Cum se creează o diagramă Gantt în Microsoft Project

Diagrama Gantt este o diagramă cu bare și un instrument excelent de gestionare a proiectelor utilizat pentru lucrul cu sarcini, dezvoltarea planurilor de proiect, planificarea și urmărirea progresului.

Diagrama cu bare oferă o imagine vizuală clară, într-un singur document, a tuturor activităților proiectului, succesiunea lor în timp, reperele, datele de începere și de sfârșit, termenele limită și o imagine generală a modului în care evoluează proiectul. 

Toți actorii, în timpul proiectului, pot înțelege cu ușurință unde este echipa, ce s-a făcut până la acel moment și ce este încă în așteptare și care este stadiul de finalizare a proiectului.

Există multe soluții software de management de proiect care vă permit să creați diagrame Gantt și să lucrați la proiecte. Microsoft Project este unul dintre ele.

Timp de citire estimat: 8 minute

Cum se creează o diagramă Gantt Microsoft Project

Pentru a crea o diagramă Gantt Microsoft Project, trebuie să pregătiți o listă de activități care vor apărea ulterior pe diagrama Gantt. Este recomandat să enumerați sarcinile în ordinea în care trebuie efectuate, astfel încât proiectul să rămână organizat și ușor de înțeles. 

Acum că am lista de sarcini, deschid un proiect gol și adaug toate aceste sarcini la proiectul meu. Pentru a face acest lucru, trebuie să le copiați și să le lipiți sau să faceți clic în câmpul cu numele sarcinii și să introduceți numele fiecărei sarcini. În acest moment, nu veți vedea diagrama Gantt în partea dreaptă, deoarece nu o avem încă defia definit datele de începere și de încheiere a activităților.

De asemenea, dacă aveți sarcini care sunt legate între ele, le puteți grupa ca subsarcini. Acest lucru poate fi util pentru proiecte mai mari, deoarece vă permite să restrângeți secțiuni ale proiectului pentru a economisi spațiu pe ecran și pentru a face lista de activități mai ușor de navigat. Pur și simplu evidențiați rândurile de activități aferente și faceți clic pe butonul de indentare din dreapta din panglică. Aceasta va transforma sarcinile evidențiate în subsarcini ale articolului. 

Acum că avem toate sarcinile noastre listate și organizate ca subsarcini, defiSă le stabilim datele de începere și de sfârșit, astfel încât să putem începe să construim programul real al proiectului. 

Faceți clic în câmpul pentru data de începere și utilizați selectorul de date pentru a selecta data de începere a sarcinii. Puteți să o faceți și manual și să introduceți singur data. 

Faceți același lucru pentru data de încheiere. Faceți clic în câmpul pentru data de încheiere și utilizați selectorul de date sau introduceți data manual. Dacă preferați, puteți introduce pur și simplu o durată în câmpul durată și MS Project va calcula automat data de încheiere. 

Odată ce toate sarcinile au date de început și de sfârșit, este un moment bun pentru a adăuga etape la proiect. Etapele de referință vă pot ajuta să vă asigurați că proiectul dumneavoastră derulează la timp și să indicați sfârșitul fazelor specifice ale proiectului.

Există mai multe moduri de a adăuga repere la proiectul dvs. 

a. Introduceți o durată de zero zile pentru o sarcină aflată deja în listă. MS Project va converti automat această sarcină într-un reper.

b. Sau introduceți rândul în care doriți să creați un reper și faceți clic pe butonul jalon.

Deoarece etapele de referință sunt de obicei folosite pentru a marca sfârșitul unei anumite faze a proiectului, poate fi utilă legarea activităților adecvate la acele repere. Pur și simplu evidențiați sarcinile care trebuie să fie legate de reper și faceți clic pe butonul Link de pe panglică.

Pentru mai multe informații despre lucrul cu reperele în Microsoft Project, puteți citi un ghid rapid aici . 

Acum, diagrama dvs. Microsoft Project Gantt este gata.

Model și exemplu de diagramă Gantt Microsoft Project

Un șablon de diagramă Gantt este o listă gata făcută de sarcini organizate în modul de planificare și afișate pe o cronologie. Acestea pot fi disponibile în diferite formate, în funcție de programul în care lucrați. Un șablon de diagramă Gantt în Microsoft Project va fi întotdeauna în format mpp. format în cazul în care doriți să îl încărcați în acel program sau să îl salvați mai târziu. 

Puteți folosi șabloanele cuiva sau puteți crea propriile dvs. Pentru aceasta, în primul rând, trebuie să creați un exemplu de diagramă Gantt în Microsoft Project, pe care apoi veți crea un șablon. Odată ce aveți exemplul, deschideți proiectul pe care doriți să-l utilizați ca șablon Microsoft Project. 

Deci urcă File → Options → Save → Save templates pentru a alege unde doriți să salvați acest nou șablon.

alege File → Export → Save Project as File → Project Template . Deci vei vedea  Save As  și va trebui să selectați numele fișierului și tipul de proiect care este șablon de proiect. 

Veți vedea o altă fereastră  Save as Template  unde puteți selecta datele pe care doriți sau nu să le includeți în șablon. Deci alege Save.  

Data viitoare când deschideți Microsoft Project, puteți accesa File → New → Personal și alegeți șablonul pe care tocmai l-am creat. 

Creați un nou fișier de proiect: alegeți data de începere și apăsați Create .

Șablonul de diagramă Microsoft Project Gantt se va deschide cu data de începere pe care ați ales-o și va fi gata pentru a lucra. 

Lecturi înrudite

• Cum se realizează rapoarte și cum se pot extrage date structurate din proiectele dvs. gestionate cu MS Project
• Cum să ștergeți legenda din imprimarea Microsoft Project Gantt
• Cum să personalizați tipărirea proiectului Gantt în Microsoft Project
• Care este metoda căii critice
• Cum să monitorizați progresul proiectului dvs. cu Microsoft Project

Ercole Palmeri