Pivot Tables: คืออะไร วิธีสร้างใน Excel และ Google บทช่วยสอนพร้อมตัวอย่าง

ตาราง Pivot เป็นเทคนิคการวิเคราะห์สเปรดชีต

ช่วยให้ผู้เริ่มต้นที่ไม่มีประสบการณ์ข้อมูลสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว 

แต่ตารางเดือยคืออะไรและทำงานอย่างไร

เวลาในการอ่านโดยประมาณ: 9 นาที

พูดง่ายๆ ก็คือ ตารางสรุปข้อมูลเป็นเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้เพื่อสรุปชุดข้อมูลขนาดใหญ่และตอบคำถามที่คุณอาจมีเกี่ยวกับข้อมูลดังกล่าว มีอยู่ในแอปพลิเคชันสเปรดชีต เช่น Microsoft Excel และ Google ชีต เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

ต่อไปนี้เป็นการเปรียบเทียบเพื่ออธิบายได้ดียิ่งขึ้นว่า Pivot Table ทำอะไรได้บ้าง:

สมมติว่าเรามีขวดลูกอม:

และเราอยากเข้าใจว่ามีลูกอมสีแดงกี่ลูก? 

แต่ละสีมีลูกอมกี่ลูก? 

แต่ละรูปทรงมีลูกอมกี่ลูก? 

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการนับด้วยตนเองทีละรายการ การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานาน 

วิธีที่ดีที่สุดในการหาคำตอบคือการสร้างตารางสรุปข้อมูล 

PivotTable เป็นวิธีจัดระเบียบใหม่และสรุปชุดข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นตารางเดียว ซึ่งช่วยให้เราค้นหารูปแบบหรือวิธีแก้ปัญหาสำหรับคำถามใดๆ ที่เราอาจมีเกี่ยวกับชุดข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ในแง่หนึ่ง เรากำลังจัดกลุ่มตัวแปรหลายตัวในชุดข้อมูล การดำเนินการนี้เรียกอีกอย่างว่าการรวมข้อมูล 

มีหลายวิธีในการจัดกลุ่มลูกอมเหล่านี้: 

• เราสามารถจัดกลุ่มตามสีได้ 
• เราสามารถจัดกลุ่มตามรูปร่างได้ 
• เราสามารถจัดกลุ่มตามรูปร่างและสีได้

โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือสิ่งที่ Pivot Table ทำ จัดกลุ่มข้อมูลและช่วยให้คุณสามารถคำนวณ เช่น การนับและการรวมข้อมูล

Pivot Table ใช้ทำอะไร?

PivotTable ใช้เพื่อสรุปและจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากใหม่ให้เป็นตารางที่เข้าใจง่ายกว่าซึ่งช่วยให้เราสามารถสรุปผลที่สำคัญได้ 

กรณีการใช้งาน/ตัวอย่าง Pivot Table ในชีวิตจริง ได้แก่:

• สรุปค่าใช้จ่ายทางธุรกิจประจำปี
• แสดงกำลังซื้อเฉลี่ยของกลุ่มประชากรลูกค้า
• แสดงการกระจายการใช้จ่ายทางการตลาดในหลายช่องทาง

PivotTable ใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น SUM และ AVERAGE เพื่อรับคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้อย่างรวดเร็ว

เหตุใดจึงต้องใช้ตารางเดือย

เมื่อเผชิญกับข้อมูลจำนวนมหาศาล มักจะรู้สึกล้นหลามได้ง่าย นี่คือที่มาของตารางเดือย PivotTable ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือเท่านั้น เป็นทรัพยากรที่สำคัญในคลังแสงของนักวิเคราะห์ข้อมูล มาดูกันว่าเหตุใดคุณจึงควรพิจารณาใช้:

1. การวิเคราะห์ข้อมูลแบบง่าย: ถามว่า "ตารางเดือยคืออะไร" ก็เหมือนกับการถามว่า “ฉันจะเข้าใจข้อมูลของฉันอย่างง่ายดายได้อย่างไร” ตาราง Pivot ช่วยให้คุณสามารถกลั่นข้อมูลจำนวนมากออกเป็นชิ้นๆ ที่ย่อยได้ ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น
2. ข้อมูลเชิงลึกด่วน: แทนที่จะกรองข้อมูลทีละแถว PivotTable จะให้ข้อมูลเชิงลึกทันทีโดยการแสดงข้อมูลสรุป ความเข้าใจที่รวดเร็วนี้สามารถประเมินค่ามิได้สำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ
3. ความเก่งกาจ: ตาราง Pivot สามารถใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ และเพื่อวัตถุประสงค์มากมาย ตั้งแต่การเงิน การขาย ไปจนถึงการวิจัยทางวิชาการ ความยืดหยุ่นของพวกเขาหมายความว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ในสาขาใดก็ตาม สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยได้อย่างมาก
4. การเปรียบเทียบข้อมูล: คุณต้องการเปรียบเทียบข้อมูลการขายจากสองไตรมาสที่ต่างกันหรือไม่ หรือบางทีคุณอาจต้องการเข้าใจอัตราการเติบโตในช่วงห้าปีที่ผ่านมา? PivotTable ทำให้การเปรียบเทียบเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย
5. ไม่จำเป็นต้องมีทักษะขั้นสูง: ตามที่เน้นไว้ในบทนำ แม้แต่ผู้เริ่มต้นก็สามารถควบคุมพลังของตาราง Pivot ได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงหรือความรู้เกี่ยวกับสูตรที่ซับซ้อน

วิวัฒนาการของตารางเดือย: แพลตฟอร์มสมัยใหม่

ตาราง Pivot มีการพัฒนาไปไกลนับตั้งแต่เปิดตัว แม้ว่าหลายคนจะเชื่อมโยงคำว่า “ตารางสรุป” กับ Microsoft Excel แต่ภาพรวมในปัจจุบันยังนำเสนอแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่บูรณาการและปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานอันทรงพลังนี้อีกด้วย

1. ไมโครซอฟต์เอ็กเซล: ทำให้ผู้ใช้สามารถสร้างตารางสาระสำคัญจากรายการหรือฐานข้อมูล ทำให้ผู้คนนับล้านสามารถเข้าถึงการวิเคราะห์ข้อมูลได้
2. Google ชีต: การบุกเข้าสู่โลกของสเปรดชีตของ Google มาพร้อมกับเวอร์ชันเดือยตาราง แม้ว่าจะคล้ายกับ Excel แต่ Google ชีตมีคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่ทำให้เป็นที่ชื่นชอบของหลาย ๆ คน
3. เครื่องมือ BI แบบบูรณาการ: ด้วยการถือกำเนิดของเครื่องมือ Business Intelligence (BI) เช่น Tableau, Power BI และ QlikView ตาราง Pivot ได้พบบ้านใหม่ แพลตฟอร์มเหล่านี้ใช้ฟังก์ชันพื้นฐานของตาราง Pivot และยกระดับ โดยนำเสนอความสามารถในการแสดงภาพและการวิเคราะห์ขั้นสูง

วิธีสร้างตารางเดือยใน Excel

ขั้นตอนแรก: ใส่ตารางเดือย

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ใน Pivot

ที่ด้านบน ให้คลิก แทรก -> PivotTable -> จากตาราง/ช่วง

ขั้นตอนที่สอง: ระบุว่าคุณต้องการสร้างตารางในแผ่นงาน Excel เดียวกันหรือในแผ่นงาน Excel อื่น

ขั้นตอนที่สาม: ลากและวางตัวแปรลงในช่องที่ถูกต้อง

มี 4 กล่อง ได้แก่ ตัวกรอง คอลัมน์ แถว และค่า ที่นี่คุณสามารถจัดเรียงตัวแปรต่างๆ ใหม่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันได้

วิธีจัดระเบียบจะขึ้นอยู่กับคำถามที่คุณต้องการตอบ

ขั้นตอนที่สี่: ตั้งค่าการคำนวณ

ในกล่อง "ค่า" หลังจากลากตัวแปรลงไปแล้ว คุณสามารถเลือกการคำนวณที่คุณต้องการใช้ โดยทั่วไปคือ SUM และ AVERAGE

เนื่องจากเราต้องการทราบผลรวมของยอดขายทั้งหมดที่นี่ เราจะเลือก SUM

เมื่อสร้างตาราง Pivot แล้ว คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลจากมากไปน้อยได้โดยคลิกขวาที่ตาราง -> เรียงลำดับ -> เรียงลำดับจากมากไปน้อย

วิธีสร้างตารางเดือยใน Google ชีต

การสร้างตารางเดือยใน Google ชีตนั้นคล้ายกับ Excel มาก

ขั้นตอนแรก: ใส่ตารางเดือย

เริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีตใน Google ชีตและเลือกข้อมูลทั้งหมดของคุณ 

คุณสามารถเลือกข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกที่มุมซ้ายบนของสเปรดชีตหรือกด CTRL + A

ไปที่แทรก -> PivotTable:

ขั้นตอนที่สอง: เลือกตำแหน่งที่จะสร้างตารางสรุป

คุณสามารถสร้างตารางสรุปข้อมูลในแผ่นงานใหม่หรือในแผ่นงานที่มีอยู่ได้ โดยปกติการแทรกลงในแผ่นงานใหม่จะง่ายกว่า แต่ก็ขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคล 

ขั้นตอนที่สาม: ปรับแต่งตารางเดือย

มีสองวิธีในการปรับแต่ง PivotTable ใน Google ชีต:

1. การใช้ข้อมูลเชิงลึกที่แนะนำโดยปัญญาประดิษฐ์

2. ใช้อินพุตของคุณเอง

คุณสามารถทำทั้งสองอย่างได้โดยใช้ทางด้านขวาของตาราง Pivot ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น:

คลิก "เพิ่ม" เพื่อสร้างตาราง Pivot ที่คุณกำหนดเอง เช่นเดียวกับ Excel คุณสามารถเพิ่มตัวแปรใน "แถว คอลัมน์ ค่า และตัวกรอง" ได้ด้วยตนเอง

แถว คอลัมน์ ค่า และตัวกรอง: อันไหนที่จะใช้?

เมื่อคุณตั้งค่าตารางสรุปข้อมูลแล้ว คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าควรใส่ตัวแปรแต่ละตัวในช่องใด แถว คอลัมน์ ค่า หรือตัวกรอง?

ต่อไปนี้คือวิธีใช้งานแต่ละรายการ:

• ตัวแปรหมวดหมู่ (เช่น เพศ และจังหวัด) ควรอยู่ใน "คอลัมน์" หรือ "แถว" 
• ตัวแปรตัวเลข (เช่น จำนวน) ควรอยู่ใน “ค่า”
• เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการกรองผลลัพธ์ที่ต้องการ คุณสามารถป้อนตัวแปรในช่อง "ตัวกรอง" เช่น ต้องการดูเฉพาะยอดขายของจังหวัดใดจังหวัดหนึ่งหรือของเดือนใดเดือนหนึ่ง

แถวหรือคอลัมน์?

หากคุณกำลังจัดการกับตัวแปรเด็ดขาดเพียงตัวเดียว ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้ตัวแปรตัวไหน จะได้อ่านง่ายทั้งคู่

แต่เมื่อเราต้องการพิจารณา 2 สิ่งในเวลาเดียวกัน เช่น ยอดขายที่เกิดขึ้นใน “จังหวัด” และ “ประเภท” คุณจะต้องผสมผสานและดูว่าอันไหนได้ผลดีที่สุด ลองวางอันหนึ่งไว้ในแถวและอีกอันในคอลัมน์ แล้วดูว่าคุณชอบผลลัพธ์ของตารางสรุปหรือไม่

ไม่มีกฎตายตัวในการตัดสินใจว่าจะแทรกตัวแปรแต่ละตัวไปที่ใด วางไว้ในลักษณะที่ง่ายต่อการอ่านข้อมูล

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรายงานโครงการด้วย Microsoft Project
• วิธีสร้างรายงานและวิธีการดึงข้อมูลที่มีโครงสร้างจากโครงการของคุณที่จัดการด้วย MS Project
• ZURB Foundation: กรอบงาน CSS ส่วนต่อประสานผู้ใช้สำหรับส่วนหน้าตอบสนอง
• วิธีการและค่าใช้จ่ายในการจัดการต้นทุนโครงการ Microsoft
• Blockchain มันหมายถึงอะไร มันคืออะไร และใช้มันอย่างไร

Ercole Palmeri