Chuyển đổi số: Lựa chọn phần mềm, lựa chọn nhà cung cấp

Việc lựa chọn phần mềm bắt đầu với lựa chọn nhà cung cấp

Có nhiều khía cạnh để xem xét trong việc lựa chọn phần mềm. Trên thực tế, vì bất kỳ ai sử dụng các giải pháp quản lý và không quản lý đều biết rõ, trong các hoạt động hàng ngày của họ, không có khả năng một công ty sẽ hoàn toàn độc lập với nhà cung cấp của mình sau khi mua lại: và đó là yếu tố đầu tiên cần xem xét. Thêm vào đó, mỗi nhà cung cấp có câu chuyện riêng của mình doanh nghiệp cần nói: các chuyên môn trong lĩnh vực CNTT-TT, kinh nghiệm tên miền cụ thể, cách thức hoạt động trên thị trường (cũng theo quan điểm truyền đạt ưu đãi và cung ứng của nó).

Đây là lý do cho bài viết này trên lựa chọn nhà cung cấp CNTT: cả hai để tạo điều kiện cho nhiệm vụ thực hiện đầu tiên lướt trong lời đề nghị rộng lớn, cả hai đề xuất một khả năng phương pháp phương pháp, do đó có cấu trúc, để lựa chọn. Một cách tiếp cận hữu ích, chúng ta đừng quên nó, cũng để tìm hiểu thêm về một vài nhà cung cấp mà chúng tôi sẽ quyết định gặp người khiêu vu hoặc chúng tôi quyết định cung cấp một tài liệu defixác định rõ ràng phạm vi can thiệp cần thiết của họ (và do đó hiểu được chất lượng và sự phù hợp sơ bộ của lời đề nghị của từng người trong số họ).

1. Danh mục đầu tiên của phiếu mua hàng

Làm thế nào để điền vào một cái đầu tiên danh sách các nhà cung cấp? Chúng tôi muốn nói đến một danh sách đầu tiên, rộng lớn thỏa mãn chúng tôi về tính đầy đủ. Các tiêu chí để biên dịch rất nhiều: chúng tôi có thể liệt kê tất cả các công ty CNTT & TT hoạt động trong khu vực của chúng tôihoặc những người trên web cho cụm từ chính mà chúng tôi quan tâm (tức là mô tả sản phẩm). Họ không thiếu danh sách trực tuyến, mạng lưới và hiệp hội của các công ty CNTT, danh sách những người tham gia vào các sự kiện đổi mới. Và cổ điển Truyền miệng giữa các đồng nghiệp cùng ngành.

Chúng ta hãy tưởng tượng rằng điều này đại diện cho sàng qua đó chúng ta sẽ xác định các nhà cung cấp mới hoặc đã biết rõ ràng có thể đáp ứng nhu cầu của chúng ta. Tất nhiên, như trong bất kỳ công việc kinh doanh, hệ số tiến độ có sẵn có liên quan của nó.

2. Lịch sử kinh doanh của nhà cung cấp

Bây giờ nó là một câu hỏi về việc thực hiện skinkle đầu tiên. Chúng tôi nhớ rằng mỗi nhà cung cấp có một lịch sử công ty: một loại nhận dạng và danh thiếp. Có tính đến việc, tất cả các tham số mà chúng tôi liệt kê bây giờ, danh thiếp đầu tiên của nhà cung cấp là của riêng họ thẩm định và từ anh ấy trung thực.

Vì vậy, hãy bắt đầu với việc lướt qua các nhà cung cấp tiềm năng. Điều ngay lập tức nhất là đánh giá việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ trực tiếp. Đây có thể là đầu tiên và quan trọng nhất của hai loại: một mặt có các nhà cung cấp giải pháp chung chung (một công ty cung cấp một phần mềm quản lý kế toán, hữu ích cho tất cả các lĩnh vực), mặt khác là những công ty đề xuất giải pháp dọc.

Hơn nữa, trong khi một số đề xuất giải pháp tiêu chuẩn hóa, những người khác cung cấp cho khách hàng khả năng của một tùy biến, cá nhân hóa của một đề nghị cho nhu cầu khách hàng cá nhân. Người ta không nói rằng một lựa chọn về bản chất là tốt hơn so với lựa chọn khác: nó phụ thuộc vào những gì chúng ta đang tìm kiếm và ngân sách có sẵn là gì.

Hơn nữa, chúng ta hãy cố gắng hiểu nó là gì đối tượng mục tiêu của một nhà cung cấp: các nhà cung cấp phần mềm chúng tôi đang chọn đã làm việc chủ yếu với PMI hoặc với nhóm lớn? Hơn nữa, từ những gì chúng tôi có thể xây dựng lại (nhờ vào trang web hoặc "trưng bày thể chế" khác), kinh nghiệm của họ có thể được cho là đặc biệt đáng tin cậy khi phản hồi lại chúng tôi yêu cầu tên miền? Và trong lĩnh vực này, nhà cung cấp có thể trưng bày tài liệu tham khảo quan trọng? Đây chắc chắn là một yếu tố trấn an cho những người thực hiện quy trình lựa chọn phần mềm. Năng lực của anh ấy trong lĩnh vực của chúng tôi là một khía cạnh quan trọng, bởi vì nó cho phép chúng tôi tìm thấy chính mình trước một người đối thoại, người nói ngôn ngữ kinh doanh của chúng tôi.

Cuối cùng, chúng tôi đánh giá cái gì làkinh nghiệm trong số các nhà cung cấp mà chúng tôi đang chọn: trong toàn cảnh quốc gia hoặc địa phương, tên của mỗi nhà cung cấp có liên quan đến một hoạt động lâu đời không? Không nhất thiết là một tiêu chí ưu đãi nhưng chắc chắn một nhà cung cấp kinh nghiệm có thể thích hợp hơn. Chúng ta đừng quên rằng đôi khi chúng ta cần nhà cung cấp là một tích hợp hệ thống (tính năng khó tìm hơn nhiều nhưng phụ thuộc vào thành công của dự án).

 3. Lời chứng thực trực tiếp

La lời khai trực tiếp, truyền miệng, là phương tiện lâu đời nhất để truyền đạt tính hợp lệ của người bán và đề xuất của anh ta.

Và ở đây có thể nhìn thấy, thậm chí còn hơn cả sự hiện diện của tổ chức trên internet và tại các sự kiện hội chợ, "tấm vé" của chuyến thăm của anh ấy tính chuyên nghiệp: Nhà cung cấp được kiểm tra có uy tín làm việc tốt, đặc biệt là trong dài hạn? Nó luôn luôn cung cấp hỗ trợ kịp thời? Bạn có giao công việc trong thời gian tốt? Nhân viên kỹ thuật hoặc hỗ trợ, người mà khách hàng thấy mình đang làm việc, là có sẵn, trung thực, chính xác, có thẩm quyền? Đây là những kỹ năng mềm đằng sau phần mềm và không kém phần quan trọng so với các yêu cầu chức năng và thông số kỹ thuật.

Điều này chắc chắn không làm mất hiệu lực các tài liệu tham khảo hoặc sự hiện diện của tổ chức, ngược lại: truyền miệng xác nhận hoặc phủ nhận giá trị của những gì, có thể nói, "được đưa ra trưng bày".

Tuy nhiên, hãy biết rằng không có nhà cung cấp nào không có tội lỗi (những người làm việc sai): đây là lý do tại sao nó có thể là một điều tốt để cảm nhận thêm lời chứng thực và hình thành một ý kiến ​​tổng thể.

 4. Yêu cầu Đề xuất: từ gửi đến các nhà cung cấp đã chọn

Bây giờ chúng tôi có danh sách ngắn các nhà cung cấp, chúng tôi có thể vào trung tâm của lựa chọn phần mềm: chúng tôi trình bày cho các nhà cung cấp các chi tiết về những gì chúng tôi mong đợi từ giải pháp (hoặc nếu bạn thích, các yêu cầu chúng tôi muốn đạt được). Tóm lại chúng tôi viết một Yêu cầu đề xuất (RfP), tài liệu tiết lộ các yêu cầu chức năng và thông số kỹ thuật mà chúng tôi mong muốn được đáp ứng. Nhưng trên hết defihãy xác định chu vi của dự án: điều này sẽ cho phép các nhà cung cấp khác nhau được đánh giá một cách đồng nhất.

Nhưng không chỉ. các RFP phản ánh các hoạt động được thực hiện cho đến nay: do đó nó nên chứa tất cả thông tin hữu ích để các nhà cung cấp được lựa chọn để làm cho họ hiểu rõ hơn nhu cầu của chúng tôi.

Bài viết này tóm tắt tốt những thông tin hữu ích mà chúng ta đang nói về. Nói tóm lại, Yêu cầu đề xuất nên làm rõ:

• chi tiết cho bài thuyết trình của ứng dụng (thời hạn, địa chỉ liên hệ để nộp đơn hoặc cho yêu cầu làm rõ);
• giới thiệu và tóm tắt về những gì sẽ được phơi bày trong tài liệu;
• tổng quan về hoạt động kinh doanh, để đóng khung yêu cầu cụ thể trong bối cảnh kinh doanh của nó;
• yêu cầu và thông số kỹ thuật (phần quan trọng nhất của RfP, về các khía cạnh chúng ta đã nói trong bài này);
• bất kỳ hạn chế trong đó nhà cung cấp phải tính đến;
• điều khoản và điều kiện của hợp đồng;
• tiêu chí lựa chọn, thông qua đó các giải pháp tối ưu sẽ được chọn.

Đây là những tin đồn dựa trên minh bạch tối đa thông tin đối với nhà cung cấp. Một số công ty không muốn đánh vần mọi khía cạnh liên quan đến nhu cầu mua lại của họ (ví dụ, nhiều người có thể không đề cập đến các tiêu chí lựa chọn nào cả). Tuy nhiên, chúng ta phải nhớ rằng chúng ta càng rõ ràng trong yêu cầu của mình, chúng ta sẽ càng đặt các nhà cung cấp vào vị trí để đáp ứng chúng ta với công việc của họ.

Cảnh báo. Để luôn tôn trọng các nguyên tắc minh bạch, chúng tôi sẽ chuyển tiếp luôn luôn là một yêu cầu đề xuất cho các nhà cung cấp được chọn trước: ngay cả khi họ đã có một giải pháp phần mềm đóng gói sẵn. Sau đó, nhiệm vụ của họ là làm cho rõ ràng cách họ từ chối lời đề nghị của họ bằng cách đáp ứng nhu cầu của chúng tôi theo cách tốt nhất. Tất nhiên, sau khi gửi tài liệu cho các nhà cung cấp mà chúng tôi đã ghi có ban đầu, chúng tôi cũng có thể quyết định công khai RFP: chúng tôi có thể nhận được các đề xuất hợp tác công nghệ thú vị từ các công ty CNTT mà chúng tôi chưa xem xét.

Đây là những khuyến nghị của chúng tôi cho chọn một nhà cung cấp tốt trong quá trình lựa chọn phần mềm: tất nhiên đó là một dấu vết, nhưng hữu ích để giải quyết nghiêm ngặt một giai đoạn cơ bản cho hoạt động kinh doanh của công ty. Công việc nội bộ cần được phát triển phải được xử lý nghiêm túc và điều này có chi phí, nhưng việc lựa chọn một đối tác sai lầm có thể gây tử vong cho sự thành công của dự án.

Chúng tôi giới thiệu bạn đến bài viết thứ tư về lựa chọn phần mềm (sắp tới), trong đó chúng tôi sẽ nhấn mạnh các khía cạnh kỹ thuật của dự án. Và bây giờ, lời bạn: bạn đã gặp phải vấn đề gì khi chọn nhà cung cấp phần mềm cấp doanh nghiệp?

Tác giả Paolo Ravalli

CEO Mainline srl