Cum să gestionați costurile repetitive și costurile indirecte în Microsoft Project

Gestionarea costurilor indirecte și a costurilor repetitive este întotdeauna o mare problemă pentru managerul de proiect.

Microsoft Project ne ajută și ne oferă un management elegant al costurilor definitiv.

Să ne uităm la costurile indirecte, la costurile repetitive, împreună în acest articol.

Timp de citire estimat: 9 minute

Pentru gestionarea corectă a costurilor în Microsoft Project, este necesar să se asocieze atât costuri indirecte că i costuri repetitive la o activitate, cu un criteriu similar/egal cu criteriul real.
Această activitate trebuie să aibă particularitatea de a avea o durată dinamică care variază de la cea a proiectului. Adică, dacă proiectul durează mai puțin, această activitate este scurtată și invers se întinde pentru a prelungi durata proiectului.

Hammock task

în Management de Proiect, vine o activitate intenționată ca aceasta definita Hammock task, sau Level of Effort.

În managementul costurilor Microsoft Project, a Hammock task este o activitate care grupează alte activități și, prin urmare, este legată de o dată de început și de o dată de încheiere. Activitățile grupate după a Hammock task ar putea chiar să nu aibă legătură, în sensul ierarhic al unuia W.B.S., sau în sens logic de dependența unei activități.

o Hammock task grupe:

• activități non-similare care duc la o capacitate totală, de ex „Pregătirea pentru o călătorie”;
• elemente fără legătură în scopul unui rezumat, cum ar fi o perioadă de raportare bazată pe calendar, de ex. „Planuri semestriale”;
• activități permanente sau generale care efectuează durata unui efort, de ex „Management de proiect”.

DurataHammock task acesta poate fi, de asemenea, setat de sub-activitățile din interiorul său, astfel încât gruparea abstractă are o dată de început a primei dintre oricare dintre sub-activități, iar data de încheiere este ultima din conținut.

A "Hammock task este considerată o formă de activitate sumară similară cu o activitate Level of Effort.

Level of Effort

Pentru a sprijini gestionarea costurilor Microsoft Project, să vedem acum ce este o activitate și cum să o implementăm Level of Effort.

O sarcină Level of Effort este o activitate de sprijin care trebuie desfășurată pentru a susține alte activități de lucru sau întregul proiect. De obicei, constă în cantități scurte de muncă care trebuie repetate periodic. De exemplu, contabilitatea bugetului proiectului, relația cu clienții sau întreținerea utilajelor în timpul producției.

Pentru că o activitate Level of Effort nu este în sine un obiect de lucru direct asociat cu realizarea produsului, serviciului sau rezultatului final al proiectului, ci un sprijin pentru a lucra, durata sa se bazează pe durata activității de lucru. Tocmai din acest motiv, o activitate Level of Effort nu trebuie să fie pe calea critică a planificării proiectului, deoarece nu adaugă niciodată timp proiectului.

Estimarea unei sarcini Level Of Effort este una dintre principalele sarcini ale unui manager de proiect.

Inserăm această activitate ca fiind prima activitate a planului de proiect și o numim Nivel de efort costuri indirecte, fără a introduce datele de început și sfârșit și nici durata.

Putem aloca resurse de orice fel acestei activități cu unități de atribuire adecvate pentru a răspândi uniform costurile pe întregul proiect.

Să vedem pas cu pas cum se face:

1. Faceți clic dreapta în celulă început din prima activitate a proiectului și alegeți Copiați celula;
2. Cu butonul dreapta al mouse-ului în celulă început afaceri Level Of Effort costuri indirecte și selectați Lipiți speciale;
3. Pe ecranul afișat selectați Lipire link și confirmați;
4. În acest moment, faceți clic dreapta în celulă E bună din ultima activitate a proiectului (care ar trebui să fie sfârșitul punctului de reper al proiectului) și alegeți Copie celulară;
5. Apoi, faceți clic cu butonul dreapta al mouse-ului din celulă E bună afaceri Level Of Effort costuri indirecte și selectați Lipiți speciale;
6. Pe ecranul afișat selectați Lipire link e confirmă.

Odată făcut acest lucru, durata activității Level Of Effort costuri indirecte va acoperi întregul proiect, în cazul nostru de la 26 februarie 2018 până la 27 aprilie 2018.

cum defiterminați un câmp personalizat

Afișarea activității LOE costuri indirecte ar putea induce în eroare, deoarece este întotdeauna critic. Afișajul ANTT poate fi problematic cu afișarea activității LOE costuri indirecte, deci să vedem cum să o ascundem.

Pentru a evita afișarea acestuia, putem crea un câmp de tip personalizat marca (true / false) și un filtru de afișare pentru a ascunde activitatea LOE costuri indirecte.

Pentru a crea câmpul Level Of Effort Task, faceți clic dreapta pe coloana „Adăugați coloane noi” și alegeți „Câmpuri personalizate” din meniul contextual

Și creați câmpul Level Of Effort Task cum marca

În acest moment putem afișa o nouă coloană prin asocierea câmpului personalizat recent creat și să setăm valoarea celulei în raport cu activitatea Level Of Effort costuri indirecte a Si, ca în figură.

Această valoare va fi folosită de filtrul pe care îl vom crea pentru a identifica activitatea pe care dorim să o ascundem.

Cum se creează un filtru personalizat

Pentru a crea filtrul, pentru a ascunde afișarea activității Level Of Effort costuri indirecte din meniu vedere, identificăm lista derulantă Fără filtru prezent în centrul Panglicii în grup DATI.
Din lista derulantă de comenzi pe care le alegem Alte filtre iar de aici facem clic pe buton nou.

Introduceți numele filtrului Ascunde LOE, activăm caseta de selectare Afișați în meniu pentru a afișa întotdeauna noul filtru în lista derulantă a filtrelor disponibile.

Criteriile noului filtru sunt:

Numele câmpului = Nivelul efortului
Stare = "diferit de"
Valoare (valori) = "Da"

Activarea unui filtru în Microsoft Project

Faceți clic pe View, activați cu un mouse, faceți clic pe lista filtrelor disponibile, apoi faceți clic pe Ascunde LOE,

Activitatea Level Of Effort va fi ascuns.

Pentru a aloca resurse acestei activități, continuați normal. Să încercăm să alocăm resurse Administrare e Director vânzări alocat cu o unitate maximă de 50%. În acest fel, jumătate din costul indirect al managerului de proiect și al mașinii sale de companie va fi suportat de proiect.
Pentru a atribui costul celor două resurse acestei activități în timpul executării proiectului, este suficient să îmbunătățești tabăra % finalizare cu o valoare proporțională cu timpul scurs de la începutul proiectului până la actualizarea proiectului.

Putem avea același rezultat creând unactivități de sprijin pentru a proiecta activitățile.

O sarcină Hamac o Nivelul efortului se poate referi, de asemenea, la o singură fază a proiectului.

Vom vedea acum cum să creăm o activitate LOE cu o metodă diferită de cea anterioară.

Creăm trei activități:

• Prima activitate din Sprijin este o activitate sumară care va avea doar două activități de tip Milestone în cadrul acesteia;
• Ne raportăm Acasă-Start  Prima activitate cu activitatea de Analisi;
• Creăm relația End-End între Ultima activitate și activitatea de transport.

Rezultatul va fi ca în figura următoare.

În acest moment putem atribui activității de Sprijin toate resursele și costurile necesare pentru susținerea întregului proiect.

Dacă proiectul (sau faza) suferă o prelungire a timpului, atunci durata activității LOE crește și, astfel, costurile legate de resursele de tip de lucru sau costurile percepute manual.

Lecturi înrudite

• Cum se realizează rapoarte și cum se pot extrage date structurate din proiectele dvs. gestionate cu MS Project
• Care este metoda căii critice
• Cum se face o schimbare masivă a sarcinilor conexe în Microsoft Project
• Gato, DeepMind și cursa către inteligența artificială generală
• Cum se creează un raport de proiect cu Microsoft Project

Ercole Palmeri