نحوه تجزیه و تحلیل پیشرفت پروژه در برابر پیش بینی ها در پروژه مایکروسافت

خط مبنا کلید انجام تحلیل پروژه و در نتیجه مقایسه وضعیت فعلی با وضعیت مورد انتظار است. 

وقتی پیش‌بینی را در Project تنظیم می‌کنید (می‌توانید تا 11 تنظیم کنید)، برنامه یک عکس فوری از زمان‌بندی و مقادیر هزینه شما می‌گیرد، که می‌توانید از آن برای مقایسه مقادیر فعلی با مقادیری که در ابتدا برنامه‌ریزی کرده‌اید استفاده کنید. 

با خطوط پایه پروژه چه کاری می توانید انجام دهید؟ 

و وقتی بیش از یکی دارید چگونه آنها را مشاهده می کنید؟

زمان تخمینی مطالعه: 11 minuti

بیش از یک ذخیره کنید baseline انجام آن مفید است تجزیه و تحلیل پروژه، و در چندین موقعیت مفید است. فرض کنید یک درخواست تغییر عمده را در طرح پروژه خود وارد کرده اید. حفظ خط مبنا ایده خوبی است، به خصوص زمانی که می خواهید به سؤالات ذینفعان در مورد علت تفاوت بزرگ در مقایسه با تاریخ ها و هزینه های اصلی پاسخ دهید. در عین حال، می توانید از پیش بینی جدید با درخواست تغییر برای پیگیری عملکرد طرح با درخواست تغییر استفاده کنید.

ممکن است به یکی نیاز داشته باشید baseline هنگامی که یک پروژه انواع دیگر تغییرات را تجربه می کند، اضافه می شود: ذینفعان به طور قابل توجهی دامنه پروژه را افزایش یا کاهش می دهند، یا یک پروژه با اولویت بالاتر به طور موقت پروژه شما را متوقف می کند. خطوط پایه اصلی دیگر واریانس قابل توجهی ایجاد نمی کنند، بنابراین یک پیش بینی جدید برای منعکس کردن برنامه و هزینه های تجدید نظر شده مورد نیاز است.

پیù baseline آنها همچنین می توانند به مستندسازی روندها در طول زمان کمک کنند. فرض کنید پروژه شما از برنامه زمان بندی عقب افتاده است و شما یک استراتژی بازیابی را اجرا می کنید. شما می توانید نگه دارید baseline اصلی است، اما یک مورد جدید را با استفاده از مقادیر موجود قبل از شروع بازیابی تنظیم کنید. به این ترتیب، می‌توانید واریانس‌های اصلی را با واریانس‌های بازیابی مقایسه کنید تا ببینید آیا اصلاح دوره کمک می‌کند یا خیر. روش دیگر برای ارزیابی روندها، اضافه کردن خطوط مبنا در نقاط کلیدی یک پروژه است، مانند هر سه ماهه مالی یا شاید در پایان هر فاز.

تنظیم بیشتر baseline

اگر قصد دارید بیشتر استفاده کنید baseline، ایده خوبی است که یکی را بایگانی کنید دوم کپی از baseline اصلی، به عنوان مثال، در زمینه ها Baseline 1. به این ترتیب، شما یک کپی از baseline اصلی برای آیندگان در عین حال، می توانید آخرین پیش بینی خود را در زمینه ها حفظ کنید Baseline di Project، به طوری که مشاهده واریانس ها از آخرین خط پایه خود در فیلدهای Pre Variance آسان است.defiشب

در اینجا نحوه تنظیم چندین خط پایه در حالی که به راحتی واریانس ها را برای جدیدترین آنها ردیابی کنید، آمده است:

1. به بخش Schedule در تب Project بروید و Set Forecast –> Set Forecast را انتخاب کنید. گفتگوی Setup باز می شود baseline.
2. در «مجموعه baseline"، اولی را ذخیره کنید baseline با انتخاب Baseline1.
3. مطمئن شوید که گزینه “Entire project” انتخاب شده است. این گزینه مقادیر پایه را برای کل پروژه ذخیره می کند، چیزی که برای اولین بار می خواهید.
4. روی OK کلیک کنید. Project مقادیر شروع، پایان، مدت زمان، تلاش و هزینه فعلی را در فیلدهای مربوطه ذخیره می کند، مانند Expected Start1، Expected Finish1، Expected Duration1، Expected Work1 و Expected Cost1.
5. بلافاصله مراحل 1 تا 4 را برای ذخیره کردن تکرار کنید baseline برای بار دوم اورجینال، اما این بار مانند baseline.

وقتی کادر گفتگوی Setup باز می شود baseline پس از ذخیره حداقل یکی baseline، مجموعه baseline” آخرین تاریخ ذخیره شده را نشان می دهد baseline. به عنوان مثال، خطوط مبنا که تنظیم شده‌اند، «(آخرین ذخیره در میلی‌متر/روز/سال)» به انتهای نام‌شان اضافه شده است، جایی که mm/dd/yy آخرین تاریخ ذخیره‌شده برای آن است. baseline.

اگر سعی کنید a را تنظیم کنید baseline که قبلاً ذخیره شده است، Project به شما هشدار می دهد که baseline استفاده شده است و از شما می پرسد که آیا می خواهید آن را بازنویسی کنید. برای بازنویسی مقادیر موجود روی Yes کلیک کنید baseline (به عنوان مثال، اگر از تمام 11 خط پایه استفاده کرده اید و می خواهید از یک خط پایه استفاده مجدد کنید). اگر نمی‌خواهید آن را لغو کنید، روی No سپس در کادر محاوره‌ای Setup کلیک کنید baseline، یکی را انتخاب کن baseline ناهمسان.

وقتی برای نجات دیگری آماده هستید baseline، این چیزی است که شما انجام می دهید:

1. در بخش Schedule در تب Project، Set Forecast –>Set Forecast را انتخاب کنید.
2. در «مجموعه baseline"، Baseline2 را انتخاب کنید تا مورد دوم برای همیشه ذخیره شود baseline. اطمینان حاصل کنید که "کل پروژه" انتخاب شده است، سپس روی OK کلیک کنید.
3. بلافاصله دوباره ذخیره کنید برنامه زمانبندی پروژه فعلی به عنوان پایه به این ترتیب، فیلدهای واریانس مانند واریانس شروع، واریانس پایانی و واریانس هزینه، واریانس بین مقادیر فعلی و مقادیر baseline اخیرا.

توجه: برای هر پیش بینی اضافی، برنامه زمان بندی پروژه را یک بار به عنوان پیش بینی و یک بار به عنوان پیش بینی خالی بعدی ذخیره کنید.

مشاهده چندین خط پایه

وقتی می خواهید پیشرفت فعلی خود را با آن مقایسه کنید baseline جدیدتر، نمای Gantt Tracking عالی است. نوارهای کار رنگی را برای زمان‌بندی فعلی در بالای نوارهای کار خاکستری برای تاریخ‌های شروع و پایان مورد انتظار نشان می‌دهد.

با این حال، اگر بیش از یک خط پایه را ذخیره کنید، ممکن است بخواهید آنها را به طور همزمان مشاهده کنید تا بتوانید عملکرد یکی را با خط بعدی مقایسه کنید. نمای گانت خط پایه چندگانه، نوارهای فعالیت رنگارنگ متفاوتی را برای خط پایه، خط پایه 1 و خط مبنا 2 نشان می‌دهد. برای این نما، در بخش نمایش‌های فعالیت در برگه View، تعداد بازدیدها -> بازدیدهای بیشتر را انتخاب کنید. در کادر گفتگوی More Views، روی Multiple Baselines Gantt دوبار کلیک کنید. خطوط پایه بیشتر گانت نوارهای وظیفه را نشان می دهد تنها برای Baseline، Baseline1 و Baseline2. نوار وظیفه را برای برنامه زمانی فعلی نمایش نمی دهد.

برای مشاهده متفاوت baseline یا چندین خط پایه، می توانید نمای را به چند روش تغییر دهید. از روبان می توانید هر کدام را مشاهده کنید baseline در هر نمای نمودار گانت مورد نظر است. نمای نمودار گانت مورد نظر خود را نمایش دهید و سپس تب Format را انتخاب کنید. در قسمت Bar Styles، روی فلش رو به پایین کلیک کنید baseline، سپس را انتخاب کنید baseline می خواهید مشاهده کنید به عنوان مثال، اگر نمای Tracking Gantt را مشاهده می کنید، به طور پیش فرضdefinita از Baseline برای نوارهای فعالیت اصلی استفاده می کند. با این حال، اگر Baseline2 را در منوی Baseline Bar Styles در برگه Format انتخاب کنید، نوارهای وظیفه پایه تاریخ های Baseline2 را منعکس می کنند.

اما اگر بخواهید یک نما برای نشان دادن نوارهای فعالیت از Baseline1 تا Baseline4 برای ارزیابی روندها در طول زمان، چه کار کنید؟ اگر چنین است، می توانید آن را تغییر دهید defiتصوری از چشم انداز برای انجام این کار.

1. نمای گانت چندین خط پایه را کپی کنید و آن را به عنوان چهار پایه نامگذاری کنید. (در حالی که نمای گانت چند خطی نمایش داده می شود، در قسمت Task Views در تب View، More Views -> More Views را انتخاب کنید. در کادر گفتگوی More Views، روی Copy کلیک کنید، نام جدیدی را در کادر Name تایپ کنید و سپس کلیک کنید. بر روی OK کلیک کنید.در کادر گفتگوی More Views، روی Close کلیک کنید.
2. در ابزار نمودار گانت | در تب Format، در قسمت Bar Styles، روی Format -> Bar Styles کلیک کنید. گفتگوی نوار سبک باز می شود.
3. ردیفی را برای نوار وظیفه ای که می خواهید کپی کنید (به عنوان مثال Baseline2) انتخاب کنید، سپس بر روی Cut Row کلیک کنید.
4. قبل از انجام هر کار دیگری، روی Paste Row کلیک کنید تا ردیف برش در جایی که در ابتدا بوده است را وارد کنید.
5. ردیف زیر را که می‌خواهید ردیف کپی شده را درج کنید، انتخاب کنید، سپس دوباره روی چسباندن ردیف کلیک کنید. پروژه یک کپی دیگر از ردیف را بلافاصله بالای ردیف انتخاب شده درج می کند.
6. سلول های نام، از و به سطر جدید را تغییر دهید تا با آن مطابقت داشته باشد baseline که می خواهید نشان دهید به عنوان مثال، برای نمایش Baseline3، نام را طوری تغییر دهید که شامل Baseline3 باشد، سپس در سلول های From و To، به ترتیب Baseline3 Start و Baseline3 End را انتخاب کنید.
7. در تب Bars در نیمه پایین کادر محاوره‌ای Bar Styles، شکل و رنگ مورد نظر خود را برای نوار انتخاب کنید. Baseline1، Baseline2 و Baseline3 در حال حاضر از قرمز، آبی و سبز استفاده می کنند، بنابراین رنگی مانند آبی، نارنجی یا بنفش را انتخاب کنید. در کادر Shape، نوار باریک بالا، مرکز یا پایین را انتخاب کنید.
8. اگر بیش از سه خط مبنا را در نمای گانت چندگانه خود قرار دهید، باید ردیف دوم نوار وظیفه را به نما اضافه کنید. در کادر محاوره‌ای Bar Styles، در سلول ردیف نوار وظیفه، تایپ کنید 2 به Project بگوییم نوار وظیفه را در موقعیت مکانی قرار دهد baseline در ردیف دوم نمودار گانت.
9. مراحل 3 تا 8 را برای ایجاد نوارهای فعالیت برای تقسیم، نقطه عطف و فعالیت های خلاصه برای پیش بینی تکرار کنید.

در اینجا به چه شکلی هستند defiوقتی سبک دیگری را اضافه می‌کنید، مفاهیمی از سبک‌های نوار را در نظر بگیرید baseline در دید:

و در اینجا این نمای با بیش از سه مجموعه میله در آن به نظر می رسد baseline.

و برنامه های موقت؟

کادر محاوره‌ای Set Forecast گزینه دوم دارد: «Set Interim Plan». برخلاف پیش بینی های پروژه، طرح های موقت آنها فقط تاریخ شروع و پایان را ذخیره می کنند، نه مدت، هزینه ها و کار را. طرح‌های آزمایشی از نسخه‌های قبلی Project باقی مانده است، زمانی که برنامه فقط یک خط پایه ارائه می‌کرد.

حتی با وجود 11 خط پایه که اکنون پروژه ارائه می دهد، برنامه های آزمایشی می توانند مفید باشند. اگر یک برنامه زمان‌بندی پروژه را از پروژه 2002 و قبل از آن وارد کنید (ممکن است این اتفاق بیفتد)، هر گونه اطلاعات اضافی درباره پیش‌بینی به فیلدهای برنامه موقت (Start1/End1 تا Start10/End10) ختم می‌شود. می‌توانید این داده‌ها را از قسمت‌های شروع و پایان برنامه موقت (برای مثال Start2/End2) در قسمت‌های پیش‌بینی مانند Baseline2 کپی کنید. همچنین می‌توانید برنامه‌های موقت را به‌عنوان پیش‌بینی‌های جزئی در میان پیش‌بینی‌های کامل ذخیره‌شده خود ذخیره کنید.

سوالات متداول

مطالب مرتبط

• نحوه ایجاد نمودار گانت در پروژه مایکروسافت
• نحوه تهیه گزارش و چگونگی استخراج داده های ساختاری از پروژه های خود که با MS Project مدیریت شده اند
• ورساچه هیئت مدیره را برای تغییر فرآیندهای برنامه ریزی خرده فروشی انتخاب می کند
• نحوه حذف افسانه در چاپ مایکروسافت پروژه گانت
• چگونه می توان از سایت توسعه خود با رمز عبور محافظت کرد

Ercole Palmeri