Cum să analizați progresul proiectului în raport cu previziunile din Microsoft Project

O linie de referință este cheia pentru realizarea unei analize de proiect și, prin urmare, pentru a compara situația actuală cu cea așteptată. 

Când setați o prognoză în Project (puteți seta până la 11), programul face un instantaneu al programului și al valorilor de cost, pe care apoi le puteți utiliza pentru a compara valorile actuale cu cele planificate inițial. 

Ce poți face cu liniile de bază ale proiectului? 

Și cum le vedeți când aveți mai multe?

Timp de citire estimat: 11 minute

Salvați mai mult de unul baseline este util să faci analiza proiectului, și este util în mai multe situații. Să presupunem că includeți o solicitare de schimbare majoră în planul dvs. de proiect. Păstrarea liniei de bază inițiale este o idee bună, mai ales atunci când doriți să răspundeți la întrebările părților interesate despre motivul pentru care este mare diferență față de datele și costurile originale. În același timp, puteți utiliza noua prognoză cu cererea de modificare pentru a urmări performanța planului cu cererea de modificare în vigoare.

Este posibil să aveți nevoie de unul baseline suplimentar atunci când un proiect se confruntă cu alte tipuri de schimbări: părțile interesate măresc sau scad în mod semnificativ domeniul de aplicare al proiectului sau un proiect cu prioritate mai mare îl pune temporar în așteptare. Liniile de bază inițiale nu mai produc variații semnificative, așa că este necesară o nouă prognoză pentru a reflecta programul și costurile revizuite.

più baseline de asemenea, pot ajuta la documentarea tendințelor de-a lungul timpului. Să presupunem că proiectul tău a întârziat programul și că implementezi o strategie de recuperare. Puteți păstra baseline original, dar setați unul nou folosind valorile în vigoare înainte de a începe restaurarea. În acest fel, puteți compara variațiile inițiale cu variațiile de recuperare pentru a vedea dacă corectarea cursului ajută. O altă modalitate de a evalua tendințele este de a adăuga linii de bază în punctele cheie ale unui proiect, cum ar fi în fiecare trimestru fiscal sau poate la sfârșitul fiecărei faze.

Setarea mai mult baseline

Dacă intenționați să folosiți mai mult baseline, este o idee bună să arhivezi unul în al doilea rând copie a baseline original, de exemplu, în câmpuri Baseline 1. În acest fel, aveți o copie a baseline original pentru posteritate. În același timp, puteți păstra cea mai recentă predicție în câmpuri Baseline di Project, astfel încât să fie ușor să vedeți variațiile de la cea mai recentă linie de bază în câmpurile Pre Variancedefinoaptea.

Iată cum să setați mai multe linii de bază în timp ce urmăriți cu ușurință variațiile pentru cea mai recentă:

1. Accesați secțiunea Schedule din fila Proiect și alegeți Set Forecast –> Set Forecast. Se deschide dialogul Configurare baseline.
2. În „Setul baseline„, salvează-l pe primul baseline alegând Baseline1.
3. Asigurați-vă că este selectată opțiunea „Întregul proiect”. Această opțiune salvează valorile de bază pentru întregul proiect, ceea ce doriți prima dată.
4. Faceți clic pe OK. Proiectul stochează valorile curente de început, sfârșit, durată, efort și cost în câmpurile corespunzătoare, cum ar fi Expected Start1, Expected Finish1, Expected Duration1, Expected Work1 și Expected Cost1.
5. Repetați imediat pașii de la 1 la 4 pentru a salva baseline original a doua oară, dar de data aceasta place baseline.

Când se deschide dialogul Configurare baseline după ce ai salvat cel puțin unul baseline, decorul baseline” arată ultima dată salvată pentru baseline. De exemplu, liniile de referință care au fost setate au „(ultima salvată pe mm/zz/aa)” adăugat la sfârșitul numelui lor, unde mm/zz/aa este ultima dată salvată pentru acea dată. baseline.

Dacă încercați să setați un baseline care a fost deja salvat, Project vă avertizează că baseline a fost folosit și vă întreabă dacă doriți să îl suprascrieți. Faceți clic pe Da pentru a suprascrie valorile existente ale baseline (de exemplu, dacă ați folosit toate cele 11 linii de bază și doriți să reutilizați una mai veche). Dacă nu doriți să o înlocuiți, faceți clic pe Nu, apoi în caseta de dialog Configurare baseline, alege unul baseline diferit.

Când ești gata să salvezi altul baseline, iată ce faci:

1. În secțiunea Schedule din fila Proiect, selectați Set Forecast –>Set Forecast.
2. În „Setul baseline„, alegeți Baseline2 pentru a-l salva definitiv pe al doilea baseline. Asigurați-vă că este selectat „Întregul proiect”, apoi faceți clic pe OK.
3. Salvați din nou imediat programul actual al proiectului ca Linie de referință. În acest fel, câmpurile Variance, cum ar fi Varianta inițială, Varianta finală și Varianța costului arată variațiile dintre valorile curente și cele ale baseline cel mai recent.

Notă: Pentru fiecare prognoză suplimentară, salvați programarea proiectului o dată ca prognoză și o dată ca prognoză necompletată ulterioară.

Vizualizarea mai multor linii de bază

Când doriți să comparați progresul dvs. actual cu baseline mai nou, vizualizarea de urmărire Gantt este perfectă. Afișează barele de activități colorate pentru programul curent deasupra barelor de activități gri pentru datele așteptate de început și de sfârșit.

Cu toate acestea, dacă salvați mai multe linii de bază, poate doriți să le vizualizați în același timp, astfel încât să puteți compara performanța uneia cu următoarea. Vizualizarea Gantt cu mai multe linii de bază arată bare de activitate colorate diferite pentru Linia de bază, Linia de bază 1 și Linia de bază 2. Pentru această vizualizare, în secțiunea Vizualizări de activitate din fila Vizualizare, alegeți Mai multe vizualizări -> Mai multe vizualizări. În caseta de dialog Mai multe vizualizări, faceți dublu clic pe Linii de bază multiple Gantt. Mai multe linii de bază Gantt arată bare de activități numai pentru Linia de referință, Linia de bază 1 și Linia de bază 2. Nu afișează barele de activități pentru programul curent.

Pentru a vedea diferit baseline sau mai multe linii de bază, puteți schimba vizualizarea în mai multe moduri. Din panglică puteți vizualiza oricare baseline dorit în orice vizualizare diagramă Gantt. Afișați vizualizarea diagramă Gantt dorită, apoi alegeți fila Format. În secțiunea Stiluri de bară, faceți clic pe săgeata în jos baseline, apoi alegeți baseline doriți să vizualizați. De exemplu, dacă vizualizați vizualizarea Tracking Gantt, în mod implicitdefiNita folosește Baseline pentru barele de activitate de bază. Cu toate acestea, dacă alegeți Linia de bază2 în meniul Stiluri bară de bază din fila Format, barele de activități de bază reflectă datele Linia de bază2.

Dar dacă doriți ca o vizualizare să afișeze bare de activitate de la Linia de bază1 la Linia de bază4 pentru a evalua tendințele de-a lungul timpului? Dacă da, puteți schimba defiviziunea să facă tocmai asta.

1. Copiați vizualizarea Gantt a mai multor linii de bază și denumiți-o ca FourBaselines. (Cu vizualizarea Gantt cu mai multe linii de bază afișată, în secțiunea Vizualizări sarcini din fila Vizualizare, alegeți Mai multe vizualizări ->Mai multe vizualizări. În caseta de dialog Mai multe vizualizări, faceți clic pe Copiere, introduceți un nume nou în caseta Nume, apoi faceți clic pe faceți clic pe OK Înapoi în caseta de dialog Mai multe vizualizări, faceți clic pe Închidere.
2. În Instrumentele diagramei Gantt | În fila Format, în secțiunea Stiluri bar, faceți clic pe Format ->Stiluri bar. Se deschide dialogul Stiluri de bar.
3. Selectați rândul pentru bara de activități pe care doriți să o duplicați (de exemplu, Linia de bază2), apoi faceți clic pe Tăiați rând.
4. Înainte de a face orice altceva, faceți clic pe Lipire rând pentru a insera rândul tăiat acolo unde era inițial.
5. Selectați rândul de mai jos unde doriți să inserați rândul copiat, apoi faceți clic din nou pe Lipire rând. Project inserează o altă copie a rândului imediat deasupra rândului selectat.
6. Modificați celulele Nume, De la și Către ale noului rând pentru a se potrivi cu baseline pe care vrei să-l arăți. De exemplu, pentru a afișa Linia de bază3, schimbați numele pentru a include Linia de bază3, apoi, în celulele De la și Până, alegeți Începutul Linii de bază3 și, respectiv, Sfârșitul Linii de bază3.
7. În fila Baruri din jumătatea inferioară a casetei de dialog Stiluri de bare, alegeți forma și culoarea dorite pentru bară. Baseline1, Baseline2 și Baseline3 folosesc deja roșu, albastru și verde, așa că alegeți o culoare precum ceaiul, portocaliul sau violetul. În caseta Formă, alegeți o bară îngustă de sus, de centru sau de jos.
8. Dacă includeți mai mult de trei linii de bază în vizualizarea Gantt cu linii de bază multiple, trebuie să adăugați un al doilea rând în bara de activități la vizualizare. În caseta de dialog Stiluri de bară, în celula Rând bara de activități, tastați 2 pentru a spune lui Project să poziționeze bara de activități a baseline pe al doilea rând în diagrama Gantt.
9. Repetați pașii de la 3 la 8 pentru a crea bare de activitate pentru activitățile de împărțire, etape și rezumate pentru prognoză.

Iată cum arată definiții de stiluri de bar când adăugați altul baseline la vedere:

Și iată cum arată priveliștea cu mai mult de trei seturi de bare în baseline.

Și planurile intermediare?

Caseta de dialog Set Forecast are o a doua opțiune: „Set Interim Plan”. Spre deosebire de previziunile proiectului, planuri temporare salvează doar datele de început și de sfârșit, nu și durata, costurile și munca. Planurile provizorii sunt un rest de la versiunile anterioare ale Proiectului, când programul oferea doar o bază de referință.

Chiar și cu cele 11 linii de bază pe care Proiectul le oferă acum, planurile provizorii ar putea fi utile. Dacă importați un program de proiect din Project 2002 și mai devreme (acest lucru se poate întâmpla), orice informații suplimentare despre prognoză ajung în câmpurile planului intermediar (Start1/End1 până la Start10/End10). Puteți copia aceste date din câmpurile Start și End ale planului interimar (Start2/End2, de exemplu) în câmpurile de prognoză, cum ar fi Baseline2. De asemenea, puteți salva planuri intermediare ca prognoze parțiale printre previziunile complete salvate.

Întrebări frecvente

Lecturi înrudite

• Cum se creează o diagramă Gantt în Microsoft Project
• Cum se realizează rapoarte și cum se pot extrage date structurate din proiectele dvs. gestionate cu MS Project
• Versace alege Board pentru a transforma procesele de planificare cu amănuntul
• Cum să ștergeți legenda din imprimarea Microsoft Project Gantt
• Cum să vă protejați site-ul de dezvoltare cu o parolă

Ercole Palmeri