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Microsoft Project nos ayuda con la posibilidad de elegir entre el modo manual o el modo automático de planificación. En el primer caso, el Gerente de Proyecto gestionará manualmente la información de cada actividad individual. En el segundo caso, Project Microsoft utiliza un algoritmo que permite reajustar las actividades con cada cambio, intentando optimizar tiempos y costes, respetando las limitaciones.
Este algoritmo opera en las actividades respetando las características de las actividades mismas. Una de estas características está especificada por la información Task Type. Los tipos de actividades se refieren a actividades programadas automáticamente y son tres: Fixed Duration, Fixed Units e Fixed Work. Dependiendo del tipo de actividad se determina el comportamiento de la duración, el trabajo y las unidades en la programación de proyectos y gestión de actividades.
Para cambiar un tipo de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea en el diagrama de Gantt y luego haga clic en la pestaña Advanced.
In programación automática, supongamos que tenemos un negocio de unidades fijas (Fixed Units). Con una unidad de recursos de tiempo completo disponible durante 8 horas cada día. La actividad está configurada con una duración de 3 días y 24 horas de trabajo.
Si luego intentamos asignar otro recurso de tiempo completo a la tarea, la duración de la tarea se recalculará automáticamente. La actividad tendrá así asignadas dos unidades, una duración de 1,5 días, con dos recursos trabajando simultáneamente y siempre 24 horas de trabajo en total.
Estableciendo la misma tarea como tarea de trabajo fija. La tarea solo podrá utilizar la cantidad de trabajo especificada, ni más ni menos. En el siguiente ejemplo, la tarea tiene un recurso de tiempo completo disponible para 8 por día, una duración de 10 días y 80 horas de trabajo.
Si luego asignamos otro recurso de tiempo completo a la tarea, la duración de la tarea se recalculará automáticamente. La actividad tendrá por tanto asignadas dos unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo.
Si descubre que tiene 8 días en lugar de 10 para completar la tarea, se volverán a calcular las unidades de recursos. Para completar la tarea en 80 horas en el transcurso de 8 días, deberá asignar 1,25 unidades de recursos. La unidad de recursos actualmente asignada a la tarea está asignada al 125%. Luego deberá asignar otro recurso para dar cabida a la asignación adicional del 25 %.
Si resulta que la tarea requerirá 20 horas de trabajo adicional, la duración de la tarea se volverá a calcular automáticamente. La actividad tendrá por tanto 100 horas de trabajo, una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
Si configuramos la misma actividad como actividad de duración fija. La actividad deberá finalizarse dentro del plazo especificado. En este ejemplo la actividad tiene un recurso de tiempo completo disponible durante 8 horas diarias y una duración de 10 días, con 80 horas de trabajo.
Al asignar otro recurso a la tarea, el trabajo atribuido a cada recurso se recalcula automáticamente. Cuando solo se asignaba un recurso a la tarea, éste debía completar 80 horas de trabajo. Si asigna otro recurso a la tarea, cada recurso deberá completar 40 horas de trabajo en el transcurso de 10 días, para un total de 80 horas de trabajo. Además, en el caso de otra unidad de recursos, se modifica la asignación de ambas unidades dividiendo el trabajo al 50% y por tanto quedando ambos recursos disponibles al 50% para otras actividades.
Si descubre que solo tiene 8 días, no 10, para completar la tarea, el trabajo de la tarea se recalculará automáticamente. La actividad tendrá una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.
Si la tarea requiere 20 horas de trabajo adicional, se volverán a calcular los recursos necesarios para la tarea. La actividad tendrá 100 horas de trabajo, una duración de 10 días y 1,25 unidades de recurso. La unidad de recursos actualmente asignada a la tarea tiene un 125 % asignado y, por lo tanto, deberá asignar otro recurso para acomodar la asignación adicional del 25 %.
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