Hvernig á að búa til Gantt mynd í Microsoft Project

Gantt grafið er súlurit og frábært verkefnastjórnunartæki notað til að vinna með verkefni, þróa verkefnaáætlanir, skipuleggja og fylgjast með framvindu.

Súluritið gefur skýra sjónræna mynd, í einu skjali, af allri verkefnastarfsemi, röð þeirra yfir tíma, áfanga, upphafs- og lokadagsetningar, fresti og almennt yfirlit yfir hvernig það þróast verkefnið. 

Allir leikarar, meðan á verkefninu stendur, geta auðveldlega skilið hvar teymið er, hvað hefur verið gert fram að þeim tímapunkti, og hvað er enn í vinnslu og hver lokastaða verkefnisins er.

Það eru margar verkefnastjórnunarhugbúnaðarlausnir sem gera þér kleift að búa til Gantt töflur og vinna að verkefnum. Microsoft Project er eitt þeirra.

Áætlaður lestrartími: 8 minuti

Hvernig á að búa til Microsoft Project Gantt mynd

Til að búa til Microsoft Project Gantt töflu þarftu að útbúa lista yfir verkefni sem munu síðar birtast á Gantt töflunni þinni. Mælt er með því að skrá verkefnin í þeirri röð sem þau þurfa að vinna þannig að verkefnið haldist skipulagt og auðskiljanlegt. 

Nú þegar ég hef verkefnalistann opna ég autt verkefni og bæti öllum þessum verkefnum við verkefnið mitt. Til að gera þetta þarftu að afrita og líma þau eða smella í reitinn fyrir verkefnisheiti og slá inn heiti hvers verkefnis. Á þessum tímapunkti muntu ekki sjá Gantt töfluna til hægri, þar sem við höfum það ekki ennþá defiskilgreint upphafs- og lokadagsetningar starfseminnar.

Einnig, ef þú ert með verkefni sem tengjast hvert öðru geturðu flokkað þau sem undirverkefni. Þetta getur verið gagnlegt fyrir stærri verkefni þar sem það gerir þér kleift að draga saman hluta af verkefninu þínu til að spara skjápláss og gera verkefnalistann auðveldari að sigla. Einfaldlega auðkenndu tengdar verklínur og smelltu á hægri inndráttarhnappinn á borðinu. Þetta mun breyta auðkenndu verkunum í undirverkefni hlutarins. 

Nú þegar öll verkefni okkar eru skráð og skipulögð sem undirverkefni, defiVið skulum setja upphafs- og lokadagsetningar þeirra, svo við getum byrjað að byggja upp raunverulega verkáætlun. 

Smelltu í reitinn fyrir upphafsdagsetningu og notaðu dagsetningarvalið til að velja upphafsdag verksins. Þú getur líka gert það handvirkt og slegið inn dagsetninguna sjálfur. 

Gerðu það sama fyrir lokadagsetninguna. Smelltu á lokadagsetningarreitinn og notaðu dagsetningarvalið eða sláðu inn dagsetninguna handvirkt. Ef þú vilt geturðu einfaldlega slegið inn tímalengd í tímalengdarreitinn og MS Project reiknar sjálfkrafa út lokadagsetninguna. 

Þegar öll verkefni hafa upphafs- og lokadagsetningar er góður tími til að bæta áfangamarkmiðum við verkefnið. Áfangar geta hjálpað þér að tryggja að verkefnið þitt gangi á réttum tíma og gefa til kynna lok ákveðinna verkefna.

Það eru nokkrar leiðir til að bæta áfangamarkmiðum við verkefnið þitt. 

a. Sláðu inn tímalengd sem er núll dagar fyrir verkefni sem þegar er á listanum. MS Project mun sjálfkrafa breyta þessu verkefni í áfanga.

b. Eða sláðu inn línuna þar sem þú vilt búa til áfanga og smelltu á áfangahnappinn.

Þar sem áfangar eru venjulega notaðir til að marka lok ákveðins áfanga verkefnisins getur verið gagnlegt að tengja viðeigandi starfsemi við þá áfanga. Einfaldlega auðkenndu verkefnin sem þarf að tengja við áfangann og smelltu á Link hnappinn á borði.

Fyrir frekari upplýsingar um að vinna með áfangastaði í Microsoft Project, þú getur lesið stutta leiðarvísi hér . 

Nú er Microsoft Project Gantt grafið þitt tilbúið.

Microsoft Project Gantt myndsniðmát og dæmi

Gantt-kortasniðmát er tilbúinn listi yfir verkefni sem eru skipulögð í skipulagsham og birt á tímalínu. Þeir geta verið fáanlegir á mismunandi sniði eftir því hvaða forriti þú vinnur í. Gantt grafasniðmát í Microsoft Project verður alltaf á mpp sniði. forsníða ef þú vilt hlaða því í það forrit eða vista það síðar. 

Þú getur notað sniðmát einhvers eða búið til þitt eigið. Fyrir þetta þarftu fyrst og fremst að búa til Gantt töfludæmi í Microsoft Project, sem þú munt síðan búa til sniðmát á. Þegar þú hefur dæmið skaltu opna verkefnið sem þú vilt nota sem Microsoft Project sniðmát. 

Svo farðu upp File → Options → Save → Save templates til að velja hvar þú vilt vista þetta nýja sniðmát.

Veldu File → Export → Save Project as File → Project Template . Svo þú munt sjá "Save As" og þú verður að velja skráarnafn og verkefnisgerð sem er Project Template. 

Þú munt sjá annan glugga "Save as Template" þar sem þú getur valið þau gögn sem þú vilt eða vilt ekki hafa með í sniðmátinu. Svo veldu Save.  

Næst þegar þú opnar Microsoft Project geturðu farið á File → New → Personal og veldu sniðmátið sem við bjuggum til. 

Búðu til nýja verkefnaskrá: veldu upphafsdagsetningu og ýttu á Create .

 Microsoft Project Gantt töflusniðmátið opnast með upphafsdagsetningunni sem þú valdir og verður tilbúið fyrir þig til að vinna með. 

Tengdar lestrar

• Hvernig á að gera skýrslur og hvernig á að vinna úr skipulögðum gögnum úr verkefnum sem þú hefur stjórnað með MS Project
• Hvernig á að eyða þjóðsögunni í Microsoft Project Gantt útprentuninni
• Hvernig á að sérsníða prentun Gantt verkefna í Microsoft Project
• Hver er gagnrýnin leið aðferð
• Hvernig á að fylgjast með framvindu verkefnisins með Microsoft Project

Ercole Palmeri