Comment gérer les coûts répétitifs et les coûts indirects dans Microsoft Project

La gestion des coûts indirects et des coûts répétitifs est toujours un gros problème pour le chef de projet.

Microsoft Project nous aide et nous offre une gestion élégante des coûts definitive.

Examinons ensemble les coûts indirects, les coûts répétitifs, dans cet article.

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Pour une gestion correcte des coûts dans Microsoft Project, il est nécessaire d'associer à la fois le coûts indirects que coûts répétitifs à une activité, avec un critère similaire/égal au critère réel.
Cette activité doit avoir la particularité d'avoir une durée dynamique différente de celle du projet. Autrement dit, si le projet dure moins longtemps, cette activité est raccourcie et vice versa, elle s’allonge pour prolonger la durée du projet.

Hammock task

En Gestion de projet, une activité utile comme celle-ci vient definita Hammock taskou Level of Effort.

Dans la gestion des coûts de Microsoft Project, un Hammock task c'est une activité qui regroupe d'autres activités, et donc liée à une date de début et une date de fin. Les activités regroupées par un Hammock task ils pourraient même être sans rapport, au sens hiérarchique d'un W.B.S., ou au sens logique à la dépendance d'une activité.

Une Hammock task groupes:

• activités non similaires menant à une capacité globale, par exemple: "Préparation pour un voyage";
• des éléments non liés aux fins d'un résumé, tel qu'une période de référence basée sur un calendrier, par ex. "Plans de semestre";
• activités en cours ou générales qui exécutent la durée d'un effort, par exemple: "Gestion de projet".

La durée de laHammock task il peut également être défini par les sous-activités qu'il contient, de sorte que le groupe de résumés ait une date de début correspondant à la première des sous-activités et que la date de fin soit le dernier du contenu.

A 'Hammock task est considéré comme une forme d'activité sommaire semblable à une activité Level of Effort.

Level of Effort

Pour prendre en charge la gestion des coûts de Microsoft Project, voyons maintenant ce qu'est une activité et comment la mettre en œuvre Level of Effort.

Une tâche Level of Effort c'est une activité de support qui doit être réalisée pour soutenir d'autres activités de travail ou l'ensemble du projet. Il consiste généralement en de courts travaux qui doivent être répétés périodiquement. Par exemple, la comptabilité du budget du projet, la relation avec les clients ou la maintenance des machines pendant la production.

Parce qu'une activité Level of Effort ce n'est pas en soi un objet de travail directement associé à la réalisation du produit, du service ou du résultat final du projet, mais un support au travail sa durée est basée sur la durée de l'activité de travail. C’est précisément pour cette raison qu’une activité Level of Effort il ne doit pas être sur le chemin critique de la planification de projet, car cela ne rajoute jamais du temps au projet.

L'estimation d'une tâche Level Of Effort est l'une des tâches principales d'un chef de projet.

Nous insérons cette activité en tant que première activité du plan de projet, et nous l'appelons Niveau d'effort. coûts indirects, sans entrer les dates de début et de fin, ni la durée.

Nous pouvons affecter des ressources de tout type à cette activité avec les unités d’affectation appropriées pour répartir les coûts de manière uniforme sur l’ensemble du projet.

Voyons comment procéder pas à pas:

1. Clic droit dans la cellule Accueil de la première activité du projet et choisissez Copier la cellule;
2. Avec le bouton droit de la souris dans la cellule Accueil affaires Level Of Effort coûts indirects et sélectionnez Pâte spéciale;
3. Sur l'écran affiché, sélectionnez Coller le lien et confirmer;
4. À ce stade, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule. Fins de la dernière activité du projet (ce qui devrait être la fin du jalon du projet) et choisissez Copier la cellule;
5. Ensuite, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule. Fins affaires Level Of Effort coûts indirects et sélectionnez Pâte spéciale;
6. Sur l'écran affiché, sélectionnez Coller le lien e confirmer.

Une fois que cela est fait, la durée de l'activité Level Of Effort coûts indirects couvrira l’ensemble du projet, dans notre cas de 26 February 2018 à 27 April 2018.

Comment defiterminer un champ personnalisé

L'affichage de l'activité LOE coûts indirects pourrait être trompeur, car il est toujours critique. L'affichage du GANTT peut poser problème avec l'affichage de l'activité LOE coûts indirects, voyons donc comment le cacher.

Pour éviter de l'afficher, nous pouvons créer un champ de type personnalisé  Contre-remboursement. (true / false) et un filtre d'affichage pour masquer l'activité LOE coûts indirects.

Pour créer le champ Level Of Effort Task, faites un clic droit sur la colonne "Ajouter une nouvelle colonne" et choisissez "Champs personnalisés" dans le menu contextuel.

Et créer le champ Level Of Effort Task comment  Contre-remboursement.

À ce stade, nous pouvons afficher une nouvelle colonne en associant le champ personnalisé nouvellement créé et définir la valeur de la cellule par rapport à l'activité. Level Of Effort coûts indirects a Si, comme dans la figure.

Cette valeur sera utilisée par le filtre que nous allons créer pour identifier l'activité que nous souhaitons masquer.

Comment créer un filtre personnalisé

Pour créer le filtre, masquer l'affichage de l'activité Level Of Effort coûts indirects du menu Voir, nous identifions la liste déroulante Pas de filtre présent au centre du ruban dans le groupe Donner.
Dans la liste déroulante des commandes que nous avons choisies D'autres filtres et à partir de cela on clique sur le bouton nouveau.

Entrez le nom du filtre cacher LOE, nous activons la case à cocher Afficher dans le menu pour que le nouveau filtre soit toujours affiché dans la liste déroulante des filtres disponibles.

Les critères du nouveau filtre sont:

Nom du champ = tâche de niveau d'effort
Condition = "différent de"
Valeur (s) = "oui"

Activation d'un filtre dans Microsoft Project

Cliquez sur Afficher, activez à l'aide de la souris, cliquez sur la liste des filtres disponibles, puis sur cacher LOE,

L'activité Level Of Effort il sera caché.

Pour affecter des ressources à cette activité, procédez normalement. Essayons d'affecter des ressources Administration e Directeur des ventes assigné avec une unité maximum de 50%. De cette manière, le projet assumera la moitié des coûts indirects du chef de projet et de sa voiture de société.
Pour attribuer le coût des deux ressources à cette activité lors de l'exécution du projet, il suffit d'améliorer le camp % d'achèvement avec une valeur proportionnelle au temps écoulé depuis le début du projet jusqu'à sa mise à jour.

Nous pouvons avoir le même résultat en créant unactivités de soutien aux activités du projet.

Une tâche Hamac o Niveau d'effort il peut également s'agir d'une seule phase du projet.

Nous allons maintenant voir comment créer une activité LOE avec une méthode différente de la précédente.

Nous créons trois activités:

• La première activité de support est une activité récapitulative qui ne comportera que deux activités de type jalon;
• Nous rapportons Home-Start la Première activité avec l'activité de Analyse;
• Nous créons la relation Fin-Fin entre Dernière activité et l'activité de fret.

Le résultat sera comme dans la figure suivante.

À ce stade, nous pouvons attribuer à l'activité de support toutes les ressources et tous les coûts nécessaires pour soutenir l'ensemble du projet.

Si le projet (ou la phase) subit une prolongation de temps, alors la durée de l'activité LOE augmentations et donc des coûts liés aux ressources de type travail ou des coûts facturés manuellement.

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Ercole Palmeri