Hvernig á að greina framvindu verks á móti spám í Microsoft Project

Grunnlína er lykillinn að því að framkvæma verkefnagreiningu og því að bera saman núverandi stöðu við þá sem búist er við. 

Þegar þú setur spá í Project (þú getur sett allt að 11), tekur forritið skyndimynd af áætlun þinni og kostnaðargildum, sem þú getur síðan notað til að bera saman núverandi gildi við þau sem þú ætlaðir upphaflega. 

Hvað getur þú gert við grunnlínur verkefnisins? 

Og hvernig líturðu á þau þegar þú ert með fleiri en einn?

Áætlaður lestrartími: 11 minuti

Vistaðu fleiri en einn baseline það er gagnlegt að gera verkefnagreiningu, og er gagnlegt við nokkrar aðstæður. Segjum sem svo að þú hafir meiriháttar breytingarbeiðni inn í verkáætlunina þína. Það er góð hugmynd að halda upprunalegu grunnlínunni, sérstaklega þegar þú vilt svara spurningum hagsmunaaðila um hvers vegna mikill munur er miðað við upphaflegar dagsetningar og kostnað. Á sama tíma er hægt að nota nýju spána með breytingabeiðninni til að fylgjast með frammistöðu áætlunarinnar með breytingabeiðninni til staðar.

Þú gætir þurft einn baseline til viðbótar þegar verkefni verður fyrir annars konar breytingum: hagsmunaaðilar auka eða minnka umfang verkefnisins verulega, eða verkefni með hærra forgang setur þitt tímabundið í bið. Upprunalegar grunnlínur gefa ekki lengur veruleg frávik, svo nýja spá þarf til að endurspegla endurskoðaða áætlun og kostnað.

Meira baseline þeir geta einnig hjálpað til við að skrá þróun með tímanum. Segjum að verkefnið þitt hafi verið á eftir áætlun og þú innleiðir endurheimtarstefnu. Þú getur haldið baseline upprunalega, en stilltu nýjan með því að nota gildin sem eru í gildi áður en þú byrjar að endurheimta. Þannig geturðu borið saman upprunalegu frávikin við endurheimtarfrávikin til að sjá hvort leiðrétting á námskeiði hjálpi. Önnur leið til að meta þróun er að bæta við grunnlínum á lykilstöðum í verkefni, svo sem á hverjum fjárhagsfjórðungi eða kannski í lok hvers áfanga.

Stillir meira baseline

Ef þú ætlar að nota meira baseline, það er góð hugmynd að setja einn í geymslu annað afrit af baseline upprunalega, til dæmis á sviði Baseline 1. Þannig hefurðu afrit af baseline frumlegt fyrir afkomendur. Á sama tíma geturðu haldið nýjustu spánni þinni á reitunum Baseline di Project, svo að auðvelt sé að sjá frávikin frá nýjustu grunnlínunni þinni í Predreifingarreitunumdefikvöld.

Hér er hvernig á að stilla margar grunnlínur á meðan auðvelt er að rekja frávik fyrir þá nýjustu:

1. Farðu í Áætlunarhlutann á Verkefnaflipanum og veldu Setja spá –> Setja spá. Uppsetningarglugginn opnast baseline.
2. Í „Setja baseline“, vistaðu það fyrsta baseline með því að velja Grunnlína1.
3. Gakktu úr skugga um að valmöguleikinn „Allt verkefni“ sé valinn. Þessi valkostur vistar grunngildin fyrir allt verkefnið, sem er það sem þú vilt í fyrsta skipti.
4. Smelltu á OK. Project geymir núverandi upphaf, lok, tímalengd, áreynslu og kostnaðargildi í samsvarandi sviðum, eins og væntanlegur upphafs1, væntanlegur lokatími1, væntanlegur tímalengd1, áætluð vinna1 og væntanlegur kostnaður1.
5. Endurtaktu strax skref 1 til 4 til að vista baseline upprunalega í annað sinn, en í þetta sinn eins og baseline.

Þegar uppsetningarglugginn opnast baseline eftir að hafa vistað að minnsta kosti einn baseline, settið baseline” sýnir síðustu vistuðu dagsetninguna fyrir baseline. Til dæmis, grunnlínur sem hafa verið stilltar hafa „(síðast vistaðar á mm/dd/áá)“ bætt við aftast í nafni þeirra, þar sem mm/dd/áá er síðasta vistuð dagsetning þess. baseline.

Ef þú reynir að stilla a baseline sem þegar hefur verið vistað, varar Project þig við því að baseline hefur verið notað og spyr hvort þú viljir skrifa yfir það. Smelltu á Já til að skrifa yfir núverandi gildi á baseline (td ef þú hefur notað allar 11 grunnlínur og vilt endurnýta eldri). Ef þú vilt ekki hnekkja því skaltu smella á Nei og síðan í uppsetningarglugganum baseline, veldu einn baseline öðruvísi.

Þegar þú ert tilbúinn að vista annað baseline, hér er það sem þú gerir:

1. Í Áætlunarhlutanum á Verkefnaflipanum skaltu velja Stilla spá –> Stilla spá.
2. Í „Setja baseline“, veldu Baseline2 til að vista seinni varanlega baseline. Gakktu úr skugga um að "Allt verkefnið" sé valið og smelltu síðan á OK.
3. Vistaðu strax aftur núverandi verkáætlun sem grunnlína. Á þennan hátt sýna fráviksreitir eins og upphafsfrávik, lokafrávik og kostnaðarfrávik frávikin milli núverandi gilda og þeirra gilda baseline Síðast.

Athugið: Fyrir hverja viðbótarspá skal vista verkáætlunina einu sinni sem spá og einu sinni sem auða spá í kjölfarið.

Skoða margar grunnlínur

Þegar þú vilt bera saman núverandi framfarir þínar við baseline nýrri, Gantt Tracking útsýnið er fullkomið. Sýnir litaðar verkstikur fyrir núverandi áætlun fyrir ofan gráar verkstikur fyrir væntanlegar upphafs- og lokadagsetningar.

Hins vegar, ef þú vistar fleiri en eina grunnlínu, gætirðu viljað skoða þær á sama tíma svo þú getir borið saman árangur einnar við þá næstu. Margfeldi grunnlína Gantt skjárinn sýnir mismunandi litaðar athafnastikur fyrir grunnlínu, grunnlínu 1 og grunnlínu 2. Fyrir þessa sýn, í hlutanum Virkniyfirlit á flipanum Skoða, velurðu Meira útsýni -> Fleiri skoðanir. Í More Views valmyndinni skaltu tvísmella á Multiple Baselines Gantt. Fleiri grunnlínur Gantt sýna verkstikur aðeins fyrir grunnlínu, grunnlínu1 og grunnlínu2. Sýnir ekki verkefnastikur fyrir núverandi áætlun.

Til að skoða mismunandi baseline eða margar grunnlínur geturðu breytt sýninni á nokkra vegu. Frá borði er hægt að skoða hvaða baseline æskilegt í hvaða Gantt-kortasýn sem er. Birtu Gantt töfluskjáinn sem þú vilt og veldu síðan Format flipann. Smelltu á örina niður í hlutanum Stálastíll baseline, veldu síðan baseline þú vilt skoða. Til dæmis, ef þú skoðar Tracking Gantt skjáinn, sjálfgefiðdefinita notar grunnlínu fyrir helstu athafnastikur. Hins vegar, ef þú velur Baseline2 í Baseline Bar Styles valmyndinni á Format flipanum, endurspegla grunnverkefnastikurnar grunnlínu2 dagsetningarnar.

En hvað ef þú vilt skoða virknistikur frá grunnlínu1 til grunnlínu4 til að meta þróun yfir tíma? Ef svo er geturðu breytt defiframtíðarsýn að gera einmitt það.

1. Afritaðu Gantt-sýn yfir margar grunnlínur og nefndu það sem FourBaselines. (Þegar Gantt-yfirlitið með mörgum grunnlínum sést, í hlutanum Verkefnayfirlit á flipanum Skoða, velurðu Fleiri skoðanir -> Fleiri skoðanir. Í More Views valmyndinni, smelltu á Afrita, sláðu inn nýtt nafn í Nafnreitinn og smelltu síðan á smelltu á OK. Til baka í More Views valmyndinni, smelltu á Loka.
2. Í Gantt Chart Tools | Á Format flipanum, í Bar Styles hlutanum, smelltu á Format -> Bar Styles. Bar Styles glugginn opnast.
3. Veldu línuna fyrir verkstikuna sem þú vilt afrita (til dæmis, Baseline2), smelltu síðan á Cut Row.
4. Áður en þú gerir eitthvað annað skaltu smella á Paste Row til að setja klipptu röðina inn þar sem hún var upphaflega.
5. Veldu línuna fyrir neðan þar sem þú vilt setja inn afrituðu línuna og smelltu svo á Paste Row aftur. Verkefni setur annað eintak af línunni beint fyrir ofan valda línu.
6. Breyttu nafni, frá og til hólfs í nýju línunni til að passa við baseline sem þú vilt sýna. Til dæmis, til að birta Baseline3, breyttu nafninu þannig að það innihaldi Baseline3, og veldu síðan, í Frá og Til hólfum, Baseline3 Start og Baseline3 End, í sömu röð.
7. Á Bars flipanum í neðri helmingi Bar Styles valmynd, veldu lögun og lit sem þú vilt fyrir stikuna. Grunnlína1, Grunnlína2 og Grunnlína3 nota nú þegar rautt, blátt og grænt, svo veldu lit eins og blágrænan, appelsínugulan eða fjólubláan. Í Shape reitnum skaltu velja mjóa topp, miðju eða neðri strik.
8. Ef þú tekur fleiri en þrjár grunnlínur með í Gantt-skjánum þínum með mörgum grunnlínum, verður þú að bæta annarri verkstikulínu við yfirlitið. Í glugganum Bar Styles, í reitnum Taskbar Row, sláðu inn 2 til að segja Project að staðsetja verkstikuna á baseline í annarri röð í Gantt-töflunni.
9. Endurtaktu skref 3 til 8 til að búa til virknistikur fyrir skiptingu, áfanga og yfirlitsaðgerðir fyrir spá.

Svona líta þeir út defitegundir af barstílum þegar þú bætir öðrum við baseline við sjónina:

Og hér er hvernig útsýnið lítur út með meira en þremur settum af börum í baseline.

Og bráðabirgðaáformin?

Stilla spá valmyndin hefur annan valmöguleika: „Setja bráðabirgðaáætlun. Ólíkt verkefnisspám, bráðabirgðaáformum þær vista aðeins upphafs- og lokadagsetningar, ekki tímalengd, kostnað og vinnu. Bráðabirgðaáætlanir eru afturhald frá fyrri útgáfum af Project, þegar forritið bauð aðeins upp á grunnlínu.

Jafnvel með þeim 11 grunnlínum sem verkefnið býður upp á núna, gætu bráðabirgðaáætlanir komið sér vel. Ef þú flytur inn verkáætlun frá Verkefni 2002 og fyrr (þetta getur gerst) lenda allar viðbótarupplýsingar um spána í áfangaáætlunarreitnum (Byrjun1/End1 til Byrjun10/End10). Þú getur afritað þessi gögn úr upphafs- og lokareitunum í bráðabirgðaáætluninni (Start2/End2, til dæmis) yfir í spáreiti eins og Grunnlínu2. Þú getur líka vistað bráðabirgðaáætlanir sem hlutaspár meðal vistaðra heildarspár þinna.

Algengar spurningar

Tengdar lestrar

• Hvernig á að búa til Gantt mynd í Microsoft Project
• Hvernig á að gera skýrslur og hvernig á að vinna úr skipulögðum gögnum úr verkefnum sem þú hefur stjórnað með MS Project
• Versace velur stjórn til að umbreyta smásöluskipulagsferlum
• Hvernig á að eyða þjóðsögunni í Microsoft Project Gantt útprentuninni
• Hvernig á að vernda þróunarsíðuna þína með lykilorði

Ercole Palmeri