הדרכה

כיצד להכין דוחות ואיך לחלץ נתונים מובנים מהפרויקטים שלך המנוהלים באמצעות MS Project

מנהל הפרויקט, לאחר יצירת תוכנית פרויקט, יתמקד באיסוף נתונים ובניטור.

ניתוח ביצועי הפרויקט ועדכון סטטוס הפרויקט על ידי תקשורת עם מחזיקי עניין.

תוכן העניינים

זמן קריאה משוער: 8 דקות

כאשר יש הבדל בין מה שמתוכנן לביצועי הפרויקט בפועל, יש לנו וריאציה. השונות נמדדת בעיקר מבחינת זמן ומבחינת עלות.

דוח ניטור פרוייקטים של Microsoft

ישנן דרכים שונות לראות את הפעילות עם הווריאציה, כלומר למצוא עדויות להפרש בין האומדן לבין המאזן הסופי.

להלן אנו רואים 4 שיטות:

שיטת 1 - תצוגה גרפית באמצעות ניטור גאנט

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה צפיות בפעילות לבחור אימות גנט ברשימה הנפתחת תרשים גנט.
אתה יכול להשוות את סרגלי הגנט "המתוזמנים כרגע" לסרגלי הגאנט "המתוכננים בתחילה". אתה יכול לראות אילו משימות התחילו מאוחר מהמתוכנן, או דרוש עבודות נוספות להשלמתן.

שיטת 2 - תצוגה גרפית לפרטי גאנט

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה צפיות בפעילות לבחור פרט גנט ברשימה הנפתחת תרשים גנט

שיטת 3 - טבלת השונות

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה לתת לי לבחור שינוי ברשימה הנפתחת שולחנות

שיטת 4: פילטרים

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה לתת לי לבחור מסננים אחרים ברשימה הנפתחת מסנן, ובחר מסנן כמו פעילויות מאוחרות, פעילות החלקה,... וכו '...
פרויקט מיקרוסופט יסנן את רשימת המשימות כדי להציג רק את הפעילויות שסוננו בתהליך זה. אז אם תבחר פעילויות מאוחרות, רק פעילויות לא שלמות יוצגו. כל פעילות שכבר הושלמה לא תוצג.

ניהול עלויות פרויקט

כדי לבחון את העלויות במחזור חיי הפרויקט, עליכם להיות מודעים למונחים אלה ולמשמעותם בפרויקט Microsoft

עלויות בסיס - כל העלויות המתוכננות כפי שנחסכו בתכנית הבסיסית.
בפועל - עלויות שנגרמו עבור פעילויות, משאבים או מטלות.
עלויות שנותרו - ההבדל בין עלויות בסיס / שוטף לבין עלויות בפועל.
עלויות שוטפות: כאשר ישתנו תכניות עקב הקצאת או הסרת משאבים או תוספת נכסים או חיסורם, פרויקט MS 2013 יחשב מחדש את כל העלויות. זה יופיע מתחת לשדות שכותרתו עלות או עלות כוללת. אם התחלת לעקוב אחר העלות בפועל, היא תכלול את העלות בפועל + העלות שנותרה (פעילות לא שלמה) לפעילות.
שונות - הבדל בין עלות בסיס לסך העלות (עלות שוטפת או מתוכננת).

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה לתת לי לבחור Costo ברשימה הנפתחת שולחנות

תוכל להציג את כל המידע הרלוונטי. אתה יכול גם להשתמש בפילטרים כדי להציג פעילויות החורגות מהתקציב שלך.

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה לתת לי לבחור פילטרים אחרים ברשימה הנפתחת מסננים. סוף סוף סהנבחר עלות מחוץ לתקציב ולאשר באמצעות הכפתור יישום

דוח על עלויות משאבי הפרויקט

עבור ארגונים מסוימים, עלויות המשאבים הן עלויות ראשוניות ולעיתים העלות היחידה, ולכן יש לעקוב אחריהן מקרוב.

לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה צפה במשאבים לבחור רשימת משאבים

לקבלת עלויות, לחץ על הכרטיסייה צפה בשורת התפריטים, בקבוצה לתת לי לבחור Costo ברשימה הנפתחת שולחנות

אנו יכולים למיין את העמודה 'עלויות' כדי לראות מהם המשאבים היקרים והפחות יקרים.

כדי למיין, עליך ללחוץ על חץ המסנן האוטומטי בכותרת העמודה 'עלות'. כאשר התפריט הנפתח מופיע, לחץ על סדר מהגדול לקטן ביותר.

אתה יכול להשתמש בפונקציית הסינון האוטומטי עבור כל עמודה, על ידי הזמנת העמודה 'שונות', תוכל לראות את מודל השונות.

פילטר אוטומטי

דוח פרוייקט

Microsoft Project מגיע עם קבוצה מוקדמת של דוחות ולוחות מחווניםdefiניטי. את כולם תמצאו בלשונית להגיש תלונה. אתה יכול גם ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים לפרויקט שלך.

דוח לוח המחוונים (לוח המחוונים)

לחץ על להגיש תלונה → צפה בקבוצה להגיש תלונה → לוח המחוונים.

דוח משאבים

לחץ על להגיש תלונה → צפה בקבוצה להגיש תלונה → משאבים.

דוח עלויות

לחץ על להגיש תלונה → צפה בקבוצה להגיש תלונה → עלויות.

דווח על התקדמות העבודה

לחץ על להגיש תלונה → צפה בקבוצה להגיש תלונה → בתהליך.

דוחות מותאמים אישית

לחץ על להגיש תלונה → צפה בקבוצה להגיש תלונה → דוח חדש.

ישנן ארבע אפשרויות.

ריק: יוצר דוח לבן. השתמש בכלי הדוחות - עיצוב כדי להוסיף גרפיקה, טבלאות, טקסט ותמונות.
תרשים: יוצר גרף המשווה עבודה בפועל, עבודה שנותרה ועבודה כברירת מחדלdefiניטה. השתמש בחלונית 'רשימת שדות' כדי לבחור מספר שדות להשוואה. אתה יכול לשנות את מראה התרשים על ידי לחיצה על הכרטיסיות כלי תרשים, עיצוב ופריסה.
שולחן: צור טבלה. השתמש בחלונית רשימת שדות כדי לבחור אילו שדות להציג בטבלה (שם, התחלה, סיום ו-% הושלם מופיעים כברירת מחדלdefiניטה). תיבת רמת המתאר מאפשרת לך לבחור את מספר הרמות במתווה הפרויקט שהטבלה צריכה להציג. אתה יכול לשנות את מראה הטבלה על ידי לחיצה על הכרטיסייה כלים, הכרטיסיות עיצוב ופריסה.
עימות: יוצר שני גרפים זה לצד זה. לתרשימים יהיו אותם נתונים בהתחלה. אתה יכול ללחוץ על אחת התרשימים ולבחור את הנתונים הרצויים בחלונית רשימת השדות כדי להתחיל להבדיל ביניהם.

שאלות נפוצות

מהי המטרה של Microsoft Project באופן כללי?

Microsoft Project נועד לעזור למשתמשים לפתח יעדי פרויקט מציאותיים באמצעות תכנון שקול היטב, ניהול תקציב וחלוקת משאבים.
משתמשים יכולים ליצור פרויקטים, לעקוב אחר משימות ולדווח על תוצאות.
בנוסף, הוא נותן למנהלי פרויקטים ולבעלי פרויקטים שליטה משמעותית על המשאבים והכספים שלהם.
זה מושג באמצעות תהליכים פשוטים להקצאת משאבים למשימות ותקציבים לפרויקטים.

Microsoft Project Online VS Desktop: מה ההבדל?

MS Project Online ו-Project Desktop נבדלים זה מזה באופן משמעותי.
MS Project Online פונה למשתמשים מרובים שיכולים להקצות משימות, לעקוב אחר זמן ולסקור פריטי פרויקט קשורים אחרים.
גרסת שולחן העבודה מיועדת בעיקר למנהלי פרויקטים המשתמשים בה defiלסיים ולעקוב אחר פעילויות.

כיצד ליצור ולנהל את לוח הזמנים של הפרויקט ב-MS Project Desktop?

כאשר אתה מתחיל א תכנון חדש, אתה מוסיף משימות ומארגן אותן ביעילות כך שתאריך סיום הפרויקט יתרחש בהקדם האפשרי.
כדי להתחיל להזין את לוח הזמנים הראשון שלך ולקבל את תרשים הגאנט הראשון שלך, בצע את השלבים המתוארים במאמר זה.