Hvernig á að gera skýrslur og hvernig á að vinna úr skipulögðum gögnum úr verkefnum sem þú hefur stjórnað með MS Project

Verkefnastjóri mun, eftir að hafa búið til verkefnaáætlun, einbeita sér að gagnasöfnun og eftirliti.

Greina frammistöðu verkefna og uppfæra verkefnastöðu með samskiptum við hagsmunaaðila.

Áætlaður lestrartími: 8 minuti

Þegar það er munur á því sem fyrirhugað er og raunveruleg frammistaða verkefnisins höfum við tilbrigði. Tilbrigðið er aðallega mælt með tilliti til tíma og hvað varðar kostnað.

Verkefnaeftirlitsskýrsla Microsoft

Það eru mismunandi leiðir til að skoða starfsemina með breytileikanum, þ.e.a.s. finna vísbendingar um muninn á mati og lokajöfnuði.

Hér að neðan sjáum við 4 aðferðir:

1 aðferð - Myndræn sýn með Gantt eftirliti

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Skoðanir á virkni veldu Gantt staðfesting í fellilistanum Gantt kort.
Þú getur borið saman Gantt-súlurnar „sem nú eru áætlaðar“ við „upphaflega áætlaða“ Gantt-súlurnar. Þú getur séð hvaða verkefni voru hafin seinna en áætlað var, eða krafist meiri vinnu til að klára.

2 Aðferð - Grafísk mynd fyrir Gantt smáatriði

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Skoðanir á virkni veldu Gantt smáatriði í fellilistanum Gantt kort

3 aðferð - Tafla um dreifni

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Dati veldu breyting í fellilistanum Töflur

4 aðferð: síur

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Dati veldu Önnur síur í fellilistanum síur, og veldu síu eins Síðar athafnir, Rennur virkni,... o.s.frv.
Microsoft Project mun sía verkefnalistann til að sýna aðeins þær aðgerðir sem síaðar eru í þessu ferli. Svo ef þú velur Síðar athafnir, aðeins ófullnægjandi athafnir birtast. Öll virkni sem þegar er lokið verður ekki sýnd.

Stjórnun verkefnakostnaðar

Til að skoða kostnaðinn í lífsferli verkefnis ættir þú að vera meðvitaður um þessa hugtök og hvað þeir þýða í Microsoft Project

• Grunnkostnaður - Allur fyrirhugaður kostnaður sem vistaður er í grunnáætluninni.
• raunverulegur - Kostnaður vegna starfsemi, auðlinda eða verkefna.
• Eftirstöðvar kostnaður - Munur á grunn / núverandi kostnaði og raunkostnaði.
• Núverandi kostnaður: þegar áætlunum er breytt vegna úthlutunar eða fjarlægðar auðlinda eða viðbótar eða frádráttar eigna mun MS Project 2013 endurreikna allan kostnað. Þetta mun birtast fyrir neðan reitina sem eru merktir Kostnaður eða Heildarkostnaður. Ef þú byrjaðir að fylgjast með raunverulegum kostnaði mun það innihalda raunkostnað + kostnað sem eftir er (ófullkomin virkni) fyrir hverja aðgerð.
• Dreifni - munur á grunnkostnaði og heildarkostnaði (núverandi eða fyrirhugaður kostnaður).

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Dati veldu costo í fellilistanum Töflur

Þú verður að vera fær um að skoða allar viðeigandi upplýsingar. Þú getur líka notað síur til að skoða starfsemi sem er meiri en kostnaðarhámarkið.

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Dati veldu Aðrar síur í fellilistanum Síur. Að lokum skjósa Kostnaður utan fjárhagsáætlunar og staðfestu með hnappinum Gilda

Skýrsla um fjármagnskostnað verkefnis

Hjá sumum stofnunum er fjármagnskostnaður aðal kostnaður og stundum eini kostnaðurinn, svo að þetta verður að fylgjast grannt.

Smelltu á flipann útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Skoða auðlindir veldu Auðlindalisti

Smelltu á flipann fyrir kostnað útsýni á valmyndastikunni, í hópnum Dati veldu costo í fellilistanum Töflur

Við getum flokkað kostnaðarsúluna til að sjá hverjar eru dýrustu og ódýrustu auðlindirnar.

Til að raða þarftu að smella á sjálfvirka síu örina í haus kostnaðar. Þegar fellivalmyndin birtist skaltu smella á Panta frá stærsta til smæsta.

Þú getur notað AutoFilter aðgerðina fyrir hvern dálk, með því að panta Variance dálkinn, þá muntu sjá dreifni líkanið.

Sjálfvirk sía

Skýrsla verkefnisins

Microsoft Project kemur með forsett af skýrslum og mælaborðumdefiniti. Þú finnur þá alla í flipanum skýrsla. Þú getur einnig búið til og sérsniðið myndrænar skýrslur fyrir verkefnið.

Mælaborðsskýrsla (Mælaborð)

Smelltu á skýrsla → Skoða hóp skýrsla → Mælaborð.

Auðlindaskýrsla

Smelltu á skýrsla → Skoða hóp skýrsla → Aðföng.

Kostnaðarskýrsla

Smelltu á skýrsla → Skoða hóp skýrsla → Kostnaður.

Skýrsla um framvindu vinnu

Smelltu skýrsla → Skoða hóp skýrsla → Í vinnslu.

Sérsniðnar skýrslur

Smelltu á skýrsla → Skoða hóp skýrsla → Ný skýrsla.

Það eru fjórir valkostir.

• tóm: býr til hvíta skýrslu. Notaðu Report Tools - Design flipann til að bæta við grafík, töflum, texta og myndum.
• Mynd: Býr til línurit sem ber saman Raunveruleg vinna, Eftirstandandi vinna og Vinna sjálfgefiðdefiníta. Notaðu Field List spjaldið til að velja nokkra reiti til að bera saman. Þú getur breytt útliti töflunnar með því að smella á flipana Myndaverkfæri, Hönnun og Útlit.
• Taflan: Búðu til töflu. Notaðu Field List spjaldið til að velja hvaða reiti á að birta í töflunni (Nafn, Start, End og % Complete birtast sjálfgefiðdefiníta). Yfirlitsstigsreiturinn gerir þér kleift að velja fjölda stiga í verkyfirlitinu sem taflan á að sýna. Þú getur breytt útliti töflunnar með því að smella á Verkfæri flipann, Hönnun og Útlit flipana.
• Samanburður: býr til tvö gröf hlið við hlið. Gröfin hafa sömu gögn í byrjun. Þú getur smellt á eitt af myndritunum og valið viðeigandi gögn í reitnum Reitilisti til að byrja að aðgreina þau.

Algengar spurningar

Tengdar lestrar

• Hvernig á að búa til verkefnaskýrslu með Microsoft Project
• Hvernig á að búa til Gantt mynd í Microsoft Project
• Hvernig og hvað kostar að ganga í Microsoft Project Cost Management
• Hvernig á að stilla vinnudaga í Microsoft Project: Verkefnadagatal
• Hvernig á að sérsníða prentun Gantt verkefna í Microsoft Project

Ercole Palmeri