Cómo y qué costos ingresar a Microsoft Project Cost Management

La Gestión de Costos del proyecto es fundamental para el logro de los objetivos, en cumplimiento de los tiempos. Microsoft Project implementa una metodología muy flexible y fácilmente adaptable para todos los sectores.

Para una correcta gestión de costos en Microsoft Project, es bueno identificar primero los tipos de recursos, el tipo de costo, la disponibilidad y la variabilidad en el tiempo.

Los diversos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (como papel, madera o cemento) o un recurso de costo.

Antes de hablar sobre la administración de costos en Microsoft Project, comencemos por identificar los tipos de costos:

• Recurso de trabajo, con el costo resultante de un desempeño laboral. En este caso, es posible ingresar las tasas de un recurso de trabajo y las tasas de uso de un recurso de trabajo. En el primer caso, el costo de un recurso humano se declara especificando la tarifa por hora estándar y extraordinaria por hora, por ejemplo, la actividad laboral de un empleado o un consultor. En el segundo, el costo del recurso se declara para su uso, por ejemplo, la actividad laboral identificada por un servicio, por ejemplo, una entrega de mensajería o una actividad de tarifa plana;
• Recurso de material, le permite especificar el costo del material utilizado durante el proyecto. Como ejemplo, podemos identificar los materiales necesarios para la producción y los consumibles;
• Costo de recursos, le permite aplicar un costo a una actividad mediante la asignación de un elemento de costo a esa actividad. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar cualquier cantidad de recursos de costos a una actividad. Los recursos de costos ofrecen un mayor control cuando se aplican varios tipos de costos a las actividades. Como ejemplo podemos considerar una tarifa aérea o alquilar una habitación o maquinaria;
• Costo fijo para una actividad o proyecto, atribuible a una actividad y no a un recurso.

Es necesario considerar que para los recursos laborales, se aplica la tasa de IVA por unidad de tiempo. Si bien tanto los recursos de costos como los recursos materiales, se aplica la tasa de IVA por unidad de medida especificada.

Cómo ingresar las tarifas para el recurso de trabajo, en el caso de la provisión de empleados o consultores, pagados a tiempo

Procedemos con los siguientes pasos

1. Clic Lista de recursos en la pestaña Mostrar.
2. En el campo Nombre del recurso seleccione un recurso o escriba un nuevo nombre de recurso.
3. En los campos Tasa de soporteard e Rate straordinario ingrese la tasa estándar y extraordinaria del recurso.

Sin embargo, un recurso podría tener diferentes tasas en función de diferentes factores:

• Tipo de trabajo
• Lugar de trabajo
• Descuento por volumen resultante del trabajo
• Cambios realizados con el tiempo
• Recursos utilizados, por ejemplo capacitados o con experiencia.

Microsoft Project puede administrar estas variantes a través del diálogo de información de recursos. Veamos cómo acceder a la información de recursos:

1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo. Información de recursos, luego elija la pestaña Costi.
2. In tablas de tarifas, ingrese la fecha de validez a partir de la cual se aplicarán las nuevas tarifas;
3. En las columnas Tarifa estándar e Tasa extraordinaria ingrese las tasas de recursos;
4. Para ingresar una modificación de la tarifa que entrará en vigencia en otra fecha, en las filas adicionales de las tablas de tarifas, escriba o seleccione la nueva fecha y las nuevas tarifas estándar y de tiempo extra;
5. Para ingresar otros conjuntos de tarifas para el mismo recurso, haga clic en la pestaña B;

consejos:

• El proyecto calcula los costos totales cuando los recursos se asignan a actividades;
• un cambio en la tasa estándar para un recurso afecta el costo de las actividades completadas en 100% (donde el recurso está obviamente comprometido);
• Después de ingresar múltiples tasas para un solo recurso usando tablas de tasas, puede cambiarlas usando la tabla para una asignación determinada (Gestión de la actividad, seleccione el recurso, haga clic con el botón derecho y seleccione Información. En la pestaña costes seleccione la tabla de tarifas que se utilizará en la lista Tabla de tarifas.

Cómo ingresar tarifas para el uso de un recurso de trabajo

1. Clic Lista de recursos en la pestaña Mostrar.
2. Completa la columna Nombre del recurso e Costo / Uso para el recurso que tiene una tasa fija para cada tarea. Los recursos pueden tener un costo por uso, así como costos basados ​​en tasas de tiempo (párrafo anterior).

Es posible ingresar más de un costo por uso para cada recurso para obtener combinaciones con tasas mixtas:

1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo. Información de recursos y luego haga clic en la pestaña Costi.
2. In tablas de tarifas, ingrese la fecha en que se cambiará la tarifa en la columna Fecha de validez de la tarjeta (Configuración predeterminadadefinita).
3. Completa la columna Costo por uso.
4. Para ingresar un costo por uso que tendrá efecto en otra fecha, en las filas adicionales de las tablas de tarifas, escriba o seleccione la nueva fecha y el nuevo costo por uso.
5. Para ingresar otros conjuntos de costos para el mismo recurso, haga clic en la pestaña B;

Asesoramiento → Si normalmente usa las tablas de tasas, agregue la columna Tabla de tarifas en la pantalla de la Gestión de la actividad.

Cómo ingresar un costo fijo para una actividad o para todo el proyecto

Los costos fijos se asignan a una actividad y son útiles para planificar y adquirir los costos de las actividades que pueden ocurrir además de los derivados de los recursos asignados. Los costos fijos se aplican a una actividad y no a un recurso.

1. En la pestaña Mostrar clic Diagrama de Gantt.
2. Elegir mesa del menú Mostrar, luego seleccione Coste.
3. En el campo Nombre de la actividad seleccione la actividad para la cual ingresar un costo fijo.
4. En el campo Costos fijos Ingrese un valor de costo.

También es posible ingresar costos fijos para todo el proyecto, si solo está interesado en los costos generales del proyecto.

1. Elegir opciones del menú Instrumentos y luego haga clic en la pestaña Avanzado.
2. In Opciones de visualización para el proyecto seleccione la casilla de verificación Mostrar tareas de resumen del proyectoluego elija OK.
3. En el campo Nombre de la actividad seleccione actividades de resumen del proyecto.
4. En el campo Costos fijos escriba un costo para el proyecto.

Cómo ingresar los precios de un costo de recursos

Un recurso de costo le permite aplicar un costo a una actividad mediante la asignación de un elemento de costo (como un pasaje aéreo o alquiler) a esa actividad. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar cualquier cantidad de recursos de costos a una actividad. Los recursos de costos ofrecen un mayor control cuando se aplican varios tipos de costos a las actividades.

Antes de ingresar un costo para un recurso de costo, debe crear el recurso de costo:

1. Elegir Lista de recursos del menú Mostrar.
2. En el campo Nombre del recurso escriba un nombre para el recurso de costo y luego haga clic Información sobre el recurso.
3. En el cuadro de diálogo Información de recursos clic Coste lista Tipo de la tarjeta General.

Después de crear el recurso de costo, puede asignarlo a una actividad, luego ingresar los costos para asignar el recurso a través de la vista Administración de tareas.

1. Elegir Gestión de la actividad del menú Mostrar.
2. Seleccione la tarea a la que está asignado el recurso de costo y luego haga clic en Información de asignación.
3. En el cuadro de diálogo Información de asignación haga clic en la pestaña General, luego ingrese un valor de costo en el cuadro Coste.
4. Elegir OK.

Cuando se aplica un costo utilizando un recurso de costo asignado a una actividad, la cantidad del recurso de costo puede variar dependiendo de cómo se use el recurso de costo.

Ideas:

• A diferencia de los costos fijos, los recursos de costos se crean como un tipo de recurso y luego se asignan a una actividad.
• A diferencia de los recursos laborales, los recursos de costos no pueden especificar un calendario aplicado a estas propiedades. 
• Si ha estimado valores múltiples para un recurso de costo por un período de tiempo y valores reales distintos de las estimaciones, Project 2007 reemplaza las estimaciones con valores reales. Este comportamiento de los recursos de costos es diferente de otros tipos de recursos porque los recursos de costos no están vinculados al trabajo real.
• El valor monetario de los recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo realizado en la actividad a la que fueron asignados.

Cómo ingresar las tasas de un recurso material

1. Elegir Lista de recursos del menú Mostrar.
2. Elegir mesa del menú Mostrar y luego haga clic colocación.
3. En el campo Nombre del recurso seleccione un recurso material o escriba un nuevo nombre de recurso material.
4. Si se trata de un nuevo recurso material, haga lo siguiente:
   1. seleccionar Material in Tipo campo.
   2. Ingrese el nombre de una unidad de medida en el campo Etiqueta de material
5. En el campo Stand rate. ingrese una tasa.

También en este caso es posible ingresar más de una tarifa para cada recurso material, como ya se describió en los párrafos anteriores.

Cómo ingresar tarifas para el uso de un recurso material

1. Elegir Lista de recursos del menú Mostrar.
2. Elegir mesa del menú Mostrar y luego haga clic colocación.
3. En el campo Nombre del recurso seleccione un recurso material o escriba un nuevo nombre de recurso material.
4. Si se trata de un nuevo recurso material, seleccione Material in Tipo campo.
5. Si se trata de un nuevo recurso material, escriba el nombre de una unidad de medida en el campo Etiqueta de material
6. Escriba un valor de costo en el campo Costo / Uso.

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Ercole Palmeri

Gerente de Innovación Temporal