Excel Pivot Table: grundläggande övning

För att bättre förstå målen och effekterna av att använda en pivottabell i Excel, låt oss se en steg-för-steg-guide om hur du skapar en pivottabell i Excel.

För detta enkla exempel använder vi ett kalkylblad, som listar ett företags försäljningsdata.

Kalkylbladet visar försäljningsdatum, säljarens namn, provinsen, sektorn och omsättningen.

Följande exempel skapar en pivottabell som visar den totala försäljningen för varje månad på året, uppdelad efter försäljningsprovins och säljare. Processen för att skapa denna pivottabell är som följer:

1. Välj valfri cell inom dataintervallet o väljer hela dataintervallet som ska användas i pivottabellen.(Obs! Om du väljer en enskild cell i dataintervallet kommer Excel automatiskt att identifiera och välja hela dataintervallet för pivottabellen.)
2. Klicka på PivotTable-knappen, som finns inom grupperingen "Tabell", på fliken "Infoga" i Excel-bandet.

3. Du kommer att presenteras med dialogrutan "Skapa pivottabell".

Se till att det valda intervallet hänvisar till intervallet av celler du vill använda för pivottabellen (om du skapar en tabell, som i exemplet, är allt enklare eftersom du kommer att referera till tabellen och inte längre till koordinaterna).

Det finns också ett alternativ som frågar dig var du vill placera pivottabellen. Detta gör att du kan placera pivottabellen i ett specificerat kalkylblad. Annars väljer du pre-alternativetdefinita Ny arbetsblad .

Klicka OK .

4. Du kommer nu att presenteras med en pivottabell tomt och åtgärdsfönstret PivotTable Field List, som innehåller flera datafält. Observera att dessa är rubrikerna på det ursprungliga datakalkylarket.

Vi vill ha pivottabell visar summor av försäljningsdata för varje månad, uppdelat på region och säljare.

Därför, från åtgärdsfönstret "Pivottabellfältlista":

• Dra fältet "Date" i området markerat "Rows”;
• Dra fältet "Sales" i området markerat "Values Σ”;
• Dra fältet "Province" i området markerat "Columns”;
• Dra "Seller". i området som kallas "Columns".

5. Den resulterande pivottabellen kommer att fyllas i med dagliga försäljningssummor för varje försäljningsregion och varje säljare, som visas nedan.

Som du kan se är datumen redan grupperade efter månad, med relativa partiella summeringar av beloppen (denna automatiska gruppering beror på versionen av Excel, med tidigare versioner var det nödvändigt att gruppera efter månad, manuellt).

Du kan ställa in stilar för cellerna, till exempel valuta för siffrorna eftersom de är intäktsbelopp.

Pivottabellrapportfilter

Pivottabellrapportfiltret låter dig visa data för ett enstaka värde eller ett urval av värden som anges i datafält.

Till exempel, i den tidigare pivottabellen, kanske du bara ser data efter försäljningsregion, till exempel en provins.

För att endast se data för provinsen Turin (TO), återgå till åtgärdsfönstret "Pivottabellfältlista" och dra fälthuvudet "Provins" till området "Rapportfilter" (eller "Filter").

Du kommer att se att ett "Provins"-fält visas överst i pivottabellen. Använd rullgardinsmenyn i det här fältet för att välja Turin-provinsen. Den resulterande pivottabellen visar endast försäljningen för provinsen Turin.

Du kan också snabbt se försäljningen för Piemonte-regionen genom att välja alla provinser som ingår i Piemonte-regionen från rullgardinsmenyn.

Ercole Palmeri