Jak analizować postęp projektu względem prognoz w Microsoft Project

Baza jest kluczem do przeprowadzenia analizy projektu, a co za tym idzie porównania sytuacji obecnej z oczekiwaną. 

Gdy ustawisz prognozę w Project (możesz ustawić ich maksymalnie 11), program wykonuje migawkę Twojego harmonogramu i wartości kosztów, którą możesz następnie wykorzystać do porównania bieżących wartości z pierwotnie zaplanowanymi. 

Co można zrobić z planami bazowymi projektu? 

A jak je postrzegasz, gdy masz więcej niż jeden?

Szacowany czas czytania: 11 minuti

Zapisz więcej niż jeden baseline warto to zrobić analiza projektui jest przydatny w kilku sytuacjach. Załóżmy, że uwzględniasz prośbę o poważną zmianę w planie projektu. Zachowanie pierwotnej wartości bazowej jest dobrym pomysłem, zwłaszcza gdy chcesz odpowiedzieć na pytania interesariuszy dotyczące przyczyny dużej różnicy w porównaniu z pierwotnymi datami i kosztami. Jednocześnie możesz użyć nowej prognozy z żądaniem zmiany do śledzenia wydajności planu z wprowadzonym żądaniem zmiany.

Możesz go potrzebować baseline dodatkowe, gdy w projekcie zachodzą zmiany innego rodzaju: interesariusze znacznie zwiększają lub zmniejszają zakres projektu lub projekt o wyższym priorytecie tymczasowo wstrzymuje Twój. Pierwotne wartości bazowe nie powodują już znaczących odchyleń, dlatego potrzebna jest nowa prognoza, która odzwierciedlałaby zmieniony harmonogram i koszty.

Więcej baseline mogą również pomóc w dokumentowaniu trendów na przestrzeni czasu. Załóżmy, że Twój projekt uległ opóźnieniu i wdrażasz strategię odzyskiwania. Możesz zachować baseline oryginalny, ale ustaw nowy, korzystając z wartości obowiązujących przed rozpoczęciem przywracania. W ten sposób możesz porównać oryginalne wariancje z wariancjami regeneracji, aby sprawdzić, czy korekta kursu pomoże. Innym sposobem oceny trendów jest dodanie wartości bazowych w kluczowych momentach projektu, np. w każdym kwartale fiskalnym lub na końcu każdej fazy.

Ustawianie więcej baseline

Jeśli zamierzasz używać więcej baseline, warto go zarchiwizować drugi kopia baseline oryginał na przykład w polach Baseline 1. W ten sposób masz kopię pliku baseline oryginał dla potomności. Jednocześnie możesz zachować swoją najnowszą prognozę w polach Baseline di Project, aby łatwo było zobaczyć odchylenia od ostatniej wartości bazowej w polach Wstępna wariancjadefinoc.

Oto jak ustawić wiele poziomów bazowych, jednocześnie łatwo śledząc odchylenia dla najnowszego:

1. Przejdź do sekcji Harmonogram na karcie Projekt i wybierz opcję Ustaw prognozę –> Ustaw prognozę. Zostanie otwarte okno dialogowe Konfiguracja baseline.
2. W zestawie „Zestaw baseline„, zapisz pierwszy baseline wybierając Linia bazowa 1.
3. Upewnij się, że zaznaczona jest opcja „Cały projekt”. Ta opcja zapisuje wartości bazowe dla całego projektu, czyli to, czego chcesz za pierwszym razem.
4. Kliknij OK. Projekt przechowuje bieżące wartości rozpoczęcia, zakończenia, czasu trwania, wysiłku i kosztu w odpowiednich polach, takich jak Oczekiwany początek1, Oczekiwany koniec1, Oczekiwany czas trwania1, Oczekiwana praca1 i Oczekiwany koszt1.
5. Natychmiast powtórz kroki od 1 do 4, aby zapisać baseline oryginał po raz drugi, ale tym razem podobny baseline.

Po otwarciu okna dialogowego Ustawienia baseline po zapisaniu przynajmniej jednego baseline, zbiór baseline” pokazuje ostatnią zapisaną datę dla baseline. Na przykład do ustawionych linii bazowych na końcu ich nazw dodano „(ostatni zapis w dniu mm/dd/rr)”, gdzie mm/dd/rr to ostatnia zapisana data dla tego baseline.

Jeśli spróbujesz ustawić a baseline który został już zapisany, Project ostrzega, że ​​plik baseline został użyty i zapyta, czy chcesz go zastąpić. Kliknij Tak, aby zastąpić istniejące wartości pliku baseline (na przykład, jeśli wykorzystałeś wszystkie 11 poziomów bazowych i chcesz ponownie użyć starszego). Jeśli nie chcesz tego zastępować, kliknij przycisk Nie w oknie dialogowym Ustawienia baseline, Wybierz jeden baseline różne.

Kiedy będziesz gotowy, aby ocalić kolejnego baseline, oto co musisz zrobić:

1. W sekcji Harmonogram na karcie Projekt wybierz opcję Ustaw prognozę –>Ustaw prognozę.
2. W zestawie „Zestaw baseline„, wybierz Linia bazowa 2, aby trwale zapisać drugą baseline. Upewnij się, że wybrano „Cały projekt”, a następnie kliknij OK.
3. Natychmiast zapisz ponownie bieżący harmonogram projektu jako punkt odniesienia. W ten sposób pola odchylenia, takie jak odchylenie początkowe, odchylenie końcowe i odchylenie kosztowe, pokazują rozbieżności między wartościami bieżącymi a wartościami baseline najnowszy.

Uwaga: Dla każdej dodatkowej prognozy zapisz harmonogram projektu raz jako prognozę i raz jako kolejną pustą prognozę.

Wyświetlanie wielu linii bazowych

Jeśli chcesz porównać swoje obecne postępy z baseline nowszy, widok śledzenia Gantta jest doskonały. Pokazuje kolorowe paski zadań dla bieżącego harmonogramu nad szarymi paskami zadań dla oczekiwanych dat rozpoczęcia i zakończenia.

Jeśli jednak zapiszesz więcej niż jedną linię bazową, możesz chcieć wyświetlić je w tym samym czasie, aby móc porównać skuteczność jednej z następną. Widok Gantta z wieloma liniami bazowymi przedstawia różne kolorowe paski aktywności dla linii bazowej, linii bazowej 1 i linii bazowej 2. W tym widoku w sekcji Widoki aktywności na karcie Widok wybierz Więcej widoków -> Więcej widoków. W oknie dialogowym Więcej widoków kliknij dwukrotnie opcję Wiele linii bazowych Gantta. Więcej linii bazowych Gantta pokazuje paski zadań tylko dla linii bazowej, linii bazowej 1 i linii bazowej 2. Nie wyświetla pasków zadań dla bieżącego harmonogramu.

Aby zobaczyć inne baseline lub wiele linii bazowych, możesz zmienić widok na kilka sposobów. Na wstążce możesz wyświetlić dowolne baseline pożądane w dowolnym widoku wykresu Gantta. Wyświetl żądany widok wykresu Gantta, a następnie wybierz kartę Formatowanie. W sekcji Style pasków kliknij strzałkę w dół baseline, a następnie wybierz baseline chcesz obejrzeć. Na przykład, jeśli domyślnie przeglądasz widok śledzenia Ganttadefinita używa linii bazowej do podstawowych pasków aktywności. Jeśli jednak wybierzesz opcję Linia bazowa 2 w menu Style paska linii bazowej na karcie Format, podstawowe paski zadań będą odzwierciedlać daty według linii bazowej 2.

Co jednak zrobić, jeśli chcesz, aby widok przedstawiał paski aktywności od linii bazowej 1 do linii bazowej 4 w celu oceny trendów w czasie? Jeśli tak, możesz zmienić defiwizję, aby właśnie to zrobić.

1. Skopiuj widok Gantta zawierający wiele linii bazowych i nadaj mu nazwę FourBaselines. (Po wyświetleniu wieloliniowego widoku Gantta w sekcji Widoki zadań na karcie Widok wybierz Więcej widoków -> Więcej widoków. W oknie dialogowym Więcej widoków kliknij opcję Kopiuj, wpisz nową nazwę w polu Nazwa, a następnie kliknij kliknij OK.Wróć do okna dialogowego Więcej widoków i kliknij Zamknij.
2. W narzędziach wykresów Gantta | Na karcie Formatowanie, w sekcji Style pasków kliknij Format ->Style pasków. Otworzy się okno dialogowe Style pasków.
3. Wybierz wiersz paska zadań, który chcesz powielić (na przykład Linia bazowa 2), a następnie kliknij opcję Wytnij wiersz.
4. Zanim zrobisz cokolwiek innego, kliknij opcję Wklej wiersz, aby wstawić wycięty wiersz w miejscu, w którym pierwotnie się znajdował.
5. Wybierz wiersz poniżej, w którym chcesz wstawić skopiowany wiersz, a następnie ponownie kliknij opcję Wklej wiersz. Program Project wstawi kolejną kopię wiersza bezpośrednio nad wybranym wierszem.
6. Zmień komórki Nazwa, Od i Do nowego wiersza, aby pasowały do baseline które chcesz pokazać. Na przykład, aby wyświetlić Linia bazowa 3, zmień nazwę tak, aby zawierała Linię bazową 3, a następnie w komórkach Od i Do wybierz odpowiednio Początek linii bazowej 3 i Koniec linii bazowej 3.
7. Na karcie Paski w dolnej połowie okna dialogowego Style pasków wybierz kształt i kolor paska. Linia bazowa 1, Linia bazowa 2 i Linia bazowa 3 używają już koloru czerwonego, niebieskiego i zielonego, więc wybierz kolor taki jak turkusowy, pomarańczowy lub fioletowy. W polu Kształt wybierz wąski górny, środkowy lub dolny pasek.
8. Jeśli w widoku Gantta z wieloma liniami bazowymi uwzględnisz więcej niż trzy linie bazowe, musisz dodać do widoku drugi wiersz paska zadań. W oknie dialogowym Style pasków, w komórce Wiersz paska zadań wpisz 2 aby poinformować program Project o umieszczeniu paska zadań baseline w drugim wierszu wykresu Gantta.
9. Powtórz kroki od 3 do 8, aby utworzyć paski aktywności dla działań podzielonych, kluczowych i podsumowujących na potrzeby prognozowania.

Oto jak wyglądają defidefinicje stylów pasków po dodaniu kolejnego baseline na widok:

A oto jak wygląda widok z więcej niż trzema zestawami słupków w baseline.

A plany tymczasowe?

Okno dialogowe Ustaw prognozę zawiera drugą opcję: „Ustaw plan przejściowy”. W odróżnieniu od prognoz projektu, plany tymczasowe zapisują jedynie daty rozpoczęcia i zakończenia, a nie czas trwania, koszty i pracę. Plany wstępne są pozostałością po poprzednich wersjach programu Project, gdy program oferował jedynie wersję bazową.

Nawet przy 11 poziomach bazowych oferowanych obecnie przez Project, wstępne plany mogą się przydać. Jeśli importujesz harmonogram projektu z Project 2002 i wcześniejszych wersji (może się to zdarzyć), wszelkie dodatkowe informacje na temat prognozy znajdą się w polach planu tymczasowego (Początek1/Koniec1 do Start10/Koniec10). Możesz skopiować te dane z pól Początek i Koniec planu tymczasowego (na przykład Początek2/Koniec2) do pól prognozy, takich jak Linia bazowa2. Możesz także zapisać plany przejściowe jako prognozy częściowe wśród zapisanych prognoz pełnych.

Często zadawane pytania

Powiązane lektury

• Jak utworzyć wykres Gantta w programie Microsoft Project
• Jak tworzyć raporty i wyodrębniać dane strukturalne z projektów zarządzanych za pomocą MS Project
• Versace wybiera zarząd, aby przekształcić procesy planowania w handlu detalicznym
• Jak usunąć legendę na wydruku Microsoft Project Gantt
• Jak zabezpieczyć witrynę programistyczną hasłem

Ercole Palmeri