Paano pamahalaan ang mga paulit-ulit na gastos at hindi direktang gastos sa Microsoft Project

Ang pamamahala ng mga Indirect Costs at Repetitive Costs ay palaging isang malaking problema para sa Project Manager.

Tinutulungan kami ng Microsoft Project at binibigyan kami ng eleganteng pamamahala sa gastos definitive.

Tingnan natin ang mga hindi direktang gastos, ang mga paulit-ulit na gastos, nang magkasama sa artikulong ito.

Tinatayang oras ng pagbabasa: 9 minuto

Para sa tamang pamamahala ng gastos sa Microsoft Project, kinakailangan na iugnay ang parehong hindi tuwirang gastos na ako paulit-ulit na gastos sa isang aktibidad, na may katulad/katumbas na pamantayan sa tunay na pamantayan.
Ang aktibidad na ito ay dapat magkaroon ng partikularidad ng pagkakaroon ng isang dinamikong tagal na nag-iiba mula sa proyekto. Iyon ay, kung ang proyekto ay tumatagal ng mas mababa ang aktibidad na ito ay pinaikling at ang kabaligtaran ay pinalawak upang pahabain ang tagal ng proyekto.

Hammock task

Sa Project Management, darating ang may layuning aktibidad na tulad nito definita Hammock task, o Level of Effort.

Sa Microsoft Project cost management, a Hammock task ito ay isang aktibidad na nagpapangkat-pangkat ng iba pang mga aktibidad, at samakatuwid ay naka-link sa isang petsa ng pagsisimula at isang petsa ng pagtatapos. Ang mga aktibidad na pinagsama-sama ng a Hammock task maaaring sila ay hindi nauugnay, sa hierarchical na kahulugan ng isa W.B.S., o sa lohikal na kahulugan sa pagtitiwala ng isang aktibidad.

isang Hammock task grupo:

• mga hindi katulad na mga aktibidad na humantong sa isang pangkalahatang kakayahan, hal "Paghahanda para sa isang paglalakbay";
• mga hindi nauugnay na elemento para sa mga layunin ng isang buod tulad ng panahon ng pag-uulat na batay sa kalendaryo, hal. "Plano ng semester";
• pagpapatuloy o pangkalahatang mga aktibidad na nagsasagawa ng tagal ng isang pagsisikap, hal "Pamamahala ng proyekto".

Ang tagal ngHammock task maaari din itong itakda ng mga sub-aktibidad sa loob nito, upang ang abstract na pagpapangkat ay may isang petsa ng pagsisimula ng una sa alinman sa mga sub-aktibidad at ang petsa ng pagtatapos ay ang huli ng mga nilalaman.

A 'Hammock task ay itinuturing na isang form ng aktibidad ng buod na katulad ng isang aktibidad Level of Effort.

Level of Effort

Upang suportahan ang pamamahala sa gastos ng Microsoft Project, tingnan natin ngayon kung ano ang isang aktibidad at kung paano ito ipatupad Level of Effort.

Isang gawain Level of Effort ito ay isang aktibidad ng suporta na dapat isagawa upang suportahan ang iba pang mga gawain sa trabaho o ang buong proyekto. Karaniwan itong binubuo ng mga maikling halaga ng trabaho na dapat na paulit-ulit na paulit-ulit. Halimbawa ang accounting ng badyet ng proyekto, ang relasyon sa mga customer o pagpapanatili ng makinarya sa panahon ng paggawa.

Dahil sa isang aktibidad Level of Effort ito ay hindi sa sarili mismo ng isang obra sa trabaho na direktang nauugnay sa pagsasakatuparan ng produkto, serbisyo o pangwakas na resulta ng proyekto, ngunit isang suporta upang gumana, ang tagal nito ay batay sa tagal ng aktibidad sa pagtatrabaho. Talagang para sa kadahilanang ito, isang aktibidad Level of Effort hindi ito dapat sa kritikal na landas ng pagpaplano ng proyekto, dahil hindi ito nagdaragdag ng oras sa proyekto.

Ang pagtatantya ng isang gawain Level Of Effort ay isa sa mga pangunahing gawain ng isang manager ng proyekto.

Ipinasok namin ang aktibidad na ito bilang unang aktibidad ng plano ng proyekto, at tinawag namin itong Antas ng Pagsusumikap hindi tuwirang gastos, nang hindi pumasok sa mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, o tagal.

Maaari kaming magtalaga ng mga mapagkukunan ng anumang uri sa aktibidad na ito na may naaangkop na Yunit ng Takdang-aralin upang maikalat ang mga gastos nang pantay sa buong proyekto.

Tingnan natin ang hakbang-hakbang kung paano ito gawin:

1. Mag-right-click sa cell Simula ng unang aktibidad ng proyekto at pumili Kopyahin ang Cell;
2. Gamit ang kanang pindutan ng mouse sa cell Simula negosyo Level Of Effort hindi tuwirang gastos at piliin Idikit ang espesyal;
3. Sa screen na ipinapakita piliin I-paste ang link at kumpirmahin;
4. Sa puntong ito, mag-right-click sa cell Dulo ng huling aktibidad ng proyekto (na dapat maging katapusan ng proyekto ng proyekto) at pumili Kopyahin ang Cell;
5. Susunod, mag-click gamit ang kanang pindutan ng mouse sa cell Dulo negosyo Level Of Effort hindi tuwirang gastos at piliin Idikit ang espesyal;
6. Sa screen na ipinapakita piliin I-paste ang link e kumpirmahin.

Kapag ito ay tapos na, ang tagal ng aktibidad Level Of Effort hindi tuwirang gastos saklaw ang buong proyekto, sa aming kaso mula sa 26 Pebrero 2018 hanggang 27 Abril 2018.

Bilang defigumawa ng custom na field

Ang pagpapakita ng aktibidad LOE hindi tuwirang gastos maaaring nakaliligaw, dahil ito ay palaging kritikal. Maaaring may problema ang display ng GANTT sa display ng aktibidad LOE hindi tuwirang gastos, kaya tingnan natin kung paano ito itago.

Upang maiwasan ang pagpapakita nito, maaari kaming lumikha ng isang pasadyang patlang na uri markahan (totoo / maling), at isang filter ng display upang itago ang aktibidad LOE hindi tuwirang gastos.

Upang lumikha ng bukid Level Of Effort Task, mag-click sa "Magdagdag ng Bagong Haligi", at piliin ang "Custom Fields" mula sa menu ng konteksto

At lumikha ng bukid Level Of Effort Task Dumating markahan

Sa puntong ito maaari naming ipakita ang isang bagong haligi sa pamamagitan ng pag-uugnay ng bagong nilikha pasadyang patlang, at itakda ang halaga ng cell na may kaugnayan sa aktibidad Level Of Effort hindi tuwirang gastos a Si, tulad ng sa figure.

Ang halagang ito ay gagamitin ng filter na lilikha namin upang makilala ang aktibidad na nais naming itago.

Paano lumikha ng isang pasadyang filter

Upang lumikha ng filter, upang itago ang pagpapakita ng aktibidad Level Of Effort hindi tuwirang gastos mula sa menu tingnan, tinukoy namin ang listahan ng drop-down Walang filter naroroon sa gitna ng Ribbon sa pangkat Dati.
Mula sa drop-down list ng mga utos na pinili namin Iba pang mga filter at mula dito nag-click kami sa pindutan Bago.

Ipasok ang pangalan ng filter Tago LOE, inaaktibo namin ang check-box Ipakita sa menu upang laging ipakita ang bagong filter sa drop-down list ng magagamit na mga filter.

Ang mga pamantayan ng bagong filter ay:

Pangalan ng Patlang = Antas Ng Pagsusumikap
Kondisyon = "naiiba mula sa"
Halaga (s) = "Oo"

Pag-activate ng isang filter sa Microsoft Project

Mag-click sa Tingnan, isaaktibo gamit ang isang mouse i-click ang listahan ng mga magagamit na mga filter at pagkatapos ay mag-click sa Tago LOE,

Ang aktibidad Level Of Effort ito ay itatago.

Upang magtalaga ng mga mapagkukunan sa aktibidad na ito, magpatuloy nang normal. Subukan nating magtalaga ng mga mapagkukunan pangangasiwa e Sales Manager itinalaga sa isang max unit ng 50%. Sa ganitong paraan, kalahati ng hindi direktang gastos ng Project Manager at ng kanyang kumpanya ng kotse ay madadala ng proyekto.
Upang maiugnay ang gastos ng dalawang mapagkukunan sa aktibidad na ito sa panahon ng pagpapatupad ng proyekto, sapat na upang mapahusay ang kampo pagkumpleto ng% na may halaga na proporsyonal sa oras na lumipas mula sa simula ng proyekto hanggang sa oras na mai-update ang proyekto.

Maaari tayong magkaroon ng parehong resulta sa pamamagitan ng paglikha ng amga aktibidad ng suporta sa mga aktibidad sa proyekto.

Isang task Duyan o Antas ng Pagsusumikap maaari din itong sumangguni sa isang solong yugto ng proyekto.

Makikita natin ngayon kung paano gumawa ng LOE aktibidad na may ibang paraan kaysa sa nauna.

Lumilikha kami ng tatlong aktibidad:

• Ang unang aktibidad ng Suporta ay isang aktibidad ng buod na magkakaroon lamang ng dalawang gawaing uri ng Milestone sa loob nito;
• May kaugnayan kami Home-Start ang Unang aktibidad na may aktibidad ng Analisi;
• Lumilikha kami ng relasyon End-End sa pagitan ng Huling aktibidad at aktibidad ng transportasyon.

Ang resulta ay tulad ng sa sumusunod na pigura.

Sa puntong ito maaari tayong magtalaga sa aktibidad ng Suporta lahat ng mga mapagkukunan at gastos na kinakailangan upang suportahan ang buong proyekto.

Kung ang proyekto (o phase) ay sumasailalim ng isang extension ng oras, kung gayon ang tagal ng aktibidad LOE nadaragdagan at sa gayon ang mga gastos na nauugnay sa mga mapagkukunan na uri ng trabaho o mano-mano ang sisingilin.

Mga Kaugnay na Pagbasa

• Paano gumawa ng mga ulat at kung paano kunin ang nakabalangkas na data mula sa iyong mga proyekto na pinamamahalaan kasama ang MS Project
• Ano ang kritikal na pamamaraan ng landas
• Paano gumawa ng isang napakalaking paglilipat ng mga kaugnay na gawain sa Microsoft Project
• Gato, DeepMind at ang lahi patungo sa pangkalahatang artificial intelligence
• Paano lumikha ng isang ulat ng proyekto sa Microsoft Project

Ercole Palmeri