ለንግድ ቀጣይነት (BC) እና የአደጋ ማገገሚያ (DR) አስፈላጊ መለኪያዎች

ወደ ንግድ ሥራ ቀጣይነት እና የአደጋ ማገገም ስንመጣ፣ ሁኔታዎችን ለመከታተል መረጃ ቁልፍ እንደሆነ ሁላችንም እናውቃለን። 

በመለኪያዎች ላይ ሪፖርት ማድረግ እየሰሩት ያለው ነገር እየሰራ መሆኑን በትክክል ከሚያውቁት ጥቂት መንገዶች አንዱ ነው፣ ነገር ግን ለብዙ የንግድ ስራ ቀጣይነት እና የአደጋ ማገገሚያ አስተዳዳሪዎች ይህ ትልቅ ፈተና ነው። 

አውቶሜትድ መሳሪያ ከሌለን የBC/DR መለኪያዎችን ለመሰብሰብ በWord፣ Excel እና በሌሎች ክፍሎች ውስጥ ባሉ ባልደረቦች ላይ መታመን አለብን። 

የBC/DR አስተዳዳሪ ምን ማድረግ አለበት? 

BC/DR የአንድ ድርጅት ስኬት ወሳኝ አካል እንደሆነ አስቀድመው ያውቃሉ። እና የጥረቶችን ውጤታማነት ለመለካት መለኪያዎች እንደሚያስፈልግ እናውቃለን። የመጀመሪያው እርምጃ በንግድ ስራ ቀጣይነት እና በአደጋ ማገገሚያ እቅድ ውስጥ አስፈላጊ የሆኑትን መለኪያዎች መረዳት ነው, ይህም በትክክል ይህ ጽሑፍ ስለ ምን ይሆናል. እንዲሁም እነዚህን መለኪያዎች ለመሰብሰብ እና ሪፖርት ለማድረግ መሳሪያ ያስፈልግዎታል። እንደ ድርጅትህ መጠን እና እንደ BC/DR ፕሮግራምህ የብስለት ደረጃ ይህ ከኤክሴል አብነት እስከ ኃይለኛ አውቶማቲክ ሶፍትዌር ሊደርስ ይችላል።

አስፈላጊ የBC/DR መለኪያዎች

የማገገሚያ ዕቅዶችን ለማሳደግ እና ለመለካት 7 አስፈላጊ የBC/DR መለኪያዎች አሉ።

1. የመልሶ ማግኛ ጊዜ ግቦች (RTO)
2. የመልሶ ማግኛ ነጥብ ዓላማዎች (RPO)
3. እያንዳንዱን ወሳኝ የንግድ ሂደት የሚሸፍኑ እቅዶች ብዛት
4. እያንዳንዱ እቅድ ከተዘመነ በኋላ ያለው የጊዜ መጠን
5. ሊከሰት በሚችል አደጋ የተጋረጡ የንግድ ሂደቶች ብዛት
6. የንግድ ሥራ ሂደትን ወደነበረበት ለመመለስ የሚወስደው ትክክለኛ ጊዜ
7. በእርስዎ ግብ እና በእውነተኛ የማገገሚያ ጊዜዎ መካከል ያለው ልዩነት

ለመከታተል ብዙ ሌሎች መለኪያዎች ቢኖሩም፣ እነዚህ መለኪያዎች እንደ መሰረታዊ የፕሮግራም ግምገማ ሆነው ያገለግላሉ እና የማገድ ችግርን ለመቅረፍ ምን ያህል ዝግጁ እንደሆኑ ያመለክታሉ።

ወሳኝ መለኪያዎች በBC/DR

የመጀመሪያዎቹ ሁለት አስፈላጊ የBC/DR መለኪያዎች የመልሶ ማግኛ ጊዜ ዓላማዎች (RTO) እና የመልሶ ማግኛ ነጥብ ዓላማዎች (RPO) ናቸው። RTO እቃው ስራ ፈት ሊሆን የሚችልበት ከፍተኛ ተቀባይነት ያለው የጊዜ መጠን ነው። RPOs ምን ያህል ዕድሜ ሊያጡ እንደሚችሉ እና የእርስዎ ምትኬዎች ቀሪውን ይቆጥቡ እንደሆነ ይወስናሉ። ለምሳሌ፣ የአንድ ሰአት ውሂብ ማጣት ከቻልክ፣ ቢያንስ በየሰዓቱ ምትኬ መስራት አለብህ።

የመጠባበቂያ እና የማገገሚያ ሂደቶች ለጥሩ BC/DR እቅድ እምብርት ናቸው፣ስለዚህ ለስራው ምርጡን የመጠባበቂያ እና የመልሶ ማግኛ መሳሪያዎችን ለመወሰን ሁለቱንም RTOs እና RPOዎችን ማጤን አለብዎት። ለምሳሌ፣ ከመካከለኛ እስከ ከፍተኛ መጠን እና ዋጋ ያለው ቀጣይነት ያለው ግብይት ቢያመነጩ፣ ስንት የግብይት ደቂቃዎች ሊያጡ ይችላሉ? ምን ያህል ጊዜ ከስራ መውጣት ይችላሉ? እንዲህ ዓይነቱ መተግበሪያ በተከታታይ የውሂብ ጥበቃ (ሲዲፒ) በጣም ተደጋጋሚ የብሎክ ደረጃ መጠባበቂያዎች ሊጠቅም ይችላል፣ ነገር ግን ሁለቱንም RTOs እና RPOs ካልተመለከቱ በስተቀር ያንን ማወቅ አይችሉም።

በመጨረሻም, መለካት ያስፈልግዎታል የእያንዳንዱን የንግድ ሥራ ሂደት የሚሸፍኑ እቅዶች ብዛት , እንዲሁም እያንዳንዱ እቅድ ከተዘመነ በኋላ ጊዜው አልፏል . ቁልፍ የአፈጻጸም አመልካቾች (KPIs) አንድ ፕሮግራም ምን ያህል በጥሩ ሁኔታ እንደሚሰራ እና እርስዎ ችላ ሊሉት የማይችሉት መለኪያ ናቸው። ዕቅዶችዎን በምን ያህል ጊዜ እንደሚገመግሙ እና እንደሚያዘምኑ (ለምሳሌ፣ ወርሃዊ፣ 6 ወር ወይም አመታዊ) እና ምን ያህል የንግድ ስራዎች በመልሶ ማግኛ እቅድ እንደሚሸፈኑ KPIዎችን ማቀናበር ይችላሉ፣ ይህም 100% ሽፋንን ለማሳካት በተግባራዊ እቅድ። በጊዜ እና በንብረቶች ላይ አጭር ከሆኑ በጣም ወሳኝ በሆኑ የንግድ ሂደቶችዎ ይጀምሩ።

ለማቀድ መለኪያዎች

ንግዶች በመቶዎች እና በሺዎች የሚቆጠሩ ሂደቶች ሊኖራቸው ይችላል, እና ያለ እቅድ ሂደትን መልሶ ማግኘት አይቻልም. ለBC/DR እቅድ ቁልፍ መለኪያ ነው። ሊከሰት በሚችል አደጋ የተጋረጡ ሂደቶች ብዛት .

በስጋት ትንተና እና በንግድ ተጽእኖ ትንተና መጀመር አለብህ፡-

• ድርጅትዎን የሚያሰጉትን ዋና ዋና አደጋዎች ይረዱ እና፣
• የእነዚህ አደጋዎች ተጽእኖ በኩባንያው የተለያዩ ተግባራት ላይ. 

ከዚያም እነዚህን ሂደቶች ለመጠበቅ እና በአደጋ ጊዜ መቆራረጥን ለመቀነስ ዕቅዶችን መፍጠር ይችላሉ።

ግን የማይለዋወጡ እቅዶች ሊቆሙ ይችላሉ። በመተግበሪያዎች፣ ውሂብ፣ አካባቢ፣ ሰራተኞች እና አደጋዎች ላይ ለሚደረጉ ለውጦች መለያ ዕቅዶችዎን በየጊዜው ካላዘመኑ በስተቀር ሂደቶችን ወደ ኋላ መመለስ አይችሉም። በዑደቱ ውስጥ ተገቢ በሆኑ ነጥቦች ላይ የእቅድ ግምገማዎችን ለመጠየቅ ለራስዎ አስታዋሾችን ማዘጋጀት አለብዎት። ፍፁም በሆነ አለም ውስጥ ከተለያዩ የስራ ክፍሎች ኃላፊዎች እቅዶቻቸውን ገምግመው እንዳሻሻሉ ማረጋገጫ ታገኛላችሁ፣ ግን እውነቱን እንነጋገር ከተባለ እነዚያን ዕቅዶች መገምገም እና ማዘመን ትልቅ ችግር ነው፣ እናም በጊዜው ቢሰሩት ተአምራዊ ነው። ሶፍትዌሩን መጠቀም ይህንን የህመም ነጥብ ሊያቃልል ይችላል፡ ለተለያዩ የእቅድ ባለቤቶች የኢሜል አስታዋሾችን በራስ ሰር ማድረግ እና በሶፍትዌሩ ውስጥ እድገታቸውን መከታተል ይችላሉ - ምንም ተገብሮ ጠበኛ ኢሜይሎች አያስፈልጉም! ሶፍትዌሩ ከለውጥ አስተዳደር ጋር የተያያዙ ብዙ አሰልቺ ስራዎችን ያስወግዳል። ለምሳሌ፣ አውቶሜትድ የውሂብ ውህደቶች በሌሎች መተግበሪያዎች ላይ ውሂብ ሲለዋወጥ ውሂብዎን በራስ-ሰር እንዲዘምን ያደርጋል። በ100 ዕቅዶች ውስጥ አንድ ነጠላ ዕውቂያ ጥቅም ላይ ከዋለ እና የስልክ ቁጥራቸው ከተቀየረ፣ የተቀናጀ ሥርዓት ያንን ለውጥ ወደ ንግድዎ ቀጣይነት እና የአደጋ ጊዜ አስተዳደር ዕቅዶች ይገፋፋዋል።

የእቅድ እና የማገገም ውጤታማነትን ለመለካት መለኪያዎችን ይጠቀሙ

የንግድ ሥራ ተግባራት እንዴት እርስ በርስ እንደሚደጋገፉ ለመወሰን ቀላሉ መንገዶች አንዱ የጥገኛ ሞዴሊንግ መሣሪያን መጠቀም ነው። ይህ የማመልከቻዎ ጥገኞች RTOዎችን እና SLAዎችን እንዲያሟሉ ይፍቀዱልዎት እንደሆነ ለማየት ይረዳዎታል።

ለምሳሌ፣ በ12 ሰአታት ውስጥ ሂሳብ የሚከፈልበትን አገልግሎት መልሰው ማግኘት ከፈለጉ፣ ነገር ግን ይህ ለማገገም እስከ 24 ሰአታት ሊወስድ በሚችል የፋይናንሺያል ሶፍትዌሮች ላይ የሚመረኮዝ ከሆነ፣ የሚከፈለው ሂሳብ የ12-ሰዓት SLAን ማሟላት አይችልም። የጥገኝነት ሞዴል አውጪ እነዚህን ጥገኛ ግንኙነቶች በተለዋዋጭ ሁኔታ እና አንድ እቅድ መቼ እና እንዴት እንደሚፈርስ ያሳያል።

መለካት አለብህ የንግድ ሥራ ሂደትን ወደነበረበት ለመመለስ የሚወስደው ትክክለኛ ጊዜ . እያንዳንዱ እርምጃ ለምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ለመከታተል BC/DR መሣሪያን በመጠቀም የመልሶ ማግኛ ሂደቶችን መሞከር ይችላሉ።

በአማራጭ፣ እያንዳንዱን ደረጃ በእጅ የድሮውን ትምህርት ቤት ዘዴ መጠቀም ይችላሉ። እነዚህ ሙከራዎች ሰዎችዎ እና ሂደቶችዎ ያለዎትን እቅድ በመጠቀም RTOዎችን ማሟላት እንደሚችሉ ለማወቅ ይረዱዎታል። የማገገሚያ ሥራዎችን በእቅድዎ በፈቀደው ጊዜ ማጠናቀቅ መቻል አለቦት፣ እና ካልቻላችሁ፣ ዕቅዳችሁን እውን እና ሊደረስበት የሚችል እንዲሆን ማሻሻል አለቦት።

በመጨረሻም፣ በዚህ ሃብት ውስጥ የተሸፈነው የመጨረሻው መለኪያ ነው። በእውነተኛ እና በተጠበቀው የማገገሚያ ጊዜ መካከል ያለው ልዩነት , በተጨማሪም ክፍተት ትንተና በመባል ይታወቃል. ክፍተቶችን መሞከር፣ አለመሳካት እና ማገገሚያ ሙከራ፣ የድርጅት ደረጃ BC/DR ሙከራ እና ክፍተት ትንተና መሞከር ይችላሉ። አንዴ በእቅዶችዎ ውስጥ ክፍተቶችን ካገኙ፣ KPIዎችን ማዘጋጀት እና በእቅድ ሂደትዎ ውስጥ ሊጠቀሙባቸው ይችላሉ።

የBC/DR ውሂብን ለማጽዳት ምርጥ ልምዶች

በBC/DR ሶፍትዌር የሚሰበሰበው መረጃ ትክክለኛ ሪፖርት ማድረግ እና እቅድ ማውጣትን ለማረጋገጥ "ንፁህ" መሆን አለበት። ለጥሩ የውሂብ ንፅህና፣ የውሂብ ግቤትን በተቆልቋይ ምናሌዎች፣ በምርጫ ዝርዝር፣ በጽሁፍ ቅርጸት እና በመረጃ ማረጋገጫ ደረጃውን የጠበቀ ማድረግዎን ያረጋግጡ። ለምሳሌ፣ የሰራተኛ ስልክ ቁጥሮችን በእቅድ ውስጥ ብናስቀምጠው፣ እነዚያ ስልክ ቁጥሮች የአካባቢ ኮድን ያካተቱ እና በጥቅም ላይ ያሉ መሆናቸውን ለማየት እንዲፈትሹ እንመክራለን።

ማባዛት እና የማንነት እና የመዳረሻ አስተዳደር (አይኤኤም) የሚያምር ውሂብ ለማምረት ያግዛል። ተመሳሳይ ግቤቶችን በርካታ ገጽታዎች ለማስወገድ ማባዛትን መጠቀም ይችላሉ። ምስክርነቶችን መጠቀም ይችላሉ (ማረጋገጫከፈቃዶች ጋር ()ፍቃድ መስጠት) ብቁ ተጠቃሚዎች ብቻ መዝገቦችን እና ዋና ዳታዎችን መግባታቸውን ለማረጋገጥ። እንዲሁም የቢሲ/ዲአር ስርዓትን ከሌሎች አፕሊኬሽኖች ጋር በማዋሃድ (ለምሳሌ የሰው ሃይል ሲስተም) መዝገቦችን ማባዛት እና የስህተት እድልን ለማስወገድ ብዙ ጊዜ እና ችግር ይቆጥባሉ።

የት መጀመር?

የግንኙነት ሞዴሊንግ መሳሪያን በመጠቀም ወሳኝ የንግድ ተግባራትን እና እንዴት እርስ በርስ እንደሚተማመኑ ይወስኑ።

በመቀጠል፣ RTO እና RPO መለኪያዎችን በመጠቀም ተቀባይነት ያለው የስራ ጊዜ ገደብ አዘጋጅተናል። ወደ እነዚያ ገደቦች መቅረብ ወይም ካለፍን ለማየት ዕቅዶችን እንፈትሻለን። ከዚያ በኋላ እቅዶቹን እንከልስ እና እንደገና እንፈትናቸው. ዕቅዶች ምን ያህል ጊዜ እንደሚሻሻሉ እና እንደሚሞከሩ ለመለካት KPIዎችን ማዘጋጀት እና የታቀደውን ከትክክለኛው የመልሶ ማግኛ ጊዜ ጋር ለማነፃፀር ክፍተት ትንተና ማካሄድ አለብን።

በመጨረሻም ለትክክለኛ ዘገባ መረጃ "ንፅህና" ማቆየትዎን ያረጋግጡ። መረጃው የተሳሳተ ከሆነ የBC/DR መለኪያዎች ሙሉ በሙሉ ከንቱ ናቸው። ምንም ሀሳብ የሌለው ሊመስል ይችላል፣ ነገር ግን ምን ያህል ኩባንያዎች SLA ቸውን በተሳሳተ መንገድ በሚያቀርቡ ሪፖርቶች እራሳቸውን ወደ የውሸት የደህንነት ስሜት እንደሚሸጋገሩ ያስገርማል። ምንጊዜም ቢሆን ምክንያታዊ መሆን የተሻለ ነው፣ ምንም እንኳን ይህ ማለት የሚከሰቱትን አደጋዎች መቀበል ማለት ነው።

Ercole Palmeri