วิธีวิเคราะห์ความคืบหน้าของโครงการเทียบกับการคาดการณ์ใน Microsoft Project

ข้อมูลพื้นฐานเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินการวิเคราะห์โครงการ และเปรียบเทียบสถานการณ์ปัจจุบันกับสถานการณ์ที่คาดหวัง 

เมื่อคุณตั้งค่าการคาดการณ์ใน Project (คุณสามารถตั้งค่าได้สูงสุด 11 รายการ) โปรแกรมจะบันทึกภาพรวมของกำหนดการและมูลค่าต้นทุนของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบค่าปัจจุบันกับค่าที่คุณวางแผนไว้ในตอนแรก 

คุณสามารถทำอะไรกับเส้นฐานของโครงการได้บ้าง 

และคุณจะมองพวกเขาอย่างไรเมื่อคุณมีมากกว่าหนึ่ง?

เวลาในการอ่านโดยประมาณ: 11 นาที

ประหยัดมากกว่าหนึ่ง baseline มันมีประโยชน์ที่จะทำ การวิเคราะห์โครงการและมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ สมมติว่าคุณรวมคำขอเปลี่ยนแปลงที่สำคัญไว้ในแผนโครงการของคุณ การรักษาพื้นฐานเดิมเป็นความคิดที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการตอบคำถามจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับสาเหตุที่มีความแตกต่างอย่างมากเมื่อเทียบกับวันที่และต้นทุนเดิม ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถใช้การคาดการณ์ใหม่พร้อมกับคำขอเปลี่ยนแปลงเพื่อติดตามประสิทธิภาพของแผนโดยมีคำขอเปลี่ยนแปลงอยู่

คุณอาจต้องการอย่างใดอย่างหนึ่ง baseline เพิ่มเติมเมื่อโครงการประสบกับการเปลี่ยนแปลงประเภทอื่น: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มหรือลดขอบเขตของโครงการอย่างมาก หรือโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าจะทำให้คุณถูกระงับไว้ชั่วคราว เส้นฐานเดิมไม่ก่อให้เกิดความแปรปรวนที่มีนัยสำคัญอีกต่อไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการคาดการณ์ใหม่เพื่อสะท้อนถึงกำหนดการและต้นทุนที่แก้ไข

มากกว่า baseline นอกจากนี้ยังสามารถช่วยบันทึกแนวโน้มในช่วงเวลาต่างๆ ได้อีกด้วย สมมติว่าโครงการของคุณล่าช้ากว่ากำหนดและคุณใช้กลยุทธ์การกู้คืน คุณสามารถเก็บ baseline ดั้งเดิม แต่ตั้งค่าใหม่โดยใช้ค่าที่มีผลก่อนเริ่มการกู้คืน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปรียบเทียบผลต่างเดิมกับผลต่างการฟื้นตัวเพื่อดูว่าการแก้ไขหลักสูตรช่วยได้หรือไม่ อีกวิธีหนึ่งในการประเมินแนวโน้มคือการเพิ่มเส้นพื้นฐานที่จุดสำคัญในโครงการ เช่น ในแต่ละไตรมาสทางการเงินหรืออาจจะเป็นตอนท้ายของแต่ละเฟส

การตั้งค่ามากขึ้น baseline

หากคุณตั้งใจจะใช้มากกว่านี้ baselineเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บถาวรไว้ ที่สอง สำเนาของ baseline ต้นฉบับเช่นในทุ่งนา Baseline 1. ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสำเนาของ baseline ต้นฉบับสำหรับลูกหลาน ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถเก็บการคาดการณ์ล่าสุดของคุณไว้ในช่องต่างๆ ได้ Baseline di Projectเพื่อให้ง่ายต่อการดูผลต่างจากข้อมูลพื้นฐานล่าสุดของคุณในฟิลด์ผลต่างก่อนdefiคืนนี้

ต่อไปนี้เป็นวิธีกำหนดเส้นพื้นฐานหลายรายการพร้อมทั้งติดตามผลต่างของเส้นฐานล่าสุดได้อย่างง่ายดาย:

1. ไปที่ส่วนกำหนดการของแท็บโครงการแล้วเลือกตั้งค่าการคาดการณ์ -> ตั้งค่าการคาดการณ์ กล่องโต้ตอบการตั้งค่าจะเปิดขึ้น baseline.
2. ใน “ชุด baseline“ บันทึกอันแรก baseline โดยเลือกพื้นฐาน 1
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก "ทั้งโครงการ" แล้ว ตัวเลือกนี้จะบันทึกค่าพื้นฐานสำหรับทั้งโครงการซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการในครั้งแรก
4. คลิกตกลง โครงการจัดเก็บค่าเริ่มต้น สิ้นสุด ระยะเวลา ความพยายาม และต้นทุนในปัจจุบันในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง เช่น การเริ่มต้นที่คาดหวัง 1 ความสำเร็จที่คาดหวัง 1 ระยะเวลาที่คาดหวัง 1 งานที่คาดหวัง 1 และต้นทุนที่คาดหวัง 1
5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 4 ทันทีเพื่อบันทึก baseline ต้นฉบับเป็นครั้งที่สอง แต่คราวนี้เหมือน baseline.

เมื่อกล่องโต้ตอบการตั้งค่าเปิดขึ้น baseline หลังจากบันทึกอย่างน้อยหนึ่งรายการ baseline, “ตั้งค่า baseline” แสดงวันที่บันทึกไว้ล่าสุดสำหรับ baseline. ตัวอย่างเช่น เส้นพื้นฐานที่ตั้งค่าไว้จะมี "(บันทึกล่าสุดเมื่อ mm/dd/yy)" เพิ่มต่อท้ายชื่อ โดยที่ mm/dd/yy คือวันที่บันทึกครั้งสุดท้ายสำหรับสิ่งนั้น baseline.

หากคุณลองตั้งค่า baseline ที่ได้รับการบันทึกไว้แล้ว Project เตือนคุณว่า baseline ถูกใช้แล้วและถามว่าคุณต้องการเขียนทับหรือไม่ คลิกใช่เพื่อเขียนทับค่าที่มีอยู่ของ baseline (เช่น หากคุณใช้เส้นพื้นฐานทั้ง 11 เส้นแล้ว และต้องการนำเส้นพื้นฐานที่เก่ากว่ามาใช้ซ้ำ) หากคุณไม่ต้องการแทนที่ ให้คลิก No จากนั้นในกล่องโต้ตอบการตั้งค่า baseline, เลือกหนึ่งอัน baseline แตกต่างกัน

เมื่อคุณพร้อมที่จะบันทึกอีก baselineนี่คือสิ่งที่คุณทำ:

1. ในส่วนกำหนดการของแท็บโครงการ เลือกตั้งค่าการคาดการณ์ ->ตั้งค่าการคาดการณ์
2. ใน “ชุด baseline“ เลือก Baseline2 เพื่อบันทึกอันที่สองอย่างถาวร baseline. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ทั้งโครงการ" แล้วคลิกตกลง
3. บันทึกอีกครั้งทันที กำหนดการโครงการปัจจุบันเป็นข้อมูลพื้นฐาน ด้วยวิธีนี้ ช่องผลต่าง เช่น ผลต่างเริ่มต้น ผลต่างสิ้นสุด และผลต่างต้นทุน แสดงความแปรปรวนระหว่างค่าปัจจุบันกับค่าของ baseline ล่าสุด

หมายเหตุ: สำหรับการคาดการณ์เพิ่มเติมแต่ละรายการ ให้บันทึกกำหนดการโครงการหนึ่งครั้งเป็นการพยากรณ์ และอีกครั้งหนึ่งเป็นการพยากรณ์เปล่าในภายหลัง

การดูข้อมูลพื้นฐานหลายรายการ

เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบความก้าวหน้าในปัจจุบันของคุณกับ baseline ใหม่กว่า มุมมอง Gantt Tracking นั้นสมบูรณ์แบบ แสดงแถบงานสีสำหรับกำหนดการปัจจุบันเหนือแถบงานสีเทาสำหรับวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่คาดหวัง

อย่างไรก็ตาม หากคุณบันทึกข้อมูลพื้นฐานมากกว่าหนึ่งรายการ คุณอาจต้องการดูข้อมูลเหล่านั้นพร้อมกัน เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพของข้อมูลพื้นฐานหนึ่งกับข้อมูลถัดไปได้ มุมมองแกนต์พื้นฐานหลายรายการจะแสดงแถบกิจกรรมที่มีสีต่างกันสำหรับเส้นฐาน เส้นหลัก 1 และเส้นหลัก 2 สำหรับมุมมองนี้ ในส่วนมุมมองกิจกรรมของแท็บมุมมอง ให้เลือกมุมมองเพิ่มเติม -> มุมมองเพิ่มเติม ในกล่องโต้ตอบมุมมองเพิ่มเติม คลิกสองครั้งที่ Gantt เส้นหลักหลายรายการ เส้นฐานของ Gantt เพิ่มเติมจะแสดงแถบงาน เท่านั้น สำหรับพื้นฐาน พื้นฐาน1 และพื้นฐาน2 ไม่แสดงแถบงานสำหรับกำหนดการปัจจุบัน

เพื่อดูที่แตกต่างกัน baseline หรือเส้นฐานหลายเส้น คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองได้หลายวิธี จาก Ribbon คุณสามารถดูรายการใดก็ได้ baseline ต้องการในมุมมองแผนภูมิแกนต์ใดๆ แสดงมุมมองแผนภูมิแกนต์ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกแท็บรูปแบบ ในส่วนลักษณะแถบ ให้คลิกลูกศรลง baselineจากนั้นเลือก baseline คุณต้องการที่จะดู ตัวอย่างเช่น หากคุณดูมุมมองการติดตาม Gantt ตามค่าเริ่มต้นdefiนิต้าใช้ Baseline สำหรับแถบกิจกรรมพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือก Baseline2 ในเมนู Baseline Bar Styles บนแท็บ Format แถบงานพื้นฐานจะแสดงวันที่ Baseline2

แต่ถ้าคุณต้องการให้มุมมองแสดงแถบกิจกรรมตั้งแต่ Baseline1 ถึง Baseline4 เพื่อประเมินแนวโน้มในช่วงเวลาหนึ่งล่ะ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถเปลี่ยน defiวิสัยทัศน์ที่จะทำเช่นนั้น

1. คัดลอกมุมมอง Gantt ของเส้นพื้นฐานหลายรายการ และตั้งชื่อเป็น FourBaselines (เมื่อแสดงมุมมอง Gantt แบบหลายบรรทัดพื้นฐาน ในส่วนมุมมองงานของแท็บมุมมอง ให้เลือกมุมมองเพิ่มเติม ->มุมมองเพิ่มเติม ในกล่องโต้ตอบมุมมองเพิ่มเติม คลิกคัดลอก พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องชื่อ จากนั้นคลิก คลิกตกลง กลับไปที่กล่องโต้ตอบมุมมองเพิ่มเติม คลิกปิด
2. ในเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ | บนแท็บรูปแบบ ในส่วนสไตล์แท่ง คลิกรูปแบบ ->สไตล์แท่ง กล่องโต้ตอบสไตล์แท่งจะเปิดขึ้น
3. เลือกแถวสำหรับแถบงานที่คุณต้องการทำซ้ำ (เช่น Baseline2) จากนั้นคลิก ตัดแถว
4. ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ ให้คลิกวางแถวเพื่อแทรกแถวที่ตัดจากตำแหน่งเดิม
5. เลือกแถวด้านล่างที่คุณต้องการแทรกแถวที่คัดลอก จากนั้นคลิก วางแถว อีกครั้ง โปรเจ็กต์จะแทรกสำเนาของแถวที่อยู่เหนือแถวที่เลือกอีกชุดหนึ่ง
6. เปลี่ยนชื่อ จาก และถึงเซลล์ของแถวใหม่ให้ตรงกับ baseline ที่คุณต้องการจะแสดง ตัวอย่างเช่น ในการแสดง Baseline3 ให้เปลี่ยนชื่อเพื่อรวม Baseline3 จากนั้นในเซลล์จากและถึง ให้เลือก Baseline3 Start และ Baseline3 End ตามลำดับ
7. บนแท็บ แถบ ในครึ่งล่างของกล่องโต้ตอบ ลักษณะแถบ ให้เลือกรูปร่างและสีที่คุณต้องการสำหรับแถบ Baseline1, Baseline2 และ Baseline3 ใช้สีแดง น้ำเงิน และเขียวอยู่แล้ว ดังนั้นให้เลือกสี เช่น สีน้ำเงินอมเขียว สีส้ม หรือสีม่วง ในกล่องรูปร่าง ให้เลือกแถบด้านบน ตรงกลาง หรือด้านล่างแคบ
8. หากคุณรวมเส้นพื้นฐานมากกว่าสามเส้นในมุมมองแกนต์หลักหลายรายการ คุณต้องเพิ่มแถวแถบงานที่สองให้กับมุมมอง ในกล่องโต้ตอบลักษณะแถบ ในเซลล์แถวแถบงาน ให้พิมพ์ 2 เพื่อบอก Project ให้วางตำแหน่งแถบงานของ baseline บนแถวที่สองในแผนภูมิแกนต์
9. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ถึง 8 เพื่อสร้างแถบกิจกรรมสำหรับกิจกรรมการแบ่ง เป้าหมาย และกิจกรรมสรุปสำหรับการคาดการณ์

นี่คือสิ่งที่พวกเขาดูเหมือน defiพบกับสไตล์บาร์ที่หลากหลายเมื่อคุณเพิ่มอีกสไตล์หนึ่ง baseline เมื่อเห็น:

และนี่คือมุมมองที่มีแถบมากกว่าสามชุดอยู่ในนั้น baseline.

และแผนชั่วคราวล่ะ?

กล่องโต้ตอบตั้งค่าการคาดการณ์มีตัวเลือกที่สอง: "ตั้งค่าแผนชั่วคราว" ต่างจากการคาดการณ์โครงการ แผนชั่วคราว โดยจะบันทึกเฉพาะวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่านั้น ไม่ใช่ระยะเวลา ต้นทุน และงาน แผนเบื้องต้นเป็นส่วนที่หลงเหลือจากเวอร์ชันก่อนหน้าของ Project เมื่อโปรแกรมเสนอเฉพาะข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น

แม้ว่าตอนนี้โครงการพื้นฐาน 11 รายการจะนำเสนอ แต่แผนเบื้องต้นก็อาจมีประโยชน์ได้ หากคุณนำเข้ากำหนดการโครงการจากโครงการ 2002 และก่อนหน้า (ซึ่งอาจเกิดขึ้น) ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ เกี่ยวกับการคาดการณ์จะสิ้นสุดในฟิลด์แผนชั่วคราว (Start1/End1 ถึง Start10/End10) คุณสามารถคัดลอกข้อมูลนี้จากฟิลด์เริ่มต้นและสิ้นสุดของแผนชั่วคราว (เช่น Start2/End2) ลงในฟิลด์การคาดการณ์ เช่น Baseline2 คุณยังสามารถบันทึกแผนชั่วคราวเป็นการคาดการณ์บางส่วนในการคาดการณ์ทั้งหมดที่คุณบันทึกไว้ได้

คำถามที่พบบ่อย

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างแผนภูมิ Gantt ใน Microsoft Project
• วิธีสร้างรายงานและวิธีการดึงข้อมูลที่มีโครงสร้างจากโครงการของคุณที่จัดการด้วย MS Project
• Versace เลือกบอร์ดเพื่อเปลี่ยนกระบวนการวางแผนการขายปลีก
• วิธีลบคำอธิบายใน Microsoft Project Gantt print
• วิธีปกป้องเว็บไซต์พัฒนาของคุณด้วยรหัสผ่าน

Ercole Palmeri