Cum se realizează rapoarte și cum se pot extrage date structurate din proiectele dvs. gestionate cu MS Project

Managerul de proiect, după crearea unui plan de proiect, se va concentra pe colectarea și monitorizarea datelor.

Analizarea performanței proiectului și actualizarea stării proiectului prin comunicarea cu părțile interesate.

Timp de citire estimat: 8 minute

Când există o diferență între ceea ce este planificat și performanța reală a proiectului, avem o variantă. Variația este măsurată în principal în termeni și în termeni de cost.

Raport de monitorizare Microsoft Project

Există diferite moduri de a vizualiza activitatea cu variația, adică de a găsi dovezi ale diferenței dintre estimare și soldul final.

Mai jos vedem 4 metode:

Metoda 1 - Vizualizare grafică prin monitorizarea Gantt

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup Vizualizări ale activității selecta Verificarea Gantt în lista derulantă Diagrama Gantt.
Puteți compara barele Gantt „programate în prezent” cu barele Gantt „planificate inițial”. Puteți vedea ce sarcini au fost începute mai târziu decât a fost planificat sau au fost necesare mai multe lucrări pentru finalizare.

Metoda 2 - Vizualizare grafică pentru detalii Gantt

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup Vizualizări ale activității selecta Detaliu Gantt în lista derulantă Diagrama Gantt

Metoda 3 - Tabelul variațiilor

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup DATI selecta schimbare în lista derulantă Tabelle

Metoda 4: filtre

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup DATI selecta Alte filtre în lista derulantă filtreși alegeți un filtru de genul Activități târzii, Activitate de alunecare,... etc ...
Microsoft Project va filtra lista de activități pentru a afișa doar activitățile filtrate în acest proces. Deci, dacă selectați Activități târzii, vor fi afișate doar activități incomplete. Orice activitate finalizată nu va fi afișată.

Managementul costurilor proiectului

Pentru a examina costurile într-un ciclu de viață al unui proiect, ar trebui să fiți conștienți de acești termeni și ce înseamnă în proiectul Microsoft

• Costuri de bază - Toate costurile planificate salvate în planul de bază.
• actual - Costuri suportate pentru activități, resurse sau misiuni.
• Costuri rămase - Diferența dintre costurile de bază / curente și costurile reale.
• Costuri curente: atunci când planurile sunt modificate din cauza alocării sau eliminării resurselor sau adunării sau scăderii de active, MS Project 2013 va recalcula toate costurile. Aceasta va apărea sub câmpurile etichetate Cost sau Cost total. Dacă ați început urmărirea costului real, acesta va include costul real + costul rămas (activitate incompletă) pe activitate.
• Varianță - Diferența dintre costul de bază și costul total (costul curent sau planificat).

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup DATI selecta costo în lista derulantă Tabelle

Veți putea vedea toate informațiile relevante. De asemenea, puteți utiliza filtre pentru a vizualiza activități care depășesc bugetul.

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup DATI selecta Alte filtre în lista derulantă Filtre. În cele din urmă salege Cost din buget și confirmați cu butonul aplica

Raportul costurilor resurselor proiectului

Pentru unele organizații, costurile resurselor sunt costuri primare și uneori unicul cost, deci acestea trebuie monitorizate îndeaproape.

Faceți clic pe filă vedere în bara de meniu, în grup Vezi resurse selecta Lista resurselor

Pentru costuri, faceți clic pe fila vedere în bara de meniu, în grup DATI selecta costo în lista derulantă Tabelle

Putem sorta coloana Costuri pentru a vedea care sunt cele mai scumpe și cel mai scumpe resurse.

Pentru a sorta, trebuie să faceți clic pe săgeata filtrului auto din antetul coloanei Cost. Când apare meniul derulant, faceți clic pe Comanda de la cea mai mare la cea mai mică.

Puteți utiliza funcția AutoFilter pentru fiecare coloană, comandând coloana Varianță, veți putea vedea modelul de varianță.

Filtru automat

Raport de proiect

Microsoft Project vine cu un set prealabil de rapoarte și tablouri de borddefiniti. Le veți găsi pe toate în filă Raport. De asemenea, puteți crea și personaliza rapoarte grafice pentru proiectul dvs.

Raport de bord (tablou de bord)

Faceți clic pe Raport → Vizualizare grup Raport → Panou de bord.

Raport de resurse

Faceți clic pe Raport → Vizualizare grup Raport → Resurse.

Raport de cost

Faceți clic pe Raport → Vizualizare grup Raport → Costuri.

Raport privind progresul muncii

Faceți clic pe Raport → Vizualizare grup Raport → În derulare.

Rapoarte personalizate

Faceți clic pe Raport → Vizualizare grup Raport → Raport nou.

Există patru opțiuni.

• gol: creează un raport alb. Utilizați Instrumentul Raport - fila Design pentru a adăuga grafică, tabele, text și imagini.
• grafic: creează un grafic care compară munca reală, munca rămasă și munca implicitădefinita. Utilizați panoul Listă de câmpuri pentru a selecta mai multe câmpuri de comparat. Puteți schimba aspectul diagramei făcând clic pe filele Instrumente diagramă, Design și Aspect.
• tabel: Creați un tabel. Folosiți panoul Listă câmpuri pentru a alege ce câmpuri să afișați în tabel (Nume, Start, Sfârșit și % Complete apar în mod implicitdefinita). Caseta de nivel de schiță vă permite să selectați numărul de niveluri din schița proiectului pe care ar trebui să le arate în tabel. Puteți schimba aspectul tabelului făcând clic pe fila Instrumente, filele Design și Aspect.
• confruntare: creează două grafice una lângă alta. Graficele vor avea aceleași date la început. Puteți face clic pe unul dintre grafice și selectați datele dorite în panoul Listă de câmpuri pentru a începe să le diferențiați.

Întrebări frecvente

Lecturi înrudite

• Cum se creează un raport de proiect cu Microsoft Project
• Cum se creează o diagramă Gantt în Microsoft Project
• Cum și ce costuri pot intra în Microsoft Project Cost Management
• Cum să setați zilele lucrătoare în Microsoft Project: Calendarul proiectului
• Cum să personalizați tipărirea proiectului Gantt în Microsoft Project

Ercole Palmeri