Cómo analizar el progreso del proyecto frente a las previsiones en Microsoft Project

Una línea base es la clave para realizar un análisis de proyecto, y por tanto comparar la situación actual con la esperada. 

Cuando configura un pronóstico en Proyecto (puede configurar hasta 11), el programa toma una instantánea de su cronograma y valores de costos, que luego puede usar para comparar los valores actuales con los que planeó originalmente. 

¿Qué se puede hacer con las líneas base del proyecto? 

¿Y cómo los ves cuando tienes más de uno?

Tiempo estimado de lectura: 11 acta

Ahorra más de uno baseline es útil hacer análisis del proyecto, y es útil en varias situaciones. Suponga que incorpora una solicitud de cambio importante en su plan de proyecto. Mantener la línea de base original es una buena idea, especialmente cuando se desea responder preguntas de las partes interesadas sobre el motivo de la gran diferencia en comparación con las fechas y costos originales. Al mismo tiempo, puede utilizar el nuevo pronóstico con la solicitud de cambio para realizar un seguimiento del desempeño del plan con la solicitud de cambio implementada.

Puede que necesites uno baseline adicional cuando un proyecto experimenta otros tipos de cambios: las partes interesadas aumentan o disminuyen significativamente el alcance del proyecto, o un proyecto de mayor prioridad pone el suyo en suspenso temporalmente. Las líneas de base originales ya no producen variaciones significativas, por lo que se necesita un nuevo pronóstico para reflejar el cronograma y los costos revisados.

más baseline también pueden ayudar a documentar las tendencias a lo largo del tiempo. Digamos que su proyecto se ha retrasado e implementa una estrategia de recuperación. Puedes quedarte con el baseline original, pero establezca uno nuevo utilizando los valores vigentes antes de iniciar la restauración. De esta manera, puede comparar las variaciones originales con las variaciones de recuperación para ver si la corrección del rumbo ayuda. Otra forma de evaluar las tendencias es agregar líneas de base en puntos clave de un proyecto, como en cada trimestre fiscal o quizás al final de cada fase.

Configurando más baseline

Si tiene intención de utilizar más baseline, es una buena idea archivar uno segundo copia del baseline original, por ejemplo, en los campos Baseline 1. De esta manera tendrás una copia del baseline original para la posteridad. Al mismo tiempo, puedes mantener tu última predicción en los campos. Baseline di Project, para que sea fácil ver las variaciones desde su línea de base más reciente en los campos Variación previadefinoche.

A continuación se explica cómo establecer varias líneas de base y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento sencillo de las variaciones de la más reciente:

1. Vaya a la sección Programación de la pestaña Proyecto y elija Establecer pronóstico -> Establecer pronóstico. Se abre el cuadro de diálogo Configuración baseline.
2. En el “Conjunto baseline“, guarda el primero baseline eligiendo Línea base1.
3. Asegúrese de que la opción "Proyecto completo" esté seleccionada. Esta opción guarda los valores base de todo el proyecto, que es lo que desea la primera vez.
4. Haga clic en Aceptar. El proyecto almacena los valores actuales de inicio, finalización, duración, esfuerzo y costo en los campos correspondientes, como Inicio esperado1, Final esperado1, Duración esperada1, Trabajo esperado1 y Costo esperado1.
5. Repita inmediatamente los pasos 1 a 4 para guardar el baseline original por segunda vez, pero esta vez como baseline.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Configuración baseline después de guardar al menos uno baseline, el conjunto baseline”muestra la última fecha guardada para el baseline. Por ejemplo, las líneas de base que se han establecido tienen “(último guardado el dd/mm/aa)” agregado al final de sus nombres, donde dd/mm/aa es la última fecha guardada para esa baseline.

Si intenta establecer un baseline que ya se ha guardado, Project le advierte que el baseline se ha utilizado y le pregunta si desea sobrescribirlo. Haga clic en Sí para sobrescribir los valores existentes del baseline (por ejemplo, si ha utilizado las 11 líneas base y desea reutilizar una anterior). Si no desea anularlo, haga clic en No y luego en el cuadro de diálogo Configuración. baseline, Seleccione uno baseline diferente.

Cuando estés listo para salvar a otro baseline, esto es lo que debes hacer:

1. En la sección Programación de la pestaña Proyecto, seleccione Establecer pronóstico –>Establecer pronóstico.
2. En el “Conjunto baseline“, elija Baseline2 para guardar permanentemente el segundo baseline. Asegúrese de que esté seleccionado "Proyecto completo" y luego haga clic en Aceptar.
3. Guardar de nuevo inmediatamente el cronograma actual del proyecto como Línea Base. De esta manera, los campos de Variación como Variación inicial, Variación final y Variación de costo muestran las variaciones entre los valores actuales y los del baseline más reciente.

Nota: Para cada pronóstico adicional, guarde el cronograma del proyecto una vez como pronóstico y otra vez como pronóstico en blanco posterior.

Ver múltiples líneas base

Cuando quieras comparar tu progreso actual con el baseline Más nueva, la vista Gantt Tracking es perfecta. Muestra barras de tareas de colores para la programación actual encima de las barras de tareas grises para las fechas de inicio y finalización previstas.

Sin embargo, si guarda más de una línea base, es posible que desee verlas al mismo tiempo para poder comparar el rendimiento de una con la siguiente. La vista de Gantt de líneas base múltiples muestra barras de actividad de diferentes colores para Línea base, Línea base 1 y Línea base 2. Para esta vista, en la sección Vistas de actividad de la pestaña Ver, elija Más vistas -> Más vistas. En el cuadro de diálogo Más vistas, haga doble clic en Gantt de líneas base múltiples. Más líneas base de Gantt muestran barras de tareas solo para Línea Base, Línea Base1 y Línea Base2. No muestra barras de tareas para la programación actual.

Para ver diferentes baseline o múltiples líneas base, puede cambiar la vista de varias maneras. Desde la cinta puedes ver cualquier baseline deseado en cualquier vista de diagrama de Gantt. Muestre la vista del diagrama de Gantt que desee y luego elija la pestaña Formato. En la sección Estilos de barra, haga clic en la flecha hacia abajo baseline, luego elija el baseline quieres ver. Por ejemplo, si ve la vista Gantt de seguimiento, de forma predeterminadadefinita usa Baseline para barras de actividades básicas. Sin embargo, si elige Línea base2 en el menú Estilos de barra de línea base en la pestaña Formato, las barras de tareas base reflejan las fechas de Línea base2.

Pero, ¿qué sucede si desea que una vista muestre barras de actividad desde Baseline1 hasta Baseline4 para evaluar las tendencias a lo largo del tiempo? Si es así, puedes cambiar el definición de visión para hacer precisamente eso.

1. Copie la vista de Gantt de varias líneas base y asígnele el nombre FourBaselines. (Con la vista de Gantt de líneas de base múltiples mostrada, en la sección Vistas de tareas de la pestaña Ver, elija Más vistas ->Más vistas. En el cuadro de diálogo Más vistas, haga clic en Copiar, escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre y luego haga clic en Haga clic en Aceptar. De vuelta en el cuadro de diálogo Más vistas, haga clic en Cerrar.
2. En Herramientas de diagrama de Gantt | En la pestaña Formato, en la sección Estilos de barra, haga clic en Formato ->Estilos de barra. Se abre el cuadro de diálogo Estilos de barra.
3. Seleccione la fila de la barra de tareas que desea duplicar (por ejemplo, Baseline2) y luego haga clic en Cortar fila.
4. Antes de hacer cualquier otra cosa, haga clic en Pegar fila para insertar la fila cortada donde estaba originalmente.
5. Seleccione la fila debajo donde desea insertar la fila copiada, luego haga clic en Pegar fila nuevamente. Proyecto inserta otra copia de la fila inmediatamente encima de la fila seleccionada.
6. Cambie las celdas Nombre, De y Hasta de la nueva fila para que coincidan con el baseline que quieres mostrar. Por ejemplo, para mostrar Línea de base3, cambie el nombre para incluir Línea de base3 y luego, en las celdas Desde y Hasta, elija Inicio de Línea de base3 y Fin de Línea de base3, respectivamente.
7. En la pestaña Barras en la mitad inferior del cuadro de diálogo Estilos de barra, elija la forma y el color que desee para la barra. Baseline1, Baseline2 y Baseline3 ya usan rojo, azul y verde, así que elija un color como verde azulado, naranja o morado. En el cuadro Forma, elija una barra superior, central o inferior estrecha.
8. Si incluye más de tres líneas base en su vista de Gantt de líneas base múltiples, debe agregar una segunda fila de la barra de tareas a la vista. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, en la celda Fila de la barra de tareas, escriba 2 para indicarle a Project que coloque la barra de tareas del baseline en una segunda fila del diagrama de Gantt.
9. Repita los pasos del 3 al 8 para crear barras de actividad para actividades divididas, de hitos y de resumen para realizar pronósticos.

Así es como se ven definiciones de estilos de barra cuando agrega otra baseline a la vista:

Y así es como se ve la vista con más de tres conjuntos de barras en el baseline.

¿Y los planes provisionales?

El cuadro de diálogo Establecer pronóstico tiene una segunda opción: "Establecer plan provisional". A diferencia de las previsiones del proyecto, planes temporales sólo guardan las fechas de inicio y finalización, no la duración, costes y trabajo. Los planes provisionales son un vestigio de versiones anteriores de Project, cuando el programa ofrecía sólo una línea de base.

Incluso con las 11 líneas de base que ahora ofrece el Proyecto, los planes provisionales podrían resultar útiles. Si importa un cronograma de proyecto desde Project 2002 y versiones anteriores (esto puede suceder), cualquier información adicional sobre el pronóstico termina en los campos del plan provisional (Inicio1/Fin1 hasta Inicio10/Fin10). Puede copiar estos datos de los campos Inicio y Fin del plan provisional (Inicio2/Fin2, por ejemplo) en campos de pronóstico como Línea base2. También puede guardar planes provisionales como pronósticos parciales entre sus pronósticos completos guardados.

Preguntas frecuentes

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Ercole Palmeri