Jak vytvářet zprávy a jak extrahovat strukturovaná data z vašich projektů spravovaných pomocí MS Project

Projektový manažer se po vytvoření plánu projektu zaměří na sběr a sledování dat.

Analýza výkonnosti projektu a aktualizace stavu projektu prostřednictvím komunikace se zúčastněnými stranami.

Odhadovaná doba čtení: 8 minuti

Pokud existuje rozdíl mezi plánovaným a skutečným výkonem projektu, máme variantu. Tato odchylka se měří hlavně z hlediska času a nákladů.

Zpráva o monitorování projektu společnosti Microsoft

Existují různé způsoby, jak zobrazit aktivitu s variací, tj. najít důkaz o rozdílu mezi odhadem a konečným zůstatkem.

Níže vidíme 4 způsoby:

Metoda 1 - Grafické zobrazení pomocí Ganttova monitorování

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Zobrazení aktivity vybrat Ganttovo ověření v rozevíracím seznamu Ganttův graf.
Můžete porovnat Ganttovy pruty „aktuálně naplánované“ s „původně plánovanými“ Ganttovými pruty. Můžete vidět, které úkoly byly zahájeny později, než bylo plánováno, nebo vyžadovat více práce k dokončení.

Metoda 2 - Grafické zobrazení pro Ganttovy detaily

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Zobrazení aktivity vybrat Ganttův detail v rozevíracím seznamu Ganttův graf

Metoda 3 - Tabulka variací

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Dát vybrat změna v rozevíracím seznamu Tabelle

Metoda 4: filtry

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Dát vybrat Další filtry v rozevíracím seznamu filtry, a vyberte filtr jako Pozdní aktivity, Skluzová aktivita,... atd ...
Microsoft Project bude filtrovat seznam úkolů tak, aby zobrazoval pouze aktivity filtrované v tomto procesu. Pokud tedy vyberete Pozdní aktivity, zobrazí se pouze neúplné aktivity. Žádná již dokončená aktivita se nezobrazí.

Řízení nákladů projektu

Chcete-li prozkoumat náklady v průběhu životního cyklu projektu, měli byste si být vědomi těchto podmínek a co znamenají v aplikaci Microsoft Project

• Základní náklady - všechny plánované náklady uložené v základním plánu.
• skutečný - náklady vynaložené na činnosti, zdroje nebo úkoly.
• Zbývající náklady - Rozdíl mezi základními / běžnými náklady a skutečnými náklady.
• Aktuální náklady: pokud jsou plány upraveny z důvodu přidělení nebo odebrání zdrojů nebo přidání nebo odečtení aktiv, MS Project 2013 přepočítá všechny náklady. Toto se zobrazí pod poli označenými Náklady nebo Celkové náklady. Pokud jste začali sledovat skutečné náklady, budou zahrnovat skutečné náklady + zbývající náklady (neúplná aktivita) na aktivitu.
• Varianta - Rozdíl mezi základními náklady a celkovými náklady (aktuální nebo plánované náklady).

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Dát vybrat náklady v rozevíracím seznamu Tabelle

Budete mít možnost zobrazit všechny relevantní informace. Filtry můžete také použít k zobrazení aktivit, které přesahují váš rozpočet.

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Dát vybrat Ostatní filtry v rozevíracím seznamu Filtry. Konečně szvolit Náklady z rozpočtu a potvrďte tlačítkem platit

Zpráva o nákladech na zdroje projektu

U některých organizací jsou náklady na zdroje primárními náklady a někdy jsou to jediné náklady, takže je nutné je pečlivě sledovat.

Klikněte na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Zobrazit zdroje vybrat Seznam zdrojů

Náklady zobrazíte kliknutím na záložku vyhlídka na panelu nabídek, ve skupině Dát vybrat náklady v rozevíracím seznamu Tabelle

Můžeme seřadit sloupec Náklady a zjistit, které jsou nejdražší a nejméně drahé zdroje.

Chcete-li seřadit, musíte kliknout na šipku automatického filtru v záhlaví sloupce Náklady. Po zobrazení rozbalovací nabídky klikněte na možnost Řadit od největší k nejmenší.

Pro každý sloupec můžete použít funkci AutoFilter. Po objednání sloupce Variance uvidíte model rozptylu.

Automatický filtr

Zpráva o projektu

Microsoft Project přichází s přednastavenou sadou sestav a řídicích panelůdefiniti. Všechny je najdete v záložce Zpráva, Můžete také vytvářet a přizpůsobovat grafické sestavy pro svůj projekt.

Přehled řídicího panelu (řídicí panel)

Klikněte na Zpráva → Zobrazit skupinu Zpráva → Řídicí panel.

Zpráva o zdrojích

Klikněte na Zpráva → Zobrazit skupinu Zpráva → Zdroje.

Zpráva o nákladech

Klikněte na Zpráva → Zobrazit skupinu Zpráva → Náklady.

Zpráva o postupu prací

Cvaknutí Zpráva → Zobrazit skupinu Zpráva → Probíhá.

Vlastní přehledy

Klikněte na Zpráva → Zobrazit skupinu Zpráva → Nová zpráva.

Existují čtyři možnosti.

• prázdný: vytvoří bílou zprávu. Na kartě Nástroje pro sestavy - Návrh můžete přidat grafiku, tabulky, text a obrázky.
• Grafika: Vytvoří graf porovnávající skutečnou práci, zbývající práci a práci ve výchozím nastavenídefinita. Pomocí panelu Seznam polí vyberte několik polí k porovnání. Vzhled grafu můžete změnit kliknutím na karty Nástroje grafu, Návrh a Rozvržení.
• stůl: Vytvořte tabulku. Pomocí panelu Seznam polí vyberte, která pole se mají v tabulce zobrazit (ve výchozím nastavení se zobrazí název, začátek, konec a % dokončenídefinita). Pole úrovně osnovy umožňuje vybrat počet úrovní osnovy projektu, které má tabulka zobrazovat. Vzhled tabulky můžete změnit kliknutím na kartu Nástroje, karty Návrh a Rozvržení.
• Confronto: vytvoří dva grafy vedle sebe. Grafy budou mít na začátku stejná data. Můžete kliknout na jeden z grafů a vybrat požadovaná data v podokně Seznam polí a začít je rozlišovat.

Nejčastější dotazy

Související četby

• Jak vytvořit sestavu projektu pomocí aplikace Microsoft Project
• Jak vytvořit Ganttův diagram v aplikaci Microsoft Project
• Jak a jaké náklady na vstup do Microsoft Project Cost Management
• Jak nastavit pracovní dny v Microsoft Project: Kalendář projektu
• Jak přizpůsobit tisk projektu Gantt v Microsoft Project

Ercole Palmeri