Si të menaxhoni kostot e përsëritura dhe kostot indirekte në Microsoft Project

Menaxhimi i kostove indirekte dhe kostove të përsëritura është gjithmonë një problem i madh për menaxherin e projektit.

Microsoft Project na ndihmon dhe na ofron një menaxhim elegant të kostos definiitive.

Le të shohim kostot indirekte, kostot e përsëritura, së bashku në këtë artikull.

Koha e parashikuar e leximit: 9 minuti

Për menaxhimin e saktë të kostos në Microsoft Project, është e nevojshme të lidhen të dyja kostot indirekte se une kostot e përsëritura ndaj një aktiviteti, me kriter të ngjashëm/barabartë me kriterin real.
Ky aktivitet duhet të ketë veçantinë e një kohëzgjatje dinamike që ndryshon nga ajo e projektit. Kjo do të thotë, nëse projekti zgjat më pak, kjo veprimtari është e shkurtuar dhe anasjelltas zgjat për të zgjatur kohëzgjatjen e projektit.

Hammock task

në Menaxhimi i Projekteve, vjen një aktivitet i qëllimshëm si ky definita Hammock task, ose Level of Effort.

Në menaxhimin e kostos së projektit Microsoft, a Hammock task është një aktivitet që grupon aktivitete të tjera, dhe për këtë arsye lidhet me një datë fillimi dhe një datë mbarimi. Aktivitetet e grupuara nga a Hammock task ato madje mund të jenë të palidhura, në kuptimin hierarkik të njërës W.B.S., ose në kuptimin logjik ndaj varësisë së një aktiviteti.

një Hammock task grupe:

• aktivitete jo të ngjashme që çojnë në një kapacitet të përgjithshëm, p.sh. "Përgatitja për një udhëtim";
• elementë të palidhur për qëllimet e një përmbledhje siç është një periudhë raportimi me bazë kalendarike, p.sh. "Planet e semestrit";
• aktivitete të vazhdueshme ose të përgjithshme që kryejnë kohëzgjatjen e një përpjekjeje, p.sh. "Menaxhimi i projektit".

Kohëzgjatja eHammock task ai gjithashtu mund të përcaktohet nga nën-aktivitetet brenda tij, në mënyrë që grupimi abstrakt të ketë një datë fillimi të së parës së ndonjë prej nën-veprimtarive dhe data e mbarimit të jetë e fundit e përmbajtjes.

A 'Hammock task konsiderohet një formë e veprimtarisë përmbledhëse të ngjashme me një aktivitet Level of Effort.

Level of Effort

Për të mbështetur menaxhimin e kostos së Microsoft Project, le të shohim tani se çfarë është një aktivitet dhe si ta zbatojmë atë Level of Effort.

Një detyrë Level of Effort është një aktivitet mbështetës që duhet të kryhet për të mbështetur aktivitete të tjera pune ose të gjithë projektit. Zakonisht përbëhet nga sasi të shkurtra pune që duhet të përsëriten periodikisht. Për shembull, llogaritja e buxhetit të projektit, marrëdhënia me klientët ose mirëmbajtja e makinerive gjatë prodhimit.

Sepse një veprimtari Level of Effort nuk është në vetvete një objekt pune i lidhur drejtpërdrejt me realizimin e produktit, shërbimit ose rezultatit përfundimtar të projektit, por një mbështetje për punën, kohëzgjatja e saj bazohet në kohëzgjatjen e veprimtarisë së punës. Pikërisht për këtë arsye, një veprimtari Level of Effort ai nuk duhet të jetë në rrugën kritike të planifikimit të projektit, pasi asnjëherë nuk i shton kohë projektit.

Vlerësimi i një detyre Level Of Effort është një nga detyrat kryesore të një menaxheri të projektit.

Ne e futim këtë aktivitet si aktivitetin e parë të planit të projektit, dhe e quajmë atë Niveli i Përpjekjes kostot indirekte, pa shënuar datat e fillimit dhe mbarimit, as kohëzgjatjen.

Ne mund t'i caktojmë burime të çdo lloji për këtë aktivitet me njësitë e duhura të caktimit për të përhapur kostot në mënyrë të barabartë në të gjithë projektin.

Le të shohim hap pas hapi se si ta bëjmë:

1. Klikoni me të djathtën në qelizë Fillim të aktivitetit të parë të projektit dhe zgjidhni Kopjoni qelizën;
2. Me butonin e djathtë të miut në qelizë Fillim biznes Level Of Effort kostot indirekte dhe zgjidhni Paste speciale;
3. Në ekranin e shfaqur zgjidhni Paste lidhjen dhe konfirmoni;
4. Në këtë pikë, kliko me të djathtën në qelizë Fund të aktivitetit të fundit të projektit (i cili duhet të jetë fundi i piketë historike) dhe zgjidhni Kopjoni qelizën;
5. Tjetra, klikoni me butonin e djathtë të miut në qelizë Fund biznes Level Of Effort kostot indirekte dhe zgjidhni Paste speciale;
6. Në ekranin e shfaqur zgjidhni Paste lidhjen e konfirmuar.

Pasi të bëhet kjo, kohëzgjatja e aktivitetit Level Of Effort kostot indirekte do të përfshijë të gjithë projektin, në rastin tonë nga 26 Shkurt 2018 deri në 27 Prill 2018.

Eja definish një fushë të personalizuar

Afishimi i aktivitetit LOE kostot indirekte mund të jetë mashtruese, pasi është gjithmonë kritike. Ekrani GANTT mund të jetë problematik me shfaqjen e aktivitetit LOE kostot indirekte, kështu që le të shohim se si ta fshehim atë.

Për të mos shfaqur atë, ne mund të krijojmë një fushë të tipit me porosi Mark (e vërtetë / e rreme), dhe një filtër ekrani për të fshehur aktivitetin LOE kostot indirekte.

Për të krijuar fushën Level Of Effort Task, kliko me të djathtën në kolonën "Shto kolonën e re" dhe zgjedh "Fushat e personalizuara" nga menyja e kontekstit

Dhe krijoni fushën Level Of Effort Task si Mark

Në këtë pikë ne mund të shfaqim një kolonë të re duke shoqëruar fushën e krijuar rishtazi, dhe të vendosim vlerën e qelizës në lidhje me aktivitetin Level Of Effort kostot indirekte a Si, si në figurë.

Kjo vlerë do të përdoret nga filtri që do të krijojmë për të identifikuar aktivitetin që duam të fshehim.

Si të krijoni një filtër me porosi

Për të krijuar filtrin, për të fshehur ekranin e aktivitetit Level Of Effort kostot indirekte nga menyja pikëpamje, ne identifikojmë listën rënëse Pa filtër prezent në qendër të Shiritit në grup të dhëna.
Nga lista rënëse e komandave që zgjedhim Filtra të tjerë dhe nga kjo ne klikojmë në butonin I ri.

Vendosni emrin e filtrit Fshih LOE, aktivizojmë kutinë e kontrollit Shfaq në meny që filtri i ri të shfaqet gjithmonë në listën rënëse të filtrave të disponueshëm.

Kriteret e filtrit të ri janë:

Emri i fushës = Detyra e nivelit të përpjekjes
Gjendja = "e ndryshme nga"
Vlera (s) = "Po"

Aktivizimi i një filtri në Microsoft Project

Klikoni në View, aktivizoni me një klikim të miut në listën e filtrave të disponueshëm dhe më pas klikoni në Fshih LOE,

Aktiviteti Level Of Effort do të fshihet.

Për të caktuar burime për këtë aktivitet, vazhdoni normalisht. Le të përpiqemi të caktojmë burime administratë e Menaxher i shitjeve caktuar me një njësi maksimale 50%. Në këtë mënyrë, gjysma e kostos indirekte të Menaxherit të Projektit dhe makinës së kompanisë së tij do të përballohet nga projekti.
Për t'i atribuar kostos së dy burimeve këtij aktiviteti gjatë ekzekutimit të projektit, është e mjaftueshme për të përmirësuar kampin perfundim% me një vlerë proporcionale me kohën e kaluar nga fillimi i projektit deri në kohën e azhurnimit të projektit.

Mund të kemi të njëjtin rezultat duke krijuar njëaktivitete mbështetëse te aktivitetet e projektit.

Një detyrë Hamak o Niveli i Përpjekjes ai gjithashtu mund t'i referohet një faze të vetme të projektit.

Tani do të shohim se si të krijojmë një aktivitet LOE me një metodë të ndryshme nga ajo e mëparshme.

Krijojmë tre aktivitete:

• Aktiviteti i parë i supporto është një veprimtari përmbledhëse që do të ketë vetëm dy aktivitete të tipit Milestone brenda tij;
• Ne lidhemi Home-Fillimi Aktiviteti i parë me aktivitetin e analisi;
• Ne krijojmë marrëdhënien End-End ndërmjet Aktivitetit të fundit dhe aktivitetit të transport.

Rezultati do të jetë si në figurën vijuese.

Në këtë pikë mund të caktojmë aktivitetin e supporto të gjitha burimet dhe kostot e nevojshme për të mbështetur të gjithë projektin.

Nëse projekti (ose faza) pëson një zgjatje kohore, atëherë kohëzgjatja e aktivitetit LOE rritet dhe kështu kostot që lidhen me burimet e llojit të punës ose kostot e ngarkuara me dorë.

Lexime të ngjashme

• Si të bëni raporte dhe si të nxirrni të dhëna të strukturuara nga projektet tuaja të menaxhuara me MS Project
• Cila është metoda e rrugës kritike
• Si të bëni një zhvendosje masive të detyrave të lidhura me Microsoft Project
• Gato, DeepMind dhe gara drejt inteligjencës artificiale të përgjithshme
• Si të krijoni një raport të projektit me Microsoft Project

Ercole Palmeri