Pivottabeller: hva de er, hvordan lages i Excel og Google. Opplæring med eksempler

Pivottabeller er en regnearkanalyseteknikk.

De lar en nybegynner uten dataopplevelse raskt analysere dataene sine. 

Men hva er pivottabeller og hvordan fungerer de?

Beregnet lesetid: 9 minutter

Enkelt sagt er en pivottabell en dataanalyseteknikk som brukes til å oppsummere store datasett og svare på spørsmål du måtte ha om dataene. Den er tilgjengelig i regnearkapplikasjoner som Microsoft Excel og Google Sheets. Det er en veldig kraftig måte å organisere dataene dine på.

Her er en analogi for bedre å forklare hva en pivottabell gjør:

La oss forestille oss at vi har en krukke med godteri:

Og vi vil forstå: hvor mange røde godteri er det? 

Hvor mange godteri er det i hver farge? 

Hvor mange godteri er det i hver form? 

En måte å gjøre dette på er å manuelt telle dem én etter én. Dette kan ta lang tid. 

Den beste måten å få svaret på er å lage en pivottabell. 

Pivottabeller er en måte å omorganisere og oppsummere komplekse datasett i én tabell, som lar oss enkelt finne mønstre eller løsninger på spørsmål vi måtte ha om datasettet. På en måte grupperer vi flere variabler i datasettet. Denne handlingen er også kjent som dataaggregering. 

Det er flere måter å gruppere disse godteriene på: 

• Vi kan gruppere dem etter farge 
• Vi kan gruppere dem etter form 
• Vi kan gruppere dem etter form og farge

I hovedsak er dette hva en pivottabell gjør. Grupperer data og lar deg utføre beregninger som telling og summering av data.

Hva brukes pivottabeller til?

Pivottabeller brukes til å oppsummere og omorganisere store mengder data til en lettere å forstå tabell som lar oss trekke viktige konklusjoner. 

Brukstilfeller/eksempler på pivottabeller i det virkelige liv er:

• Oppsummering av årlige forretningsutgifter
• Vis den gjennomsnittlige kjøpekraften til kundedemografi
• Viser fordelingen av markedsføringskostnader over flere kanaler

Pivottabeller bruker funksjoner som SUM og AVERAGE for raskt å få svar på disse spørsmålene.

Hvorfor bruke en pivottabell?

Når du står overfor enorme mengder data, er det lett å føle seg overveldet. Det er her pivottabeller kommer inn. Pivottabeller er ikke bare et verktøy; de er en viktig ressurs i enhver dataanalytikers arsenal. La oss finne ut hvorfor du bør vurdere å bruke dem:

1. Forenklet dataanalyse: spør "Hva er en pivottabell?" er som å spørre "Hvordan kan jeg enkelt forstå dataene mine?" Pivottabeller lar deg destillere store mengder data til fordøyelige biter, noe som gjør det lettere å ta beslutninger.
2. Rask innsikt: I stedet for å gå gjennom rad etter rad med data, gir pivottabeller umiddelbar innsikt ved å vise sammendrag av dataene. Denne raske forståelsen kan være uvurderlig for forretningsbeslutninger.
3. Allsidighet: Pivottabeller kan brukes i ulike bransjer og til en rekke formål, fra finans til salg til akademisk forskning. Deres fleksibilitet betyr at uansett hvilket felt du har, kan de være til enorm hjelp.
4. Datasammenligning: Ønsker du å sammenligne salgsdata fra to forskjellige kvartaler? Eller kanskje du vil forstå vekstraten de siste fem årene? Pivottabeller gjør disse sammenligningene enkle.
5. Ingen avanserte ferdigheter kreves: Som fremhevet i introduksjonen, kan selv nybegynnere utnytte kraften til pivottabeller. Du trenger ikke avanserte dataanalyseferdigheter eller kunnskap om komplekse formler.

Utviklingen av pivottabeller: moderne plattformer

Pivottabeller har kommet langt siden de ble introdusert. Mens mange forbinder begrepet "pivottabell" med Microsoft Excel, tilbyr dagens landskap også andre plattformer som har integrert og forbedret denne kraftige funksjonaliteten.

1. MS Excel: ga brukere muligheten til å lage pivottabeller fra lister eller databaser, noe som gjør dataanalyse tilgjengelig for millioner av mennesker.
2. Google Regneark: Googles inntog i regnearkverdenen kom med sin versjon av pivottabeller. Selv om det ligner på Excel, tilbyr Google Sheets samarbeidsfunksjoner som har gjort det til en favoritt for mange.
3. Integrerte BI-verktøy: med bruken av Business Intelligence (BI)-verktøy som Tableau, Power BI og QlikView, har pivottabeller funnet et nytt hjem. Disse plattformene tar den grunnleggende funksjonaliteten til pivottabeller og hever dem, og tilbyr avanserte visualiserings- og analysefunksjoner.

Hvordan lage pivottabeller i Excel

Første trinn: sett inn pivottabellen

Velg dataene du vil analysere i Pivot.

Øverst klikker du på Sett inn -> Pivottabell -> Fra tabell/område.

Andre trinn: Angi om du vil lage tabellen i samme Excel-ark eller i et annet Excel-ark

TREDJE TRINN: dra og slipp variablene i riktig boks

Det er 4 bokser: filtre, kolonner, rader og verdier. Her kan du omorganisere de forskjellige variablene for å få forskjellige resultater.

Hvordan du organiserer dem avhenger av spørsmålene du vil svare på.

FJERDE TRINN: Sett opp beregningen

I "verdier"-boksen, etter å ha trukket en variabel inn i den, kan du velge beregningen du vil bruke. De vanligste er SUM og AVERAGE.

Siden vi ønsker å få summen av alt salg her, vil vi velge SUM.

Når pivottabellen er opprettet, kan du sortere dataene fra høyeste til laveste ved å høyreklikke tabellen -> sorter -> sorter størst til minste.

Hvordan lage pivottabeller i Google Sheets

Å lage en pivottabell i Google Sheets er veldig lik Excel.

Første trinn: Sett inn pivottabellen

Start med å åpne regnearket i Google Sheets og velg alle dataene dine. 

Du kan raskt velge alle dataene ved å klikke øverst til venstre i regnearket eller ved å trykke CTRL + A.

Gå til Sett inn -> Pivottabell:

Andre trinn: velg hvor du vil opprette pivottabellen

Du kan opprette pivottabellen i et nytt ark eller i det eksisterende arket. Det er vanligvis lettere å sette det inn i et nytt ark, men det avhenger av personlige preferanser. 

Tredje trinn: Tilpass pivottabellen

Det er to måter å tilpasse en pivottabell i Google Regneark:

1. Bruke innsikt foreslått av kunstig intelligens

2. Bruke dine egne input

Du kan gjøre begge deler ved å bruke på høyre side av pivottabellen du nettopp opprettet:

Klikk "Legg til" for å lage din egendefinerte pivottabell. I likhet med Excel kan du manuelt legge til variabler i "rader, kolonner, verdier og filtre".

Rader, kolonner, verdier og filtre: hvilken skal du bruke?

Nå som du har satt opp en pivottabell, hvordan vet du hvilken boks du skal sette hver variabel i? Rader, kolonner, verdier eller filtre?

Slik bruker du hver:

• Kategoriske variabler (som kjønn og provins) bør plasseres i "kolonner" eller "rader". 
• Numeriske variabler (som beløp) skal gå inn i "verdier"
• Når du ønsker å filtrere etter et spesifikt resultat, kan du skrive inn variabelen i "filtre"-boksen. For eksempel, hvis jeg bare vil se salget til en bestemt provins, eller for en måned.

Rader eller kolonner?

Hvis du bare har å gjøre med én kategorisk variabel, spiller det ingen rolle hvilken du bruker. Begge vil være lett å lese.

Men når vi ønsker å vurdere 2 ting samtidig, for eksempel salg generert i en "provins" og etter "sjanger", så må du mikse og matche og se hva som fungerer best. Prøv å plassere en i radene og den andre i kolonnene og se om du liker den resulterende pivottabellen.

Det er ingen fast regel for å bestemme hvor hver variabel skal settes inn. Sett det på en måte der det er enkelt å lese dataene.

Relaterte lesninger

• Hvordan lage en prosjektrapport med Microsoft Project
• Hvordan lage rapporter og hvordan trekke ut strukturerte data fra prosjektene dine som administreres med MS Project
• ZURB Foundation: CSS-rammeverk for brukergrensesnitt for en responsiv grensesnitt
• Hvordan og hvilke kostnader å inngå i Microsoft Project Cost Management
• Blockchain hva det betyr, hva det er og hvordan du bruker det

Ercole Palmeri