Cómo crear y compartir un grupo de recursos en Microsoft Project

El gerente de proyecto siempre debe saber quién está disponible para colaborar en un proyecto. Esta podría ser una operación exigente, especialmente en una gestión de proyectos múltiples.

Si asigna las mismas personas a diferentes proyectos o usa recursos compartidos en un proyecto, puede ser útil fusionar toda la información de recursos en un solo archivo central llamado grupo de recursos. De esta manera, es posible identificar conflictos de asignación y ver la asignación de tiempos para cada proyecto.

Usted también puede estar interesado en: Gestión de proyectos en formación experiencial

Procedemos a crear un equipo compartido de recursos.

1. En la pestaña Resources haga clic en la flecha al lado de Planificación del equipo y haga clic Lista de recursos.

2. Clic Agregar recursos e importar información sobre los recursos existentes.

Para ingresar información sobre nuevas personas, haga clic en Recurso de trabajocompleto Nombre del recurso Añadir detalles.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de cada proyecto compartido proviene de este grupo de recursos. Toda la información, como asignaciones, tarifas, calendario y disponibilidad, se lee del repositorio común en el grupo de recursos.

Usted también puede estar interesado en: Gestión de proyectos: formación para la gestión de la innovación.

Cómo usar el grupo de recursos

1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

2. Abra el proyecto que compartirá los recursos del grupo y haga clic en recurso > Grupo de recursos > comparte recursos.

Clic Usar recursos (se requiere al menos un grupo de recursos abierto), luego en la caja Da Haga clic en el proyecto de grupo de recursos abierto en el paso "Proyecto de grupo de recursos".

Clic Prioridad otorgada a la agrupación si desea que la información de los activos reemplace cualquier información contradictoria del proyecto compartido.

         o

         Clic Prioridad otorgada al accionista si desea que la información del proyecto reemplace cualquier información contradictoria de los recursos.

Clic OK.

En este punto, puede utilizar los recursos para el proyecto. Cualquier recurso en el proyecto se agrega automáticamente al grupo.

Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en Actividades > Diagrama de Gantt > Lista de recursos.

Te puede interesar: Cómo y qué costos ingresar a Microsoft Project Cost Management

Uso de información de uso de recursos

Puede ver y actualizar el archivo del grupo de recursos desde el archivo del proyecto actual (archivo compartido). Es una buena práctica actualizar y ver periódicamente los recursos para obtener la información más reciente sobre las tareas y su posible impacto en los proyectos.

1. Abra el archivo de recurso compartido.
2. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona Abra el grupo de recursos para ver las asignaciones contenidas en los archivos compartidos. El grupo de recursos se abrirá como de solo lectura.
3. Para ver las asignaciones entre proyectos que comparten el grupo de recursos, haga clic en Actividades > Diagrama de Gantt > Uso de recursos.
4. Después de realizar actualizaciones, haga clic en recurso > Grupo de recursos > Actualizar grupos de recursos.

Para más información sobre los cursos de formación en Gestión de Proyectos y Microsoft Project, puedes contactar conmigo enviándome un email a info@bloginnovazione.o rellenando el formulario de contacto de BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri