costurile fixe sunt alocate unei activități și sunt utile pentru planificarea și achiziționarea costurilor activităților care pot apărea pe lângă cele care provin din resursele alocate. Costurile fixe sunt aplicate unei activități și nu unei resurse.

1. În filă vedere clic Diagrama Gantt.
2. alege tabel din meniu vedere, apoi selectați costo.
3. În teren Numele activității selectați activitatea pentru care să introduceți un cost fix.
4. În teren Costuri fixe introduceți o valoare a costului.

De asemenea, este posibil să introduceți costuri fixe pentru întregul proiect, dacă sunteți interesat doar de costurile generale ale proiectului.

1. alege Opțiuni din meniu Instrumente apoi faceți clic pe filă avansat.
2. In Opțiuni de vizualizare pentru proiect bifați caseta de selectare Afișați sarcinile sumare ale proiectului, apoi alege OK.
3. În teren Numele activității selectați activitățile sumare ale proiectului.
4. În teren Costuri fixe tastați un cost pentru proiect.

Cum se introduc prețurile unui cost de resursă

O resursă de cost vă permite să aplicați un cost unei activități prin alocarea unui obiect de cost (cum ar fi un bilet de avion sau o chirie) acestei activități. Spre deosebire de costurile fixe, puteți aplica orice număr de resurse de costuri unei activități. Resursele de cost oferă un control mai mare atunci când diverse tipuri de costuri sunt aplicate activităților.

Înainte de a introduce un cost pentru o resursă de cost, trebuie să creați resursa de cost:

1. alege Lista resurselor din meniu vedere.
2. În teren Numele resursei tastați un nume pentru resursa de costuri și apoi faceți clic pe Informații despre resursă
3. În caseta de dialog Informații despre resurse clic costo listă Tip a cardului general.

După crearea resursei de costuri, o puteți atribui unei activități, apoi introduceți costurile pentru atribuirea resursei prin vizualizarea Gestionare sarcini.

1. alege Managementul activității din meniu vedere.
2. Selectați sarcina la care este alocată resursa de costuri, apoi faceți clic pe Informații privind atribuirea.
3. În caseta de dialog Informații privind atribuirea faceți clic pe filă general, apoi introduceți o valoare în casetă costo.
4. alege OK.

Atunci când un cost este aplicat folosind o resursă de cost care este atribuită unei activități, valoarea resursei de cost poate varia în funcție de modul în care este utilizată resursa de cost.

Sfaturi:

• Spre deosebire de costurile fixe, resursele de cost sunt create ca un tip de resursă și apoi sunt alocate unei activități.
• Spre deosebire de resursele de muncă, resursele de cost nu pot specifica un calendar aplicat acestor proprietăți. 
• Dacă ați estimat mai multe valori pentru o resursă de cost pentru o perioadă de timp și valori reale, altele decât estimările, Project 2007 înlocuiește estimările cu valori reale. Acest comportament al resurselor de cost este diferit de alte tipuri de resurse, deoarece resursele de cost nu sunt legate de munca efectivă.
• Valoarea în valută a resurselor de cost nu depinde de cantitatea de activitate desfășurată pentru activitatea la care au fost alocați.

Cum se introduc ratele unei resurse materiale

1. alege Lista resurselor din meniu vedere.
2. alege tabel din meniu vedere apoi faceți clic pe plasare.
3. În teren Numele resursei câmp selectați o resursă materială sau tastați un nou nume de resursă materială.
4. Dacă este o resursă materială nouă, faceți următoarele:
   1. selecta material in Tip câmp.
   2. Introduceți numele unei unități de măsură în câmp Eticheta materialului
5. În teren Rata de stand. introduceți o rată.

De asemenea, în acest caz este posibil să introduceți mai multe tarife pentru fiecare resursă materială, așa cum s-a descris deja în alineatele anterioare.

Cum să introduceți ratele de utilizare a unei resurse materiale

1. alege Lista resurselor din meniu vedere.
2. alege tabel din meniu vedere apoi faceți clic pe plasare.
3. În teren Numele resursei selectați o resursă materială sau tastați un nou nume de resursă materială.
4. Dacă este o resursă materială nouă, selectați material in Tip câmp.
5. Dacă este o resursă materială nouă, introduceți numele unei unități de măsură în câmp Eticheta materialului
6. Tastați o valoare a costului în câmp Cost / Utilizare.

.

Pentru mai multe informații despre cursurile de instruire Project Management și Microsoft Project, mă puteți contacta trimițând un e-mail la info @bloginnovazione.acesta sau prin completarea formularului de contact al BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri

Director de inovație temporară