Kako upravljati ponavljajoče se stroške in posredne stroške v Microsoft Projectu

Upravljanje posrednih stroškov in ponavljajočih se stroškov je vedno velik problem za vodjo projekta.

Microsoft Project nam pomaga in nam omogoča elegantno upravljanje stroškov definitivno.

Oglejmo si skupaj posredne stroške, ponavljajoče se stroške, v tem članku.

Predvideni čas branja: 9 min

Za pravilno obvladovanje stroškov v Microsoft Projectu je potrebno povezati oba posredni stroški da i ponavljajoči se stroški dejavnosti, s podobnim/enakim kriterijem kot pravi kriterij.
Ta dejavnost mora imeti posebnost dinamičnega trajanja, ki se razlikuje od trajanja projekta. To pomeni, da če projekt traja manj, se ta dejavnost skrajša in obratno podaljša, da se podaljša trajanje projekta.

Hammock task

v Project Management, pride namenska dejavnost, kot je ta definita Hammock task, ali Level of Effort.

Pri upravljanju stroškov Microsoft Project, a Hammock task je dejavnost, ki združuje druge dejavnosti in je zato povezana z začetnim in končnim datumom. Dejavnosti, razvrščene po a Hammock task morda celo niso povezani, v hierarhičnem smislu enega W.B.S., ali v logičnem smislu na odvisnost od dejavnosti.

A Hammock task skupine:

• podobne dejavnosti, ki vodijo do splošne zmogljivosti, npr "Priprava na potovanje";
• nepovezane elemente za namene povzetka, kot je na primer koledarsko obdobje poročanja, npr. "Semestrski načrti";
• tekoče ali splošne dejavnosti, ki izvajajo trajanje napora, npr "Vodenje projektov".

TrajanjeHammock task lahko ga nastavite tudi s podakcijami znotraj njega, tako da ima abstraktno združevanje datum začetka prve od katere koli podakcije, končni datum pa zadnji od vsebine.

A "Hammock task velja za obliko povzetka dejavnosti, podobne dejavnosti Level of Effort.

Level of Effort

Da bi podprli upravljanje stroškov Microsoft Project, poglejmo, kaj je dejavnost in kako jo izvajati Level of Effort.

Naloga Level of Effort gre za podporno dejavnost, ki jo je treba izvesti za podporo drugim delovnim dejavnostim ali celotnemu projektu. Običajno je sestavljen iz kratkih količin dela, ki jih je treba občasno ponavljati. Na primer obračunavanje proračuna projekta, odnos s strankami ali vzdrževanje strojev med proizvodnjo.

Ker dejavnost Level of Effort sam po sebi ni delovni objekt, ki je neposredno povezan z realizacijo izdelka, storitve ali končnega rezultata projekta, ampak podpora delu, njegovo trajanje temelji na trajanju delovne dejavnosti. Prav iz tega razloga dejavnost Level of Effort ne sme biti na kritični poti načrtovanja projektov, saj projektu nikoli ne doda časa.

Ocena naloge Level Of Effort je ena glavnih nalog vodje projekta.

To dejavnost vstavimo kot prvo aktivnost projektnega načrta in imenujemo jo Stopnja napora posredni stroški, brez vnosa začetnih in končnih datumov niti trajanja.

Te dejavnosti lahko dodelimo kakršne koli vire z ustreznimi dodelitvenimi enotami, da stroške enakomerno porazdelimo po projektu.

Poglejmo korak za korakom, kako to storiti:

1. Z desno miškino tipko kliknite celico začenja prve projektne aktivnosti in izberite Kopiraj celico;
2. Z desnim gumbom miške v celici začenja Poslovni Level Of Effort posredni stroški in izberite Posebno lepljenje;
3. Na prikazanem zaslonu izberite Prilepi povezavo in potrdite;
4. V tem trenutku z desno miškino tipko kliknite celico konec zadnje projektne aktivnosti (ki bi moral biti konec mejnika projekta) in izberite Kopiraj celico;
5. Nato z desno miškino tipko kliknite v celici konec Poslovni Level Of Effort posredni stroški in izberite Posebno lepljenje;
6. Na prikazanem zaslonu izberite Prilepi povezavo e potrditi.

Ko to storite, trajanje aktivnosti Level Of Effort posredni stroški bo zajel celoten projekt, v našem primeru od 26 februarja 2018 do 27 aprila 2018.

Kot definish polje po meri

Prikaz aktivnosti LOE posredni stroški je lahko zavajajoče, saj je vedno kritično. Prikaz GANTT je lahko problematičen s prikazom dejavnosti LOE posredni stroški, pa poglejmo, kako to skriti.

Da se izognemo prikazu, lahko izdelamo polje po meri znamka (true / false) in prikazni filter, da skrijete dejavnost LOE posredni stroški.

Za ustvarjanje polja Level Of Effort Task, z desno miškino tipko kliknite stolpec »Dodaj nov stolpec« in v kontekstnem meniju izberite »Polja po meri«

In ustvarite polje Level Of Effort Task kako znamka

Na tem mestu lahko prikažemo nov stolpec s povezovanjem novo ustvarjenega polja po meri in nastavimo vrednost celice za dejavnost Level Of Effort posredni stroški a Si, kot na sliki.

To vrednost bo uporabil filter, ki ga bomo ustvarili za identifikacijo dejavnosti, ki jo želimo skriti.

Kako ustvariti filter po meri

Če želite ustvariti filter, skrijete prikaz dejavnosti Level Of Effort posredni stroški iz menija Poglej, spustni seznam prepoznamo Brez filtra prisotni v središču Traku v skupini Podarite.
Iz spustnega seznama ukazov, ki jih izberemo Drugi filtri in iz tega kliknemo na gumb Nova.

Vnesite ime filtra skrij LOE, aktiviramo potrditveno polje Pokaži v meniju da se novi filter vedno prikaže na spustnem seznamu razpoložljivih filtrov.

Merila novega filtra so:

Ime polja = stopnja naloge naloge
Pogoj = "drugačen od"
Vrednost (i) = "Da"

Aktiviranje filtra v programu Microsoft Project

Kliknite na Pogled, aktivirajte z miško kliknite seznam razpoložljivih filtrov in nato kliknite skrij LOE,

Dejavnost Level Of Effort skrito bo.

Če želite dodeliti sredstva tej dejavnosti, normalno nadaljujte. Poskusimo dodeliti vire administracija e Vodja prodaje dodeljeno z največjo enoto 50%. Na ta način bo projekt nosila polovica posrednih stroškov vodje projekta in njegovega osebnega avtomobila.
Da bi stroški teh dveh virov pripisali tej dejavnosti med izvajanjem projekta, zadostuje, da se kamp izboljša % dokončanje z vrednostjo, sorazmerno času, ki preteče od začetka projekta do trenutka posodobitve projekta.

Enak rezultat imamo lahko z ustvarjanjempodporne dejavnosti za projektne dejavnosti.

naloga Viseča mreža o Stopnja napora lahko se nanaša tudi na eno fazo projekta.

Zdaj bomo videli, kako ustvariti dejavnost LOE z metodo, ki se razlikuje od prejšnje.

Ustvarimo tri dejavnosti:

• Prva dejavnost supporto je povzeta dejavnost, ki bo v njej imela samo dve dejavnosti mejnika;
• Povezujemo Home-Začetek  Prva aktivnost z aktivnostjo Analisi;
• Ustvarjamo odnos End-End med zadnjo dejavnostjo in dejavnostjo promet.

Rezultat bo kot na naslednji sliki.

Na tej točki lahko dodamo dejavnost supporto vse vire in stroške, potrebne za podporo celotnemu projektu.

Če se projekt (ali faza) podaljša za čas, trajanje aktivnosti LOE povečuje in s tem stroške, povezane z viri delovne vrste ali stroški, ki se zaračunavajo ročno.

Sorodna branja

• Kako pripraviti poročila in kako izvleči strukturirane podatke iz svojih projektov, ki jih upravlja MS Project
• Kakšna je metoda kritične poti
• Kako narediti velik premik povezanih nalog v programu Microsoft Project
• Gato, DeepMind in tekma proti splošni umetni inteligenci
• Kako ustvariti poročilo o projektu z Microsoft Project

Ercole Palmeri