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Microsoft प्रोजेक्ट हमें मैन्युअल मोड या स्वचालित मोड योजना के बीच चयन करने की संभावना में मदद करता है। पहले मामले में, प्रोजेक्ट मैनेजर प्रत्येक व्यक्तिगत गतिविधि के लिए जानकारी को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करेगा। दूसरे मामले में, प्रोजेक्ट माइक्रोसॉफ्ट एक एल्गोरिदम का उपयोग करता है जो आपको बाधाओं का सम्मान करते हुए, समय और लागत को अनुकूलित करने की कोशिश करते हुए, प्रत्येक परिवर्तन के साथ गतिविधियों को फिर से समायोजित करने की अनुमति देता है।
यह एल्गोरिथम खुद की गतिविधियों की विशेषताओं का सम्मान करने वाली गतिविधियों पर काम करता है। इन सुविधाओं में से एक जानकारी द्वारा निर्दिष्ट है Task Type. गतिविधियों के प्रकार स्वचालित रूप से निर्धारित गतिविधियों से संबंधित हैं और तीन हैं: Fixed Duration, Fixed Units e Fixed Work. गतिविधि के प्रकार के आधार पर, परियोजना शेड्यूलिंग और गतिविधि प्रबंधन में अवधि, कार्य और इकाइयों का व्यवहार निर्धारित किया जाता है।
कार्य प्रकार बदलने के लिए, गैंट चार्ट में कार्य नाम पर डबल-क्लिक करें, फिर टैब पर क्लिक करें Advanced.
In स्वचालित प्रोग्रामिंग, मान लीजिए कि हमारे पास एक निश्चित-इकाई व्यवसाय है (Fixed Units). प्रत्येक दिन 8 घंटे के लिए पूर्णकालिक संसाधन इकाई उपलब्ध है। आप गतिविधि को 3 दिन और 24 घंटे के कार्य की अवधि के साथ निर्धारित करते हैं।
यदि हम बाद में कार्य के लिए कोई अन्य पूर्णकालिक संसाधन आवंटित करने का प्रयास करते हैं, तो कार्य अवधि स्वचालित रूप से पुनर्गणना हो जाएगी। इसलिए गतिविधि में दो इकाइयाँ नियुक्त की जाएंगी, जिनकी अवधि 1,5 दिन होगी, जिसमें दो संसाधन एक साथ काम करेंगे और कुल मिलाकर हमेशा 24 घंटे काम करेंगे।
उसी कार्य को निश्चित कार्य कार्य के रूप में निर्धारित करके। कार्य में केवल निर्दिष्ट मात्रा में ही कार्य किया जा सकेगा, न अधिक और न कम। नीचे दिए गए उदाहरण में कार्य के लिए प्रतिदिन 8, 10 दिन की अवधि और 80 घंटे के काम के लिए पूर्णकालिक संसाधन उपलब्ध है।
यदि हम बाद में कार्य के लिए कोई अन्य पूर्णकालिक संसाधन नियुक्त करते हैं, तो कार्य अवधि स्वचालित रूप से पुनर्गणना हो जाएगी। इसलिए गतिविधि में दो इकाइयाँ नियुक्त की जाएंगी, 5 दिन की अवधि और 80 घंटे का काम।
यदि आप पाते हैं कि आपके पास कार्य पूरा करने के लिए 8 के बजाय 10 दिन हैं, तो संसाधन इकाइयों की पुनर्गणना की जाएगी। 80 दिनों के दौरान 8 घंटों में कार्य पूरा करने के लिए, आपको 1,25 संसाधन इकाइयाँ आवंटित करने की आवश्यकता होगी। वर्तमान में कार्य को सौंपी गई संसाधन इकाई 125% पर आवंटित की गई है। फिर आपको अतिरिक्त 25% आवंटन को समायोजित करने के लिए एक अन्य संसाधन आवंटित करने की आवश्यकता है।
यदि यह पता चलता है कि कार्य के लिए 20 घंटे अतिरिक्त कार्य की आवश्यकता होगी, तो कार्य की अवधि स्वचालित रूप से पुनर्गणना की जाएगी। इसलिए गतिविधि में 100 घंटे का काम, 12,5 दिनों की अवधि और 1 संसाधन इकाई होगी।
यदि हम उसी गतिविधि को एक निश्चित अवधि की गतिविधि के रूप में कॉन्फ़िगर करते हैं। गतिविधि निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरी की जानी चाहिए। इस उदाहरण में गतिविधि में प्रतिदिन 8 घंटे और 10 दिनों की अवधि के लिए 80 घंटे के काम के साथ पूर्णकालिक संसाधन उपलब्ध है।
कार्य के लिए कोई अन्य संसाधन निर्दिष्ट करने से, प्रत्येक संसाधन के लिए जिम्मेदार कार्य स्वचालित रूप से पुनर्गणना हो जाता है। जब केवल एक संसाधन को कार्य सौंपा गया था, तो उसे 80 घंटे का काम पूरा करना था। यदि आप कार्य के लिए कोई अन्य संसाधन सौंपते हैं, तो प्रत्येक संसाधन को कुल 40 घंटे के कार्य के लिए 10 दिनों के दौरान 80 घंटे का कार्य पूरा करना होगा। इसके अलावा, किसी अन्य संसाधन इकाई के मामले में, कार्य को 50% से विभाजित करके दोनों इकाइयों के आवंटन को संशोधित किया जाता है और इसलिए दोनों संसाधनों को अन्य गतिविधियों के लिए 50% उपलब्ध कराया जाता है।
यदि आप पाते हैं कि कार्य को पूरा करने के लिए आपके पास केवल 8 दिन हैं, 10 नहीं, तो कार्य पर कार्य की स्वचालित रूप से पुनर्गणना की जाएगी। गतिविधि 8 दिनों तक चलेगी, जिसमें 64 घंटे का काम और 1 संसाधन इकाई होगी।
यदि कार्य के लिए 20 घंटे अतिरिक्त कार्य की आवश्यकता होती है, तो कार्य के लिए आवश्यक संसाधनों की पुनर्गणना की जाएगी। गतिविधि में 100 घंटे का काम, 10 दिनों की अवधि और 1,25 संसाधन इकाइयाँ होंगी। वर्तमान में कार्य को सौंपी गई संसाधन इकाई 125% आवंटित है और इसलिए आपको अतिरिक्त 25% आवंटन को समायोजित करने के लिए एक अन्य संसाधन आवंटित करने की आवश्यकता होगी।
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