Bagaimana untuk membuat laporan dan cara mengekstrak data berstruktur dari projek anda yang diuruskan dengan MS Project

Pengurus projek, selepas membuat rancangan projek, akan memberi tumpuan kepada pengumpulan dan pemantauan data.

Menganalisis prestasi projek dan mengemas kini status projek dengan berkomunikasi dengan pihak berkepentingan.

Anggaran masa membaca: 8 minuti

Apabila ada perbezaan antara apa yang dirancang dan prestasi sebenar projek, kami mempunyai Variasi. Variasi diukur terutamanya dari segi masa dan dari segi kos.

Laporan Pemantauan Projek Microsoft

Terdapat cara yang berbeza untuk melihat aktiviti dengan variasi, iaitu mencari bukti perbezaan antara anggaran dan baki akhir.

Di bawah ini kita lihat 4 kaedah:

Kaedah 1 - Paparan grafik melalui pemantauan Gantt

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Pandangan aktiviti pilih Pengesahan Gantt dalam senarai juntai bawah Carta Gantt.
Anda boleh membandingkan bar Gantt yang "dijadualkan pada masa ini" dengan bar "Gantt yang dirancang pada mulanya". Anda dapat melihat tugas mana yang bermula lebih awal daripada yang dirancang, atau memerlukan lebih banyak kerja untuk diselesaikan.

Kaedah 2 - Pandangan grafik untuk butiran Gantt

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Pandangan aktiviti pilih Terperinci Gantt dalam senarai juntai bawah Carta Gantt

Kaedah 3 - Jadual variasi

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Dati pilih perubahan dalam senarai juntai bawah jadual

Kaedah 4: penapis

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Dati pilih Penapis Lain dalam senarai juntai bawah penapis, dan pilih penapis seperti Aktiviti lewat, Aktiviti tergelincir,... dan lain-lain ...
Projek Microsoft akan menapis senarai tugas untuk menunjukkan hanya aktiviti yang ditapis dalam proses ini. Jadi jika anda pilih Aktiviti lewat, aktiviti tidak lengkap hanya akan dipaparkan. Sebarang aktiviti yang telah selesai tidak akan dipaparkan.

Pengurusan Kos Projek

Untuk memeriksa kos dalam kitaran hayat projek, anda harus sedar tentang istilah ini dan apa yang mereka maksudkan dalam Projek Microsoft

• Kos asas - Semua kos dirancang seperti yang disimpan dalam pelan asas.
• sebenar - Kos yang ditanggung untuk aktiviti, sumber atau tugasan.
• Kos baki - Perbezaan antara kos asas / semasa dan kos sebenar.
• Kos semasa: apabila pelan diubahsuai kerana peruntukan atau penyingkiran sumber atau penambahan atau pengurangan aset, MS Project 2013 akan mengira semula semua kos. Ini akan muncul di bawah bidang yang dilabel Kos atau Jumlah Kos. Jika anda mula menjejaki kos sebenar, ia akan termasuk kos sebenar + baki kos (aktiviti tidak lengkap) untuk setiap aktiviti.
• Perbezaan - Perbezaan antara kos asas dan jumlah kos (kos semasa atau dirancang).

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Dati pilih Kos dalam senarai juntai bawah jadual

Anda akan dapat melihat semua maklumat yang berkaitan. Anda juga boleh menggunakan penapis untuk melihat aktiviti yang melebihi anggaran anda.

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Dati pilih Penapis lain dalam senarai juntai bawah Penapis. Akhirnya sumat pilihan Kos daripada belanjawan dan sahkan dengan butang itu memohon

Laporan kos sumber projek

Bagi sesetengah organisasi, kos sumber adalah kos utama dan kadang-kadang satu-satunya kos, jadi ini mesti dipantau dengan teliti.

Klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Lihat Sumber pilih Senarai Sumber

Untuk kos, klik pada tab Lihat dalam bar menu, dalam kumpulan Dati pilih Kos dalam senarai juntai bawah jadual

Kita boleh menyusun ruangan Kos untuk melihat sumber yang paling mahal dan paling tidak mahal.

Untuk menyusun, anda perlu klik pada anak panah penapis automatik di tajuk Kos Kos. Apabila menu lungsur muncul, klik Pesanan dari yang terbesar hingga terkecil.

Anda boleh menggunakan fungsi AutoFilter untuk setiap lajur, dengan menempah lajur Variasi, anda akan dapat melihat model varians.

Penapis automatik

Laporan Projek

Microsoft Project dilengkapi dengan pra set laporan dan papan pemukadefiniti. Anda akan menemui semuanya dalam tab Laporan. Anda juga boleh membuat dan menyesuaikan laporan grafik untuk projek anda.

Laporan Papan Pemuka (Papan Pemuka)

Klik pada Laporan → Lihat kumpulan Laporan → Papan Pemuka.

Laporan Sumber

Klik pada Laporan → Lihat kumpulan Laporan → Sumber.

Laporan kos

Klik pada Laporan → Lihat kumpulan Laporan → Kos.

Laporan mengenai kemajuan kerja

Klik pada Laporan → Lihat kumpulan Laporan → Berjalan.

Laporan tersuai

Klik pada Laporan → Lihat kumpulan Laporan → Laporan baru.

Terdapat empat pilihan.

• kosong: mencipta laporan putih. Gunakan Alat Laporan - Reka Bentuk untuk menambah grafik, jadual, teks dan imej.
• carta: Mencipta graf yang membandingkan Kerja Sebenar, Baki Kerja dan Kerja secara Lalaidefinita. Gunakan panel Senarai Medan untuk memilih beberapa medan untuk dibandingkan. Anda boleh menukar rupa carta dengan mengklik tab Alat Carta, Reka Bentuk dan Reka Letak.
• Rajah: Buat jadual. Gunakan panel Senarai Medan untuk memilih medan yang hendak dipaparkan dalam jadual (Nama, Mula, Tamat dan % Selesai muncul secara lalaidefinita). Kotak tahap garis besar membolehkan anda memilih bilangan tahap dalam garis besar projek yang harus ditunjukkan oleh jadual. Anda boleh menukar rupa jadual dengan mengklik pada tab Alat, tab Reka Bentuk dan Reka Letak.
• perbandingan: mencipta dua graf bersebelahan. Grafik akan mempunyai data yang sama pada permulaannya. Anda boleh mengklik salah satu graf dan memilih data yang dikehendaki dalam anak tetingkap Senarai Medan untuk mula membezakannya.

Soalan Lazim

Bacaan Berkaitan

• Bagaimana untuk membuat laporan projek dengan Projek Microsoft
• Cara Membuat Carta Gantt dalam Projek Microsoft
• Bagaimana dan apa kos untuk dimasukkan ke dalam Pengurusan Kos Projek Microsoft
• Cara menetapkan hari bekerja dalam Microsoft Project: Project Calendar
• Cara menyesuaikan pencetakan projek Gantt dalam Projek Microsoft

Ercole Palmeri