Hvordan analysere prosjektfremdrift mot prognoser i Microsoft Project

En baseline er nøkkelen til å gjennomføre en prosjektanalyse, og derfor sammenligne dagens situasjon med den forventede. 

Når du setter en prognose i Project (du kan sette opp til 11), tar programmet et øyeblikksbilde av tidsplanen og kostnadsverdiene, som du deretter kan bruke til å sammenligne gjeldende verdier med de du opprinnelig planla. 

Hva kan du gjøre med Project baselines? 

Og hvordan ser du på dem når du har mer enn én?

Beregnet lesetid: 11 minutter

Lagre mer enn én baseline det er nyttig å gjøre prosjektanalyse, og er nyttig i flere situasjoner. Anta at du inkluderer en større endringsforespørsel i prosjektplanen din. Å beholde den opprinnelige grunnlinjen er en god idé, spesielt når du ønsker å svare på spørsmål fra interessenter om hvorfor den store forskjellen sammenlignet med de opprinnelige datoene og kostnadene. Samtidig kan du bruke den nye prognosen med endringsforespørselen til å spore ytelsen til planen med endringsforespørselen på plass.

Du trenger kanskje en baseline i tillegg når et prosjekt opplever andre typer endringer: interessenter øker eller reduserer omfanget av prosjektet betydelig, eller et høyere prioritert prosjekt setter ditt midlertidig på vent. De opprinnelige grunnlinjene gir ikke lenger betydelige avvik, så en ny prognose er nødvendig for å gjenspeile den reviderte tidsplanen og kostnadene.

Mer baseline de kan også bidra til å dokumentere trender over tid. La oss si at prosjektet ditt har falt etter planen og at du implementerer en gjenopprettingsstrategi. Du kan beholde baseline original, men sett en ny ved å bruke verdiene som er gjeldende før du starter gjenopprettingen. På denne måten kan du sammenligne de opprinnelige avvikene med gjenopprettingsavvikene for å se om kurskorrigering hjelper. En annen måte å evaluere trender på er å legge til grunnlinjer på nøkkelpunkter i et prosjekt, for eksempel i hvert regnskapskvartal eller kanskje på slutten av hver fase.

Stiller inn mer baseline

Hvis du har tenkt å bruke mer baseline, er det lurt å arkivere en seconda kopi av baseline original, for eksempel i feltene Baseline 1. På denne måten har du en kopi av baseline original for ettertiden. Samtidig kan du beholde din siste spådom i feltene Baseline di Project, slik at det er enkelt å se avvikene fra den nyeste grunnlinjen i Pre Variance-feltenedefikveld.

Slik angir du flere grunnlinjer mens du enkelt sporer avvik for den siste:

1. Gå til Tidsplan-delen av Prosjekt-fanen og velg Angi prognose –> Angi prognose. Oppsett-dialogen åpnes baseline.
2. I "Sett baseline", lagre den første baseline ved å velge Baseline1.
3. Sørg for at alternativet "Hele prosjektet" er valgt. Dette alternativet lagrer basisverdiene for hele prosjektet, som er det du vil ha første gang.
4. Klikk OK. Prosjekt lagrer gjeldende start, slutt, varighet, innsats og kostnadsverdier i de tilsvarende feltene, for eksempel forventet start1, forventet slutt1, forventet varighet1, forventet arbeid1 og forventet kostnad1.
5. Gjenta umiddelbart trinn 1 til 4 for å lagre baseline original for andre gang, men denne gangen som baseline.

Når oppsettdialogen åpnes baseline etter å ha lagret minst én baseline, settet baseline” viser siste lagrede dato for baseline. Grunnlinjer som er angitt har for eksempel «(sist lagret på mm/dd/åå)» lagt til på slutten av navnene, der mm/dd/åå er den siste lagrede datoen for det. baseline.

Hvis du prøver å sette en baseline som allerede er lagret, advarer Project deg om at baseline har blitt brukt og spør om du vil overskrive den. Klikk Ja for å overskrive de eksisterende verdiene for baseline (for eksempel hvis du har brukt alle de 11 grunnlinjene og ønsker å gjenbruke en eldre). Hvis du ikke vil overstyre den, klikker du Nei og deretter i dialogboksen Oppsett baseline, Velg en baseline annerledes.

Når du er klar til å lagre en annen baseline, her er hva du gjør:

1. I Tidsplan-delen av Prosjekt-fanen, velg Angi prognose –> Angi prognose.
2. I "Sett baseline", velg Baseline2 for å lagre den andre permanent baseline. Kontroller at "Hele prosjektet" er valgt, og klikk deretter OK.
3. Lagre igjen umiddelbart gjeldende prosjektplan som baseline. På denne måten viser variansfelter som startvarians, sluttvarians og kostnadsvarians avvikene mellom gjeldende verdier og verdiene til baseline senest.

Merk: For hver ekstra prognose lagrer du prosjektplanen én gang som en prognose og én gang som en påfølgende tom prognose.

Viser flere grunnlinjer

Når du vil sammenligne din nåværende fremgang med baseline nyere er Gantt-sporingsvisningen perfekt. Viser fargede oppgavelinjer for gjeldende tidsplan over grå oppgavelinjer for forventet start- og sluttdato.

Men hvis du lagrer mer enn én grunnlinje, kan det være lurt å se dem samtidig slik at du kan sammenligne ytelsen til den ene med den neste. Gantt-visningen med flere grunnlinjer viser ulike fargede aktivitetslinjer for Baseline, Baseline 1 og Baseline 2. For denne visningen, i Aktivitetsvisninger-delen av Vis-fanen, velg Flere visninger -> Flere visninger. I dialogboksen Flere visninger dobbeltklikker du på Multiple Baselines Gantt. Flere Gantt-grunnlinjer viser oppgavelinjer bare for Baseline, Baseline1 og Baseline2. Viser ikke oppgavelinjer for gjeldende tidsplan.

For å se annerledes baseline eller flere grunnlinjer, kan du endre visningen på flere måter. Fra båndet kan du se alle baseline ønsket i enhver Gantt-kartvisning. Vis Gantt-diagramvisningen du ønsker, og velg deretter kategorien Format. Klikk på pil ned i delen Bar Styles baseline, og velg deretter baseline du vil se. For eksempel, hvis du viser Tracking Gantt-visningen, som standarddefinita bruker Baseline for grunnleggende aktivitetslinjer. Men hvis du velger Baseline2 i Baseline Bar Styles-menyen på Format-fanen, gjenspeiler basisoppgavelinjene Baseline2-datoene.

Men hva om du vil ha en visning som viser aktivitetslinjer fra Baseline1 til Baseline4 for å evaluere trender over tid? I så fall kan du endre defivisjon om å gjøre nettopp det.

1. Kopier Gantt-visningen av flere grunnlinjer og navngi den som FourBaselines. (Med Gantt-visningen med flere grunnlinjer vist, i Oppgavevisninger-delen av Vis-fanen, velg Flere visninger ->Flere visninger. I dialogboksen Flere visninger klikker du på Kopier, skriv inn et nytt navn i Navn-boksen, og klikk deretter på Klikk OK Tilbake i dialogboksen Flere visninger, klikk Lukk.
2. I Gantt-diagramverktøy | På Format-fanen, i Bar Styles-delen, klikk Format -> Bar Styles. Dialogboksen Bar Styles åpnes.
3. Velg raden for oppgavelinjen du vil duplisere (for eksempel Baseline2), og klikk deretter Klipp ut rad.
4. Før du gjør noe annet, klikker du på Lim inn rad for å sette inn den kuttede raden der den opprinnelig var.
5. Velg raden nedenfor der du vil sette inn den kopierte raden, og klikk deretter Lim inn rad igjen. Prosjekt setter inn en annen kopi av raden rett over den valgte raden.
6. Endre Navn-, Fra- og Til-cellene i den nye raden for å matche baseline som du vil vise. For å vise Baseline3, endre navnet til å inkludere Baseline3, og velg deretter Baseline3 Start og Baseline3 Slutt i Fra- og Til-cellene.
7. Velg formen og fargen du vil ha for linjen, på fanen Barer i nedre halvdel av dialogboksen Bar Styles. Baseline1, Baseline2 og Baseline3 bruker allerede rødt, blått og grønt, så velg en farge som blågrønn, oransje eller lilla. I Shape-boksen velger du en smal topp-, midt- eller bunnlinje.
8. Hvis du inkluderer mer enn tre grunnlinjer i Gantt-visningen din med flere grunnlinjer, må du legge til en andre oppgavelinjerad i visningen. I dialogboksen Bar Styles, i oppgavelinjen Rad-cellen, skriv 2 for å fortelle Project å plassere oppgavelinjen til baseline på en andre rad i Gantt-diagrammet.
9. Gjenta trinn 3 til 8 for å lage aktivitetslinjer for delte, milepæler og oppsummeringsaktiviteter for prognoser.

Her er hvordan de ser ut definasjoner av barstiler når du legger til en annen baseline ved synet:

Og her er hvordan utsikten ser ut med mer enn tre sett med barer i baseline.

Og de midlertidige planene?

Dialogboksen Angi prognose har et annet alternativ: "Angi midlertidig plan." I motsetning til prosjektprognosene, midlertidige planer de lagrer bare start- og sluttdatoene, ikke varigheten, kostnadene og arbeidet. Tentative planer er et tilbakehold fra tidligere versjoner av Project, da programmet bare tilbød en grunnlinje.

Selv med de 11 grunnlinjene Project tilbyr nå, kan foreløpige planer komme godt med. Hvis du importerer en prosjektplan fra Prosjekt 2002 og tidligere (dette kan skje), havner eventuell tilleggsinformasjon om prognosen i delplanfeltene (Start1/Slutt1 til Start10/Slutt10). Du kan kopiere disse dataene fra start- og sluttfeltene i den midlertidige planen (for eksempel Start2/End2) til prognosefelter som Baseline2. Du kan også lagre midlertidige planer som delvise prognoser blant dine lagrede fullstendige prognoser.

Ofte stilte spørsmål

Relaterte lesninger

• Hvordan lage et Gantt-diagram i Microsoft Project
• Hvordan lage rapporter og hvordan trekke ut strukturerte data fra prosjektene dine som administreres med MS Project
• Versace velger Board for å transformere detaljplanleggingsprosesser
• Slik sletter du forklaringen i Microsoft Project Gantt-utskriften
• Hvordan beskytte utviklingsnettstedet ditt med et passord

Ercole Palmeri