כיצד לנתח את התקדמות הפרויקט מול תחזיות ב-Microsoft Project

קו בסיס הוא המפתח לביצוע ניתוח פרויקט, ולכן השוואת המצב הנוכחי עם הצפוי. 

כאשר אתה מגדיר תחזית ב-Project (תוכל להגדיר עד 11), התוכנית מצלמת תמונת מצב של לוח הזמנים וערכי העלויות שלך, שבה תוכל להשתמש כדי להשוות את הערכים הנוכחיים לאלה שתכננת במקור. 

מה אתה יכול לעשות עם קווי הבסיס של הפרויקט? 

ואיך אתה רואה אותם כשיש לך יותר מאחד?

זמן קריאה משוער: 11 דקות

שמור יותר מאחד baseline זה שימושי לעשות ניתוח פרויקט, והוא שימושי במספר מצבים. נניח שאתה משלב בקשת שינוי גדולה בתוכנית הפרויקט שלך. שמירה על קו הבסיס המקורי הוא רעיון טוב, במיוחד כאשר אתה רוצה לענות על שאלות מבעלי עניין לגבי הסיבה ההבדל הגדול בהשוואה לתאריכים ולעלויות המקוריות. במקביל, ניתן להשתמש בתחזית החדשה עם בקשת השינוי כדי לעקוב אחר ביצועי התכנית עם בקשת השינוי במקום.

ייתכן שתצטרך אחד baseline נוסף כאשר פרויקט חווה סוגים אחרים של שינויים: בעלי עניין מגדילים או מקטינים באופן משמעותי את היקף הפרויקט, או שפרויקט בעדיפות גבוהה יותר מעמיד את שלך באופן זמני בהמתנה. קווי הבסיס המקוריים אינם מייצרים עוד סטיות משמעותיות, ולכן יש צורך בתחזית חדשה שתשקף את לוח הזמנים והעלויות המתוקנות.

פי baseline הם יכולים גם לעזור לתעד מגמות לאורך זמן. נניח שהפרויקט שלך פיגר בלוח הזמנים ואתה מיישם אסטרטגיית התאוששות. אתה יכול לשמור את baseline מקורי, אך הגדר אחד חדש באמצעות הערכים הקיימים לפני תחילת השחזור. בדרך זו, אתה יכול להשוות את השונות המקוריות לשונות השחזור כדי לראות אם תיקון הקורס עוזר. דרך נוספת להעריך מגמות היא להוסיף קווי בסיס בנקודות מפתח בפרויקט, כמו בכל רבעון פיסקאלי או אולי בסוף כל שלב.

מגדיר יותר baseline

אם אתה מתכוון להשתמש יותר baseline, מומלץ לאחסן אחד בארכיון ב עותק של baseline מקורי, למשל, בשדות Baseline 1. בדרך זו, יש לך עותק של baseline מקורי לדורות הבאים. במקביל, אתה יכול לשמור את התחזית האחרונה שלך בשדות Baseline di Project, כך שקל לראות את השונות מקו הבסיס האחרון שלך בשדות Pre Variancedefiלילה.

הנה איך להגדיר קווי בסיס מרובים תוך מעקב בקלות אחר שונות עבור השונות העדכנית ביותר:

1. עבור למקטע לוח זמנים של הכרטיסייה פרוייקט ובחר הגדר תחזית -> הגדר תחזית. תיבת הדו-שיח הגדרה נפתחת baseline.
2. ב"סט baseline", שמור את הראשון baseline על ידי בחירת Baseline1.
3. ודא שהאפשרות "כל הפרויקט" נבחרת. אפשרות זו שומרת את ערכי הבסיס עבור הפרויקט כולו, וזה מה שאתה רוצה בפעם הראשונה.
4. לחץ על אישור. Project מאחסן את ערכי ההתחלה, הסיום, משך הזמן, המאמץ והעלות הנוכחיים בשדות התואמים, כגון התחלה צפויה1, סיום צפוי1, משך זמן צפוי1, עבודה צפויה1 ועלות צפויה1.
5. חזור מיד על שלבים 1 עד 4 כדי לשמור את baseline מקורי פעם שנייה, אבל הפעם כאילו baseline.

כאשר תיבת הדו-שיח 'הגדרות' נפתחת baseline לאחר שמירת לפחות אחד baseline, הסט baseline" מציג את התאריך האחרון שנשמר עבור baseline. לדוגמה, קווי הבסיס שהוגדרו נוספו "(שמרו לאחרונה ב-mm/dd/yy)" בסוף השמות שלהם, כאשר mm/dd/yy הוא התאריך האחרון שנשמר עבור זה baseline.

אם תנסה להגדיר א baseline שכבר נשמר, Project מזהיר אותך כי baseline היה בשימוש ושואל אם ברצונך להחליף אותו. לחץ על כן כדי להחליף את הערכים הקיימים של baseline (לדוגמה, אם השתמשת בכל 11 קווי הבסיס וברצונך לעשות שימוש חוזר בקווים ישנים יותר). אם אינך רוצה לעקוף אותו, לחץ על לא ולאחר מכן בתיבת הדו-שיח הגדרה baseline, תבחר אחד baseline שונה.

כשתהיה מוכן לשמור עוד אחד baseline, זה מה שאתה עושה:

1. במקטע לוח זמנים של הכרטיסייה פרוייקט, בחר הגדר תחזית -> הגדר תחזית.
2. ב"סט baseline", בחר Baseline2 כדי לשמור לצמיתות את השני baseline. ודא ש"כל הפרויקט" נבחר, ולאחר מכן לחץ על אישור.
3. שמור שוב מיד לוח הזמנים של הפרויקט הנוכחי כבסיס. בדרך זו, שדות Variance כגון Starting Variance, Ending Variance ו-Cost Variance מציגים את השונות בין הערכים הנוכחיים לאלו של baseline הכי עדכני.

הערה: עבור כל תחזית נוספת, שמור את לוח הזמנים של הפרויקט פעם אחת כתחזית ופעם אחת כתחזית ריקה לאחר מכן.

צפייה במספר קווי בסיס

כאשר אתה רוצה להשוות את ההתקדמות הנוכחית שלך עם baseline חדש יותר, תצוגת Gantt Tracking מושלמת. מציג סרגלי משימות צבעוניים עבור לוח הזמנים הנוכחי מעל סרגלי המשימות האפורים עבור תאריכי התחלה וסיום צפויים.

עם זאת, אם אתה שומר יותר מקו בסיס אחד, ייתכן שתרצה להציג אותם בו-זמנית כדי שתוכל להשוות את הביצועים של אחד לשני. תצוגת Gantt מרובת קווי הבסיס מציגה פסי פעילות בצבעים שונים עבור Baseline, Baseline 1 ו- Baseline 2. עבור תצוגה זו, במקטע תצוגות פעילות של הכרטיסייה תצוגה, בחר עוד תצוגות -> תצוגות נוספות. בתיבת הדו-שיח עוד תצוגות, לחץ פעמיים על Multiple Baselines Gantt. קווי בסיס נוספים של Gantt מציגים סרגלי משימות רק עבור Baseline, Baseline1 ו- Baseline2. אינו מציג סרגלי משימות עבור לוח הזמנים הנוכחי.

לצפייה אחרת baseline או קווי בסיס מרובים, אתה יכול לשנות את התצוגה בכמה דרכים. מהסרט אתה יכול לראות כל baseline רצוי בכל תצוגת תרשים גנט. הצג את תצוגת תרשים גנט הרצויה ולאחר מכן בחר בכרטיסייה עיצוב. בקטע סגנונות סרגל, לחץ על החץ למטה baseline, ולאחר מכן בחר את baseline שאתה רוצה לצפות. לדוגמה, אם אתה מציג את תצוגת Tracking Gantt, כברירת מחדלdefinita משתמשת ב-Baseline עבור סרגלי פעילות בסיסיים. עם זאת, אם תבחר Baseline2 בתפריט Baseline Bar Styles בלשונית Format, שורת המשימות הבסיסית משקפת את התאריכים Baseline2.

אבל מה אם אתה רוצה תצוגה שתציג סרגלי פעילות מ-Baseline1 עד Baseline4 כדי להעריך מגמות לאורך זמן? אם כן, אתה יכול לשנות את defiרעיון החזון לעשות בדיוק את זה.

1. העתק את תצוגת Gantt של קווי בסיס מרובים ושם אותה בתור FourBaselines. (כאשר תצוגת Gantt מרובה קווי הבסיס מוצגת, במקטע תצוגות משימות של הכרטיסייה תצוגה, בחר תצוגות נוספות -> תצוגות נוספות. בתיבת הדו-שיח תצוגות נוספות, לחץ על העתק, הקלד שם חדש בתיבה שם ולאחר מכן לחץ על לחץ על אישור בחזרה בתיבת הדו-שיח תצוגות נוספות, לחץ על סגור.
2. ב-Gantt Chart Tools | בכרטיסייה עיצוב, במקטע סגנונות סרגל, לחץ על עיצוב -> סגנונות סרגל. תיבת הדו-שיח סגנונות סרגל נפתחת.
3. בחר את השורה עבור שורת המשימות שברצונך לשכפל (לדוגמה, Baseline2), ולאחר מכן לחץ על Cut Row.
4. לפני שתעשה משהו אחר, לחץ על Paste Row כדי להוסיף את שורת החתך במקום שבו הייתה במקור.
5. בחר את השורה למטה שבה ברצונך להוסיף את השורה המועתקת, ולאחר מכן לחץ שוב על הדבק שורה. Project מוסיף עותק נוסף של השורה מיד מעל השורה שנבחרה.
6. שנה את התאים Name, From ו-To של השורה החדשה כך שיתאימו לתאים baseline שאתה רוצה להראות. לדוגמה, כדי להציג Baseline3, שנה את השם כך שיכלול Baseline3, ולאחר מכן, בתאים From ו-To, בחר Baseline3 Start ו- Baseline3 End, בהתאמה.
7. בלשונית פסים בחצי התחתון של תיבת הדו-שיח סגנונות סרגל, בחר את הצורה והצבע הרצויים עבור הסרגל. Baseline1, Baseline2 ו-Baseline3 כבר משתמשים באדום, כחול וירוק, אז בחרו צבע כמו צהבהב, כתום או סגול. בתיבה Shape, בחר סרגל עליון, מרכז או תחתון צר.
8. אם אתה כולל יותר משלושה קווי בסיס בתצוגת Gantt המרובה שלך, עליך להוסיף שורת משימות שנייה לתצוגה. בתיבת הדו-שיח סגנונות סרגל, בתא שורת המשימות, הקלד 2 לומר ל-Project למקם את שורת המשימות של baseline בשורה שנייה בתרשים גנט.
9. חזור על שלבים 3 עד 8 כדי ליצור סרגלי פעילות עבור פעילויות פיצול, אבני דרך וסיכום עבור חיזוי.

הנה איך הם נראים defiמגוון של סגנונות ברים כאשר אתה מוסיף עוד אחד baseline בשדה הראייה:

והנה איך נראה הנוף עם יותר משלושה סטים של ברים ב- baseline.

ותוכניות הביניים?

לתיבת הדו-שיח הגדרת תחזית יש אפשרות שנייה: "הגדר תוכנית ביניים". בניגוד לתחזיות הפרויקט, תוכניות זמניות הם שומרים רק את תאריכי ההתחלה והסיום, לא את משך הזמן, העלויות והעבודה. תוכניות טנטטיביות הן מעצור מגרסאות קודמות של Project, כאשר התוכנית הציעה רק קו בסיס.

אפילו עם 11 קווי הבסיס שפרויקט מציע כעת, תוכניות טנטטיביות יכולות להיות שימושיות. אם אתה מייבא לוח זמנים של פרויקט מפרויקט 2002 ואילך (זה עלול לקרות), כל מידע נוסף על התחזית יסתיים בשדות תוכנית הביניים (Start1/End1 עד Start10/End10). אתה יכול להעתיק נתונים אלה משדות ההתחלה והסיום של תוכנית הביניים (התחל2/סיום2, למשל) לשדות תחזית כגון Baseline2. אתה יכול גם לשמור תוכניות ביניים כתחזיות חלקיות בין התחזיות המלאות שנשמרו.

שאלות נפוצות

קריאות קשורות

• כיצד ליצור תרשים גנט ב-Microsoft Project
• כיצד להכין דוחות ואיך לחלץ נתונים מובנים מהפרויקטים שלך המנוהלים באמצעות MS Project
• ורסאצ'ה בוחרת במועצת המנהלים כדי לשנות את תהליכי התכנון הקמעונאי
• כיצד למחוק את המקרא בתדפיס Microsoft Project Gantt
• כיצד להגן על אתר הפיתוח שלך באמצעות סיסמה

Ercole Palmeri