Hur man skapar en projektrapport med Microsoft Project

Med Microsoft Project kan du skapa och anpassa en mängd olika grafiska rapporter.

Genom att arbeta och uppdatera projektdata uppdateras rapporterna som är konfigurerade och kopplade till projektet i realtid.

Beräknad lästid: 9 minuter

För att skapa en projektrapport, öppna projektet och klicka på fliken Rapport.

I gruppen Visa rapport, klicka på ikonen som representerar den rapporttyp du vill ha och välj den specifika rapporten.

Till exempel för att öppna rapporten Allmän projektinformation, vi går in i menyn Rapport, i gruppen Visa rapport klicka på ikonen Dashboard klicka sedan på alternativet Allmän projektinformation

Rapporten Allmän projektinformation kombinerar grafer och tabeller för att visa var varje fas i projektet är, kommande milstolpar och tidsfrister.

MS Project tillhandahåller dussintals färdiga rapporter. Utöver dessa förpackade rapporter kan du också göra anpassade rapporter. Du kan anpassa innehållet och utseendet i en av de befintliga rapporterna eller skapa en ny från början.

Hur du skapar dina egna personliga rapporter

Du kan välja de uppgifter som projektet visar i någon del av en rapport.

Klicka på tabellen eller diagrammet du vill redigera.

Använd panelen till höger om objektet för att välja fält, för att visa och filtrera information.

När du klickar på ett diagram visas tre knappar till höger om diagrammet. Med "+" kan du välja grafiska element, med borsten kan du ändra stil, och med tratten kan du använda filter för att snabbt välja element som datatiketter och filtrera informationen som matas in i diagrammet.

Låt oss fördjupa med ett praktiskt fall:

I rapporten Allmän information, kan du ändra hela diagrammet för att visa kritiska sekundära aktiviteter i stället för översiktsuppgifter på toppnivå:

Klicka var som helst i tabellen% avslutande.

I fältlistan går du till rutan Filter och väljer Kritisk.

Välj 2 Level i rutan Structure Level. För detta exempel är detta den första nivån i strukturen som innehåller sekundära aktiviteter snarare än sammanfattande uppgifter.

Grafen ändras när du gör val.

Ändra hur en rapport visas

Med Project kontrollerar du utseendet på dina rapporter, från svartvitt, till färgexplosioner och effekter.

Du kan skapa en del av en rapport i en delad vy så att du kan se rapporten ändras i realtid när du arbetar med projektdata.

Klicka var som helst i rapporten och klicka sedan på Tabellverktyg för att visa alternativ för att ändra utseendet på hela rapporten. Från den här fliken kan du ändra teckensnitt, färg eller tema för hela rapporten. Du kan också lägga till nya bilder (inklusive foton), former, grafik eller tabeller.

När du klickar på enskilda objekt (diagram, tabeller osv.) I en rapport visas nya flikar högst upp på skärmen med alternativ för att formatera den delen.

• Rapportverktyg -> Design -> Textruta: formatera textrutor;
• Rapporteringsverktyg -> Design -> Bilder: lägg till effekter i bilder;
• Tabell: Konfigurera och ändra tabeller;
• Graf: Konfigurera och ändra grafer.

När du klickar på ett diagram visas tre knappar direkt till höger om diagrammet. Genom att klicka på knappen Grafiska stilar Du kan snabbt ändra färgerna eller stilen i diagrammet.

Låt oss nu gå mer i detalj med ett praktiskt fall:

Anta att vi vill förbättra grafens utseende Allmän information som vi hittar i rullgardinsmenyn Dashboard i Rapport-menyn.

1. Klicka var som helst i% -tabellen och klicka sedan på Grafiska verktyg -> Design.
2. Välj en ny stil från gruppen Grafiska format. Den här stilen tar bort linjerna och lägger till skuggor i kolumnerna.

Hur man gör en anpassad rapport

• Klicka Rapport > Ny rapport.
• Välj ett av de fyra alternativen och klicka sedan på Välja.
• Ge din rapport för att namnge och börja lägga till information till den.
•  Klicka på Rapport > Ny rapport
• Välj ett av de fyra alternativen

Ge din rapport ett namn och börja lägga till information

• tom: skapar en tom sida som du kan fylla med verktygen på formuläret Grafiska verktyg> Design> Lägg till grafiskt element;
• Grafico: Skapar en graf som jämför Faktiskt arbete, Återstående arbete och Arbete som standarddefinita. Använd panelen Fältlista för att välja flera fält att jämföra och använd kontrollerna för att ändra färg och format på diagrammet.
• bord: Använd fältlistan för att välja vilka fält som ska visas i tabellen (Namn, Start, Slut och % slutfört visas som standarddefinita). Rutan Dispositionsnivå låter dig välja antalet nivåer i projektprofilen som ska visas. Du kan ändra utseendet på tabellen på Layout-flikarna i Tabellverktyg och Tabelllayoutverktyg.
• konfrontation: Ställer in två diagram sida vid sida. Graferna har samma data i början. Klicka på ett diagram och välj önskad information i fältlistan för att börja differentiera dem.

All grafik du skapar från grunden är helt anpassningsbar. Du kan lägga till och ta bort objekt och ändra data enligt dina behov.

Dela en rapport

1. Klicka var som helst i rapporten.
2. Klicka Rapportverktygsdesign > Kopiera rapport.
3. Klicka var som helst i rapporten.
4. Klicka på Designer för rapportverktyg> Kopiera rapport.

Klistra in rapporten i alla program som visar grafik.

Relaterade läsningar

• Hur man gör rapporter och hur man extraherar strukturerade data från dina projekt som hanteras med MS Project
• 70 % av vd:arna säger att deras nätverk bromsar företagets tillväxt, enligt en ny studie från NTT
• Hur och vilka kostnader att ingå i Microsoft Project Cost Management
• Webbplats: misstag att inte begå - Del II
• Europeiska innovationsfonden: publicerade en rapport om framstegen med innovativ lågemissionsteknik

Ercole Palmeri