Како да управувате со повторливите трошоци и индиректните трошоци во Microsoft Project

Управувањето со индиректните трошоци и повторливите трошоци е секогаш голем проблем за раководителот на проектот.

Microsoft Project ни помага и ни дава елегантно управување со трошоците defiнитив.

Ајде да ги видиме заедно индиректните трошоци, повторливите трошоци, во оваа статија.

Проценето време за читање: 9 минути

За правилно управување со трошоците во Microsoft Project, неопходно е да се поврзат и двете индиректни трошоци тоа јас повторливи трошоци на активност, со сличен/еднаков критериум на вистинскиот критериум.
Оваа активност мора да има посебност да се има динамично траење кое варира од онаа на проектот. Тоа е, ако проектот трае помалку, оваа активност е скратена и обратно, се издолжува за да се продолжи времетраењето на проектот.

Hammock task

во Управување со проекти, доаѓа една намерна активност како оваа definita Hammock task, Или Level of Effort.

Во управувањето со трошоците на Microsoft Project, a Hammock task тоа е активност што групира други активности, и затоа е поврзана со датум на почеток и датум на завршување. Активностите групирани по а Hammock task тие дури може да бидат неповрзани, во хиерархиска смисла на една W.B.S., или во логичка смисла на зависноста на некоја активност.

на Hammock task групи:

• не-слични активности што водат до целосен капацитет, на пр „Подготовка за патување“;
• неповрзани елементи за целите на резимето, како што е периодот на известување врз основа на календарот, на пр. „Планови за семестар“;
• тековни или општи активности што вршат времетраење на еден труд, на пр "Управување со проекти".

Времетраењето наHammock task може да се постави и од под-активностите во него, така што апстрактното групирање има датум на започнување на првата од која било од под-активностите и датумот на завршување е последниот од содржината.

А "Hammock task се смета за форма на резиме активност слична на активност Level of Effort.

Level of Effort

За поддршка на управувањето со трошоците на Microsoft Project, ајде сега да видиме што е активност и како да ја имплементираме Level of Effort.

Задача Level of Effort тоа е активност за поддршка што мора да се спроведе за поддршка на други работни активности или на целиот проект. Обично се состои од кратки количини на работа што мора да се повторува периодично. На пример, сметководство на буџетот на проектот, односот со клиентите или одржувањето на машините за време на производството.

Бидејќи активност Level of Effort тоа не е само по себе предмет на работа директно поврзано со реализација на производот, услугата или конечниот резултат на проектот, туку поддршка за работа, неговото времетраење се заснова на времетраењето на работната активност. Токму од оваа причина, активност Level of Effort не смее да биде на критичниот пат на планирање на проектот, бидејќи никогаш не додава време на проектот.

Проценка на задача Level Of Effort е една од главните задачи на проектниот менаџер.

Оваа активност ја вметнуваме како прва активност на проектниот план и ја нарекуваме Ниво на напор индиректни трошоци, без внесување на датумите на започнување и завршување, ниту траење.

Можеме да доделиме ресурси од каков било вид на оваа активност со соодветни единици за доделување задачи за рамномерно ширење на трошоците во текот на проектот.

Ајде да видиме чекор по чекор како да го сториме тоа:

1. Кликнете со десното копче во ќелијата Почнувајќи од првата проектна активност и изберете Копирај ќелија;
2. Со десното копче на глувчето во ќелијата Почнувајќи бизнис Level Of Effort индиректни трошоци и изберете Залепете специјално;
3. Од прикажаниот екран изберете Вметни врска и потврди;
4. Во овој момент, кликнете со десното копче во ќелијата Крајот од последната проектна активност (што треба да биде крај на пресвртницата на проектот) и изберете Копирај ќелија;
5. Следно, кликнете со десното копче на глувчето во ќелијата Крајот бизнис Level Of Effort индиректни трошоци и изберете Залепете специјално;
6. Од прикажаниот екран изберете Вметни врска е потврдите.

Штом се стори ова, времетраењето на активност Level Of Effort индиректни трошоци ќе го покрие целиот проект, во нашиот случај, од 26 февруари 2018 до 27 април 2018.

Како defiнапишете прилагодено поле

Приказ на активност LOE индиректни трошоци може да биде погрешно, бидејќи секогаш е критично. Екранот GANTT може да биде проблематичен со приказот на активност LOE индиректни трошоци, па да видиме како да го скриеме.

За да избегнеме прикажување, можеме да создадеме поле за сопствен вид марка (точно / неточно) и филтер за приказ за да се скрие активност LOE индиректни трошоци.

Да се ​​создаде полето Level Of Effort Task, кликнете со десното копче на колоната "Додај нова колона" и изберете "Пополнети полиња" од менито за контекст

И создадете го полето Level Of Effort Task како марка

Во овој момент можеме да прикажеме нова колона со поврзување на новосоздаденото сопствено поле и да ја поставиме вредноста на ќелијата во однос на дејноста Level Of Effort индиректни трошоци a Si, како на сликата.

Оваа вредност ќе ја користи филтерот што ќе го создадеме за да ја идентификуваме активноста што сакаме да ја скриеме.

Како да креирате сопствен филтер

За да го креирате филтерот, да го скриете приказот на активност Level Of Effort индиректни трошоци од менито Види, го идентификуваме паѓачкиот список Нема филтер присутни во центарот на лентата во групата Дати.
Од паѓачката листа на команди што ги избираме Други филтри и од ова кликнуваме на копчето Нова.

Внесете го името на филтерот Крие LOE, го активираме прозорецот Покажи во менито новиот филтер секогаш да се прикажува во паѓачката листа на достапни филтри.

Критериумите на новиот филтер се:

Име на поле = Задача за ниво на напор
Состојба = "различна од"
Вредност (а) = "Да"

Активирање на филтер во Microsoft Project

Кликнете на View, активирајте со кликнете со глувчето на списокот на достапни филтри и потоа кликнете на Крие LOE,

Активноста Level Of Effort тоа ќе биде скриено.

За да доделите ресурси на оваа активност, продолжете нормално. Ајде да се обидеме да доделиме ресурси администрација e Менаџер за продажба доделен со максимална единица од 50%. На овој начин, половина од индиректните трошоци на менаџерот на проектот и неговиот автомобил автомобил ќе бидат на товар на проектот.
За да се припишат трошоците на двата ресурси на оваа активност за време на извршувањето на проектот, доволно е да се зајакне кампот % завршување со вредност пропорционална со времето поминато од почетокот на проектот до времето на ажурирање на проектот.

Можеме да го имаме истиот резултат со создавање наактивности за поддршка до проектни активности.

Една задача Хамак o Ниво на напор може да се однесува и на една фаза од проектот.

Сега ќе видиме како да креираме активност LOE со различен метод од претходниот.

Создаваме три активности:

• Првата активност на supporto е резиме активност што ќе има само две активности од типот на Прегледот;
• Ние се однесуваат Домашна Почеток првата активност со активноста на Analisi;
• Ние ја создаваме врската Крај-крај помеѓу Последна активност и активноста на транспорт.

Резултатот ќе биде како на следната слика.

Во овој момент можеме да доделиме на активноста на supporto сите ресурси и трошоци потребни за поддршка на целиот проект.

Ако проектот (или фаза) претрпе временско продолжување, тогаш времетраењето на активноста LOE се зголемува, а со тоа и трошоците поврзани со ресурсите од типот на работата или трошоците рачно наплатени.

Поврзани читања

• Како да направите извештаи и како да извлечете структурирани податоци од вашите проекти управувани со MS Project
• Кој е методот на критична патека
• Како да направите масовна промена на сродните задачи во Microsoft Project
• Гато, DeepMind и трката кон општа вештачка интелигенција
• Како да креирате извештај за проектот со Microsoft Project

Ercole Palmeri