Jak i jakie koszty wprowadzić w Microsoft Project Cost Management

Zarządzanie kosztami projektu ma podstawowe znaczenie dla osiągnięcia celów, zgodnie z czasem. Microsoft Project wdraża bardzo elastyczną i łatwą do dostosowania metodologię dla wszystkich sektorów.

Aby poprawnie zarządzać kosztami w Microsoft Project, dobrze jest najpierw zidentyfikować rodzaje zasobów, rodzaj kosztów, dostępność i zmienność w czasie.

Różne rodzaje kosztów działają na różne sposoby, w zależności od tego, czy zasób jest zasobem pracy (osobą), zasobem materialnym (takim jak papier, drewno lub cement) lub zasobem kosztowym.

Zanim zaczniemy mówić o zarządzaniu kosztami w Microsoft Project, zacznijmy od określenia rodzajów kosztów:

• Zasób zadania, którego koszt wynika z wykonania zadania. W takim przypadku można wprowadzić stawki zasobu pracy i stawki za korzystanie z zasobu pracy. W pierwszym przypadku koszt zasobów ludzkich deklaruje się, określając standardową stawkę godzinową i nadzwyczajną stawkę godzinową, na przykład aktywność zawodową pracownika lub konsultanta. W drugim przypadku koszt zasobu jest zadeklarowany do wykorzystania, na przykład działalność robocza zidentyfikowana przez usługę, na przykład dostawa kurierska lub działalność ryczałtowa;
• Zasób materiałowy, pozwala określić koszt materiału użytego podczas projektu. Jako przykład możemy zidentyfikować materiały potrzebne do produkcji oraz materiały eksploatacyjne;
• Zasoby kosztowe, umożliwia zastosowanie kosztu do działania poprzez przypisanie pozycji kosztu do tego działania. W przeciwieństwie do kosztów stałych, do działania można zastosować dowolną liczbę zasobów kosztowych. Zasoby kosztów zapewniają większą kontrolę, gdy do działań stosowane są różne rodzaje kosztów. Jako przykład możemy rozważyć taryfa lotnicza lub wynajem pokoju lub maszyny;
• Stały koszt działania lub projektu, związany z działaniem, a nie z zasobem.

Należy wziąć pod uwagę, że w przypadku zasobów pracy stosuje się stawkę VAT na jednostkę czasu. Chociaż zarówno zasoby kosztowe, jak i zasoby materiałowe, stosowana jest stawka VAT na określoną jednostkę miary.

Jak wprowadzić stawki dla zasobu pracy, w przypadku świadczenia dla pracownika lub konsultanta, płatne na czas

Wykonujemy następujące kroki

1. Kliknij Lista zasobów w zakładce widok.
2. W terenie Nazwa zasobu wybierz zasób lub wpisz nową nazwę zasobu.
3. W polach Stawkaard e Oceń straordinario wprowadź standardową i nadzwyczajną stawkę zasobu.

Zasób może jednak mieć różne stawki w zależności od różnych czynników:

• Rodzaj pracy
• Miejsce pracy
• Rabat ilościowy wynikający z pracy
• Zmiany dokonane w czasie
• Wykorzystane zasoby, na przykład przeszkolone lub doświadczone

Microsoft Project może zarządzać tymi wariantami za pomocą okna dialogowego informacji o zasobach. Zobaczmy, jak uzyskać dostęp do informacji o zasobach:

1. Kliknij dwukrotnie zasób, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zasobach, a następnie wybierz kartę Costi.
2. In tabele stawek, wprowadź datę ważności, od której będą obowiązywać nowe stawki;
3. W kolumnach Stawka standardowa e Nadzwyczajna stawka wprowadź stawki zasobów;
4. Aby wprowadzić modyfikację taryfy, która wejdzie w życie w innym dniu, w dodatkowych wierszach tabel stawek wpisz lub wybierz nową datę oraz nowe stawki standardowe i stawki za nadgodziny;
5. Aby wprowadzić inne zestawy stawek dla tego samego zasobu, kliknij kartę B;

Porady:

• Projekt oblicza sumy kosztów, gdy zasoby są przydzielane na działania;
• zmiana standardowej stawki dla zasobu wpływa na koszt działań wykonanych przy 100% (w przypadku gdy zasoby są oczywiście zaangażowane);
• Po wprowadzeniu wielu stawek dla jednego zasobu za pomocą tabel stawek, możesz je zmienić za pomocą tabeli dla danego zadania (Zarządzanie działalnością, wybierz zasób, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Informacja, W zakładce Costi wybierz z listy tabelę stawek Tabela taryfowa.

Jak wprowadzić stawki za korzystanie z zasobu pracy

1. Kliknij Lista zasobów w zakładce widok.
2. Wypełnij kolumnę Nazwa zasobu e Koszt / Zastosowanie dla zasobu, który ma stałą stawkę dla każdego zadania. Zasoby mogą mieć koszt za użycie, a także koszty oparte na stawkach czasowych (poprzedni akapit).

Dla każdego zasobu można wprowadzić więcej niż jeden koszt użytkowania, aby uzyskać kombinacje o mieszanych stawkach:

1. Kliknij dwukrotnie zasób, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zasobach a następnie kliknij kartę Costi.
2. In tabele stawek, wprowadź datę zmiany stawki w kolumnie Data ważności karty (ustawienia domyślnedefinitka).
3. Wypełnij kolumnę Koszt za użycie.
4. Aby wprowadzić koszt użytkowania, który zacznie obowiązywać w innym dniu, w dodatkowych wierszach tabel stawek wpisz lub wybierz nową datę i nowy koszt użytkowania.
5. Aby wprowadzić inne zestawy kosztów dla tego samego zasobu, kliknij kartę B;

rada → Jeśli zwykle korzystasz z tabel stawek, dodaj kolumnę Tabela taryfowa na wyświetlaczu Zarządzanie działalnością.

Jak wprowadzić stały koszt działania lub całego projektu

Koszty stałe są przypisywane do działania i są przydatne do planowania i uzyskiwania kosztów działań, które mogą wystąpić oprócz kosztów wynikających z przydzielonych zasobów. Koszty stałe są stosowane do działania, a nie do zasobu.

1. W zakładce widok kliknij Wykres Gantta.
2. wybierać stół z menu widok, a następnie wybierz Koszt.
3. W terenie Nazwa działania wybierz działanie, dla którego chcesz wprowadzić koszt stały.
4. W terenie Stałe koszty wprowadź wartość kosztu.

Możliwe jest również wprowadzenie kosztów stałych dla całego projektu, jeśli interesują Cię tylko ogólne koszty projektu.

1. wybierać Opcje z menu instrumenty a następnie kliknij kartę zaawansowany.
2. In Opcje wizualizacja projektu zaznacz pole wyboru Pokaż zadania podsumowujące projekt, a następnie wybierz OK.
3. W terenie Nazwa działania wybierz działania podsumowujące projekt.
4. W terenie Stałe koszty wpisz koszt projektu.

Jak wprowadzić ceny kosztu zasobów

Zasób kosztowy umożliwia przypisanie kosztu do działania poprzez przypisanie do niego składnika kosztów (np. Biletu lotniczego lub czynszu). W przeciwieństwie do kosztów stałych, do działania można zastosować dowolną liczbę zasobów kosztowych. Zasoby kosztów zapewniają większą kontrolę, gdy do działań stosowane są różne rodzaje kosztów.

Przed wprowadzeniem kosztu zasobu kosztowego należy utworzyć zasób kosztowy:

1. wybierać Lista zasobów z menu widok.
2. W terenie Nazwa zasobu wpisz nazwę zasobu kosztowego, a następnie kliknij Informacje o zasobie
3. W oknie dialogowym Informacje o zasobach kliknij Koszt lista Rynek karty ogólny.

Po utworzeniu zasobu kosztów można przypisać je do działania, a następnie wprowadzić koszty przypisania zasobu w widoku Zarządzanie zadaniami.

1. wybierać Zarządzanie działalnością z menu widok.
2. Wybierz zadanie, do którego przypisany jest zasób kosztu, a następnie kliknij Informacje o zadaniu.
3. W oknie dialogowym Informacje o zadaniu kliknij zakładkę ogólny, a następnie wprowadź wartość kosztu w polu Koszt.
4. wybierać OK.

Gdy koszt jest stosowany przy użyciu zasobu kosztów przypisanego do działania, kwota zasobu kosztów może się różnić w zależności od sposobu wykorzystania zasobu kosztów.

Wskazówki:

• W przeciwieństwie do kosztów stałych zasoby kosztów są tworzone jako rodzaj zasobów, a następnie przypisywane do działania.
• W przeciwieństwie do zasobów pracy zasoby kosztów nie mogą określać kalendarza stosowanego do tych właściwości. 
• Jeśli oszacowano wiele wartości zasobu kosztowego w danym okresie czasu i wartości rzeczywiste inne niż szacunkowe, Project 2007 zastępuje oszacowania rzeczywistymi wartościami. To zachowanie zasobów kosztowych różni się od innych rodzajów zasobów, ponieważ zasoby kosztowe nie są powiązane z faktyczną pracą.
• Wartość walutowa zasobów kosztowych nie zależy od ilości pracy wykonanej nad działaniem, do którego zostały przypisane.

Jak wprowadzić stawki zasobu materialnego

1. wybierać Lista zasobów z menu widok.
2. wybierać stół z menu widok a następnie kliknij wprowadzanie.
3. W terenie Nazwa zasobu w polu wybierz zasób materiałowy lub wpisz nową nazwę zasobu materiałowego.
4. Jeśli jest to nowy zasób materiałowy, wykonaj następujące czynności:
   1. wybierać tworzywo in Rynek pola.
   2. Wprowadź nazwę jednostki miary w polu Etykieta materiałowa
5. W terenie Stawka wprowadź stawkę.

Również w tym przypadku możliwe jest wprowadzenie więcej niż jednej taryfy dla każdego zasobu materialnego, jak już opisano w poprzednich akapitach.

Jak wprowadzić stawki za korzystanie z zasobu materialnego

1. wybierać Lista zasobów z menu widok.
2. wybierać stół z menu widok a następnie kliknij wprowadzanie.
3. W terenie Nazwa zasobu wybierz zasób materiałowy lub wpisz nową nazwę zasobu materiałowego.
4. Jeśli jest to nowy zasób materiałowy, wybierz tworzywo in Rynek pola.
5. Jeśli jest to nowy zasób materiałowy, wpisz w polu nazwę jednostki miary Etykieta materiałowa
6. Wpisz wartość kosztu w polu Koszt / Zastosowanie.

.

Aby uzyskać więcej informacji na temat szkoleń z zarządzania projektami i Microsoft Project, możesz skontaktować się ze mną, wysyłając wiadomość e-mail na adres info @bloginnovazione.go, lub wypełniając formularz kontaktowy BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri

Tymczasowy kierownik ds. Innowacji