Como fazer relatórios e como extrair dados estruturados de seus projetos gerenciados com o MS Project

O gestor do projeto, após criar um plano de projeto, concentrar-se-á na recolha e monitorização de dados.

Analisar o desempenho do projeto e atualizar o status do projeto, comunicando-se com as partes interessadas.

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Quando há uma diferença entre o que está planejado e o desempenho real do projeto, temos uma variação. A variação é medida principalmente em termos de tempo e custo.

Relatório de monitoramento do projeto Microsoft

Existem diferentes formas de visualizar a atividade com a variação, ou seja, encontrar evidências da diferença entre a estimativa e o saldo final.

Abaixo vemos 4 métodos:

Método 1 - Visualização gráfica através do monitoramento de Gantt

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Visualizações de atividade selecionar Verificação de Gantt na lista suspensa Gráfico de Gantt.
Você pode comparar as barras de Gantt "programadas atualmente" com as barras de Gantt "planejadas inicialmente". Você pode ver quais tarefas foram iniciadas mais tarde que o planejado ou exigiram mais trabalho para concluir.

Método 2 - Visualização gráfica para detalhes de Gantt

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Visualizações de atividade selecionar Detalhe de Gantt na lista suspensa Gráfico de Gantt

Método 3 - Tabela de variações

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Dar selecionar mudança na lista suspensa Tabelle

Método 4: filtros

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Dar selecionar Outros filtros na lista suspensa Filtrose escolha um filtro como Atividades tardias, Atividade de escorregamento,... etc ...
O Microsoft Project filtrará a lista de tarefas para mostrar apenas as atividades filtradas nesse processo. Então, se você selecionar Atividades tardias, apenas atividades incompletas serão exibidas. Qualquer atividade já concluída não será exibida.

Gerenciamento de custos do projeto

Para examinar os custos em um ciclo de vida do projeto, você deve estar ciente desses termos e do que eles significam no Microsoft Project

• Custos básicos - Todos os custos planejados, conforme salvos no plano básico.
• real - custos incorridos para atividades, recursos ou atribuições.
• Custos restantes - Diferença entre custos básicos / atuais e custos reais.
• Custos atuais: quando os planos são modificados devido à alocação ou remoção de recursos ou à adição ou subtração de ativos, o MS Project 2013 recalcula todos os custos. Isso aparecerá abaixo dos campos rotulados Custo ou Custo total. Se você começou a rastrear o custo real, ele incluirá o custo real + o custo restante (atividade incompleta) por atividade.
• Variação - diferença entre custo básico e custo total (custo atual ou planejado).

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Dar selecionar custo na lista suspensa Tabelle

Você poderá visualizar todas as informações relevantes. Você também pode usar filtros para visualizar atividades que excedem seu orçamento.

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Dar selecionar Outros filtros na lista suspensa Filtros. Finalmente seleito Custo fora do orçamento e confirme com o botão Aplicar

Relatório de custos de recursos do projeto

Para algumas organizações, os custos de recursos são os principais e, às vezes, o único, portanto, esses devem ser monitorados de perto.

Clique na aba Ver na barra de menus, no grupo Ver Recursos selecionar Lista de Recursos

Para custos, clique na guia Ver na barra de menus, no grupo Dar selecionar custo na lista suspensa Tabelle

Podemos classificar a coluna Custos para ver quais são os recursos mais caros e menos caros.

Para classificar, você precisa clicar na seta de filtro automático no cabeçalho da coluna Custo. Quando o menu suspenso aparecer, clique em Ordem do maior para o menor.

Você pode usar a função AutoFiltro para cada coluna. Ao solicitar a coluna Variação, você poderá ver o modelo de variação.

Filtro automático

Relatório do projeto

O Microsoft Project vem com um conjunto predefinido de relatórios e painéisdefiniti. Você encontrará todos eles na guia Report . Você também pode criar e personalizar relatórios gráficos para o seu projeto.

Relatório de painel (Painel)

Clique em Report → Ver grupo Report → Painel.

Relatório de Recursos

Clique em Report → Ver grupo Report → Recursos.

Relatório de custo

Clique em Report → Ver grupo Report → Custos.

Relatório sobre o andamento do trabalho

Clique Report → Ver grupo Report → Em andamento.

Relatórios personalizados

Clique em Report → Ver grupo Report → Novo relatório.

Existem quatro opções.

• vazio: cria um relatório em branco. Use a guia Ferramentas de relatório - Design para adicionar gráficos, tabelas, texto e imagens.
• gráfico: Cria um gráfico comparando o trabalho real, o trabalho restante e o trabalho padrãodefinita. Use o painel Lista de campos para selecionar vários campos para comparar. Você pode alterar a aparência do gráfico clicando nas guias Ferramentas de gráfico, Design e Layout.
• mesa: Crie uma tabela. Use o painel Lista de Campos para escolher quais campos exibir na tabela (Nome, Início, Fim e % Completo aparecem por padrãodefinita). A caixa de nível da estrutura de tópicos permite selecionar o número de níveis na estrutura de tópicos do projeto que a tabela deve mostrar. Você pode alterar a aparência da tabela clicando na guia Ferramentas, nas guias Design e Layout.
• comparação: cria dois gráficos lado a lado. Os gráficos terão os mesmos dados no início. Você pode clicar em um dos gráficos e selecionar os dados desejados no painel Lista de Campos para começar a diferenciá-los.

FAQs

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Ercole Palmeri