Как составлять отчеты и извлекать структурированные данные из ваших проектов, управляемых с помощью MS Project

Менеджер проекта после создания плана проекта сосредоточится на сборе и мониторинге данных.

Анализ эффективности проекта и обновление статуса проекта путем общения с заинтересованными сторонами.

Примерное время чтения: 8 Minuti

Когда есть разница между тем, что запланировано, и фактической эффективностью проекта, у нас есть вариация. Разница измеряется в основном с точки зрения времени и стоимости.

Отчет о мониторинге проектов Microsoft

Существуют разные способы просмотреть активность с вариацией, т.е. найти свидетельства разницы между оценкой и итоговым балансом.

Ниже мы видим 4 метода:

Метод 1 - Графическое представление с помощью мониторинга Ганта

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Представления активности выбирать Проверка Ганта в раскрывающемся списке Диаграмма Ганта.
Вы можете сравнить «запланированные» столбцы Ганта с «первоначально запланированными» барами Ганта. Вы можете увидеть, какие задачи были запущены позже, чем планировалось, или для выполнения которых потребовалось больше работы.

Метод 2 - Графическое представление деталей Ганта

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Представления активности выбирать Деталь Ганта в раскрывающемся списке Диаграмма Ганта

Метод 3 - Таблица отклонений

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Давать выбирать изменение в раскрывающемся списке Tabelle

Метод 4: фильтры

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Давать выбирать Другие фильтры в раскрывающемся списке Фильтрыи выберите фильтр как Поздние мероприятия, Скольжение активности,... и т.д ...
Microsoft Project отфильтрует список задач, чтобы показать только действия, отфильтрованные в этом процессе. Так что если вы выберете Поздние мероприятиябудут отображаться только незавершенные действия. Любое уже выполненное действие не будет отображаться.

Управление стоимостью проекта

Чтобы изучить затраты в жизненном цикле проекта, вы должны знать об этих терминах и их значении в Microsoft Project.

• Основные расходы - все запланированные расходы, сохраненные в базовом плане.
• фактические - затраты, связанные с деятельностью, ресурсами или назначениями.
• Остальные расходы - разница между базовыми / текущими и фактическими затратами.
• Текущие затраты: когда планы изменяются из-за выделения или удаления ресурсов или добавления или вычитания активов, MS Project 2013 пересчитает все затраты. Это появится под полями с надписью Стоимость или Общая стоимость. Если вы начали отслеживать фактическую стоимость, она будет включать в себя фактическую стоимость + оставшуюся стоимость (незавершенное действие) по каждому виду деятельности.
• Разница - разница между базовой стоимостью и общей стоимостью (текущая или плановая стоимость).

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Давать выбирать стоимость в раскрывающемся списке Tabelle

Вы сможете просмотреть всю необходимую информацию. Вы также можете использовать фильтры для просмотра мероприятий, которые превышают ваш бюджет.

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Давать выбирать Другие фильтры в раскрывающемся списке Фильтры. Наконец сизбранные Стоимость вне бюджета и подтвердите кнопкой Применять

Отчет о стоимости ресурсов проекта

Для некоторых организаций затраты ресурсов являются первичными, а иногда и единственными, поэтому их необходимо тщательно контролировать.

Нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Просмотр ресурсов выбирать Список ресурсов

Для расходов, нажмите на вкладку Смотреть в строке меню, в группе Давать выбирать стоимость в раскрывающемся списке Tabelle

Мы можем отсортировать столбец Costs, чтобы увидеть, какие ресурсы являются самыми дорогими и наименее дорогими.

Для сортировки необходимо щелкнуть стрелку автофильтра в заголовке столбца «Стоимость». Когда появится раскрывающееся меню, нажмите Порядок от самого большого до самого маленького.

Вы можете использовать функцию автофильтра для каждого столбца, упорядочив столбец отклонений, вы сможете увидеть модель отклонений.

Автоматический фильтр

Отчет о проекте

Microsoft Project поставляется с готовым набором отчетов и информационных панелей.defiнити. Все это вы найдете во вкладке Report, Вы также можете создавать и настраивать графические отчеты для вашего проекта.

Отчет панели инструментов (Dashboard)

Нажмите на Report → Просмотр группы Report → Панель инструментов.

Ресурсный отчет

Нажмите на Report → Просмотр группы Report → Ресурсы.

Отчет о стоимости

Нажмите на Report → Просмотр группы Report → Затраты.

Отчет о проделанной работе

Щелчок Report → Просмотр группы Report → В процессе.

Пользовательские отчеты

Нажмите на Report → Просмотр группы Report → Новый отчет.

Есть четыре варианта.

• пустой: создает белый отчет. Используйте вкладку «Инструменты отчета» - «Дизайн» для добавления графики, таблиц, текста и изображений.
• графический: Создает график, сравнивающий фактические трудозатраты, оставшиеся трудозатраты и трудозатраты по умолчанию.defiнита. Используйте панель «Список полей», чтобы выбрать несколько полей для сравнения. Вы можете изменить внешний вид диаграммы, щелкнув вкладки «Инструменты для работы с диаграммами», «Дизайн» и «Макет».
• стол: Создать таблицу. Используйте панель «Список полей», чтобы выбрать поля для отображения в таблице (по умолчанию отображаются «Имя», «Начало», «Конец» и «% завершения»).defiнита). Поле уровня структуры позволяет вам выбрать количество уровней структуры проекта, которые должны отображаться в таблице. Вы можете изменить внешний вид таблицы, щелкнув вкладку «Инструменты», вкладки «Дизайн» и «Макет».
• конфронтация: создает два графика рядом. Графики будут иметь те же данные в начале. Вы можете нажать на один из графиков и выбрать нужные данные на панели списка полей, чтобы начать их дифференцирование.

Вопросы и ответы

Связанные материалы

• Как создать отчет проекта с Microsoft Project
• Как создать диаграмму Ганта в Microsoft Project
• Как и сколько стоит ввести в Microsoft Project Cost Management
• Как установить рабочие дни в Microsoft Project: Календарь проекта
• Как настроить печать проекта Ганта в Microsoft Project

Ercole Palmeri