Si të analizoni përparimin e projektit kundrejt parashikimeve në Microsoft Project

Niveli bazë është çelësi për kryerjen e një analize të projektit, dhe për këtë arsye për të krahasuar situatën aktuale me atë të pritur. 

Kur vendosni një parashikim në Projekt (mund të vendosni deri në 11), programi merr një fotografi të orarit tuaj dhe vlerave të kostos, të cilat më pas mund t'i përdorni për të krahasuar vlerat aktuale me ato që keni planifikuar fillimisht. 

Çfarë mund të bëni me linjat bazë të projektit? 

Dhe si i shikoni ato kur keni më shumë se një?

Koha e parashikuar e leximit: 11 minuti

Kurseni më shumë se një baseline është e dobishme të bëhet analiza e projektit, dhe është i dobishëm në disa situata. Supozoni se ju përfshini një kërkesë për ndryshim të madh në planin tuaj të projektit. Mbajtja e bazës fillestare është një ide e mirë, veçanërisht kur dëshironi t'u përgjigjeni pyetjeve nga palët e interesuara se pse ka ndryshim të madh në krahasim me datat dhe kostot origjinale. Në të njëjtën kohë, mund të përdorni parashikimin e ri me kërkesën për ndryshim për të gjurmuar performancën e planit me kërkesën për ndryshim në vend.

Ju mund të keni nevojë për një baseline shtesë kur një projekt përjeton lloje të tjera ndryshimesh: palët e interesuara rrisin ose ulin ndjeshëm qëllimin e projektit, ose një projekt me prioritet më të lartë e vendos përkohësisht tuajin në pritje. Linjat bazë fillestare nuk prodhojnë më varianca të rëndësishme, kështu që nevojitet një parashikim i ri për të pasqyruar orarin dhe kostot e rishikuara.

più baseline ato gjithashtu mund të ndihmojnë në dokumentimin e tendencave me kalimin e kohës. Le të themi se projekti juaj ka mbetur prapa afatit dhe ju zbatoni një strategji rikuperimi. Ju mund të mbani baseline origjinale, por vendosni një të re duke përdorur vlerat në fuqi përpara se të filloni rikthimin. Në këtë mënyrë, ju mund të krahasoni variancat origjinale me variancat e rikuperimit për të parë nëse korrigjimi i kursit ndihmon. Një mënyrë tjetër për të vlerësuar tendencat është shtimi i vijave bazë në pikat kyçe të një projekti, si në çdo tremujor fiskal ose ndoshta në fund të çdo faze.

Vendosja e më shumë baseline

Nëse keni ndërmend të përdorni më shumë baseline, është mirë të arkivoni një i dytë kopje e baseline origjinale, për shembull, në fusha Baseline 1. Në këtë mënyrë, ju keni një kopje të baseline origjinale për pasardhësit. Në të njëjtën kohë, ju mund të mbani parashikimin tuaj të fundit në fusha Baseline di Project, në mënyrë që të jetë e lehtë për të parë variancat nga baza juaj më e fundit në fushat Para Variancedefinatën.

Ja se si të vendosni linja të shumta bazë duke gjurmuar lehtësisht variancat për atë më të fundit:

1. Shkoni te seksioni Orari i skedës Projekti dhe zgjidhni Vendosni parashikimin -> Vendosni parashikimin. Hapet dialogu Setup baseline.
2. Në “Set baseline“, ruaj të parën baseline duke zgjedhur Baseline1.
3. Sigurohuni që të jetë zgjedhur opsioni "I gjithë projekti". Ky opsion ruan vlerat bazë për të gjithë projektin, që është ajo që dëshironi herën e parë.
4. Klikoni OK. Projekti ruan vlerat aktuale të fillimit, përfundimit, kohëzgjatjes, përpjekjes dhe kostos në fushat përkatëse, të tilla si Fillimi i pritshëm1, Përfundimi i pritshëm1, Kohëzgjatja e pritshme1, Puna e pritshme1 dhe Kostoja e pritshme1.
5. Përsëritni menjëherë hapat 1 deri në 4 për të ruajtur baseline origjinale për herë të dytë, por këtë herë si baseline.

Kur hapet dialogu Setup baseline pasi të keni ruajtur të paktën një baseline, “Set baseline” tregon datën e fundit të ruajtur për baseline. Për shembull, linjat bazë që janë caktuar kanë "(ruajtur për herë të fundit në mm/dd/vv)" në fund të emrave të tyre, ku mm/dd/vv është data e fundit e ruajtur për këtë baseline.

Nëse përpiqeni të vendosni një baseline që tashmë është ruajtur, Projekti ju paralajmëron se baseline është përdorur dhe pyet nëse doni ta mbishkruani atë. Klikoni Po për të mbishkruar vlerat ekzistuese të baseline (për shembull, nëse keni përdorur të 11 linjat bazë dhe dëshironi të ripërdorni një më të vjetër). Nëse nuk dëshironi ta anashkaloni, klikoni Jo më pas në kutinë e dialogut Setup baseline, Zgjidh nje baseline të ndryshme

Kur të jeni gati për të shpëtuar një tjetër baseline, ja çfarë bëni:

1. Në seksionin Orari të skedës Projekti, zgjidhni Vendosni parashikimin –> Vendosni parashikimin.
2. Në “Set baseline“, zgjidhni Baseline2 për të ruajtur përgjithmonë të dytën baseline. Sigurohuni që të jetë zgjedhur "I gjithë projekti", më pas klikoni OK.
3. Ruani përsëri menjëherë planin aktual të projektit si bazë. Në këtë mënyrë, fushat e variancës si Varianca fillestare, Varianca e përfundimit dhe Varianca e kostos tregojnë variancat midis vlerave aktuale dhe atyre të baseline me e fundit.

Shënim: Për çdo parashikim shtesë, ruani planin e projektit një herë si parashikim dhe një herë si një parashikim pasues bosh.

Shikimi i shumë linjave bazë

Kur dëshironi të krahasoni përparimin tuaj aktual me baseline më i ri, pamja Gantt Tracking është e përsosur. Shfaq shiritat me ngjyra të detyrave për orarin aktual mbi shiritat gri të detyrave për datat e pritshme të fillimit dhe përfundimit.

Megjithatë, nëse ruani më shumë se një linjë bazë, mund të dëshironi t'i shikoni ato në të njëjtën kohë, në mënyrë që të krahasoni performancën e njërës me tjetrën. Pamja e shumëfishtë bazë Gantt tregon shirita aktiviteti me ngjyra të ndryshme për "Bazë", "Bazë 1" dhe "Bazë 2". Për këtë pamje, në seksionin "Pamjet e aktivitetit" të skedës "Pamje", zgjidhni Më shumë Pamje -> Më shumë pamje. Në kutinë e dialogut Më shumë Shikime, klikoni dy herë Multiple Baselines Gantt. Më shumë bazë Gantt tregon shiritat e detyrave vetëm për vijën bazë, bazën1 dhe bazën2. Nuk shfaq shiritat e detyrave për orarin aktual.

Për të parë ndryshe baseline ose disa vija bazë, mund ta ndryshoni pamjen në disa mënyra. Nga shiriti mund të shikoni ndonjë baseline e dëshiruar në çdo pamje të grafikut Gantt. Shfaqni pamjen e grafikut Gantt që dëshironi dhe më pas zgjidhni skedën Format. Në seksionin "Stilet e shiritit", klikoni shigjetën poshtë baseline, pastaj zgjidhni baseline doni të shikoni. Për shembull, nëse shikoni pamjen Tracking Gantt, si parazgjedhjedefinita përdor Baseline për shiritat e aktivitetit bazë. Megjithatë, nëse zgjidhni Baseline2 në menynë Baseline Bar Styles në skedën Format, shiritat e detyrave bazë pasqyrojnë datat Baseline2.

Por, çka nëse dëshironi që një pamje të shfaqë shiritat e aktivitetit nga Baza1 në Bazë4 për të vlerësuar tendencat me kalimin e kohës? Nëse po, mund ta ndryshoni defiideja e vizionit për të bërë pikërisht këtë.

1. Kopjoni pamjen Gantt të shumë linjave bazë dhe emërojeni si FourBaselines. (Me shfaqjen e pamjes Gantt me shumë linja bazë, në seksionin "Pamjet e detyrave" të skedës "Shiko", zgjidhni "Më shumë pamje -> Më shumë pamje". klikoni OK. Kthehuni në kutinë e dialogut More Views, klikoni Mbyll.
2. Në mjetet e grafikut Gantt | Në skedën Format, në seksionin Stilet e shiritit, klikoni Format ->Stilet e shiritit. Hapet dialogu i stileve të shiritit.
3. Zgjidhni rreshtin për shiritin e detyrave që dëshironi të kopjoni (për shembull, Baseline2), më pas klikoni Cut Row.
4. Përpara se të bëni ndonjë gjë tjetër, klikoni Paste Row për të futur rreshtin e prerë aty ku ishte fillimisht.
5. Zgjidhni rreshtin më poshtë ku dëshironi të futni rreshtin e kopjuar, pastaj klikoni përsëri Paste Row. Projekti fut një kopje tjetër të rreshtit menjëherë mbi rreshtin e zgjedhur.
6. Ndryshoni qelizat Name, From dhe To të rreshtit të ri që të përputhen me baseline që dëshironi të tregoni. Për shembull, për të shfaqur Baseline3, ndryshoni emrin për të përfshirë Baseline3, më pas, në qelizat From and To, zgjidhni Baseline3 Start dhe Baseline3 Fund, respektivisht.
7. Në skedën Shirita në gjysmën e poshtme të kutisë së dialogut "Stilet e shiritit", zgjidhni formën dhe ngjyrën që dëshironi për shiritin. Baseline1, Baseline2 dhe Baseline3 përdorin tashmë të kuqe, blu dhe jeshile, kështu që zgjidhni një ngjyrë si ngjyrë kafe, portokalli ose vjollcë. Në kutinë Shape, zgjidhni një shirit të ngushtë të sipërm, qendror ose poshtë.
8. Nëse përfshini më shumë se tre vija bazë në pamjen tuaj të shumëfishtë bazë Gantt, duhet të shtoni një rresht të dytë të shiritit të detyrave në pamje. Në kutinë e dialogut "Stilet e shiritit", në qelizën e rreshtit të shiritit të detyrave, shkruani 2 për t'i thënë Projektit të pozicionojë shiritin e detyrave të baseline në një rresht të dytë në grafikun Gantt.
9. Përsëritni hapat 3 deri në 8 për të krijuar shirita aktiviteti për ndarje, momente historike dhe aktivitete përmbledhëse për parashikim.

Ja si duken ato definocionet e stileve të shiritit kur shtoni një tjetër baseline në pamje:

Dhe ja se si duket pamja me më shumë se tre grupe shufrash në baseline.

Dhe planet e përkohshme?

Kutia e dialogut Set Forecast ka një opsion të dytë: "Vendosni planin e përkohshëm". Ndryshe nga parashikimet e projektit, planet e përkohshme ata ruajnë vetëm datat e fillimit dhe mbarimit, jo kohëzgjatjen, kostot dhe punën. Planet tentative janë një ngecje nga versionet e mëparshme të Projektit, kur programi ofronte vetëm një bazë.

Edhe me 11 linjat bazë që ofron Projekti tani, planet paraprake mund të jenë të dobishme. Nëse importoni një plan projekti nga Projekti 2002 dhe më herët (kjo mund të ndodhë), çdo informacion shtesë rreth parashikimit përfundon në fushat e planit të ndërmjetëm (Fillimi1/Fund1 deri Fillimi10/Fundi10). Ju mund t'i kopjoni këto të dhëna nga fushat Fillimi dhe Fundi i planit të ndërmjetëm (Fillimi2/Fundi2, për shembull) në fushat e parashikimit, si p.sh. Baseline2. Ju gjithashtu mund t'i ruani planet e përkohshme si parashikime të pjesshme midis parashikimeve tuaja të plota të ruajtura.

Pyetjet e bëra më shpesh

Lexime të ngjashme

• Si të krijoni një grafik Gantt në Microsoft Project
• Si të bëni raporte dhe si të nxirrni të dhëna të strukturuara nga projektet tuaja të menaxhuara me MS Project
• Versace zgjedh Bordin për të transformuar proceset e Planifikimit me Pakicë
• Si të fshini legjendën në printimin e Microsoft Project Gantt
• Si të mbroni faqen tuaj të zhvillimit me një fjalëkalim

Ercole Palmeri