Cómo gestionar costos repetitivos y costos indirectos en Microsoft Project

La gestión de Costos Indirectos y Costos Repetitivos es siempre un gran problema para el Gerente de Proyecto.

Microsoft Project nos ayuda y nos brinda una gestión de costos elegante definitivo

Veamos juntos los costos indirectos, los costos repetitivos, en este artículo.

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Para una correcta gestión de costes en Microsoft Project es necesario asociar tanto el costos indirectos que costos repetitivos a una actividad, con un criterio similar/igual al criterio real.
Esta actividad debe tener la particularidad de tener una duración dinámica que varía de la del proyecto. Es decir, si el proyecto dura menos, esta actividad se acorta y viceversa se alarga para alargar la duración del proyecto.

Hammock task

en Gestión de proyectos , una actividad con propósito como esta viene definita Hammock tasko Level of Effort.

En la gestión de costos de Microsoft Project, un Hammock task es una actividad que agrupa otras actividades, y por tanto vinculada a una fecha de inicio y una fecha de finalización. Las actividades agrupadas por un Hammock task incluso podrían no estar relacionados, en el sentido jerárquico de uno W.B.S., o en el sentido lógico a la dependencia de una actividad.

Una Hammock task grupos:

• actividades no similares que conducen a una capacidad general, p. ej. "Preparación para un viaje";
• elementos no relacionados a los fines de un resumen, como un período de informe basado en el calendario, p. "Planes semestrales";
• Actividades continuas o generales que realizan la duración de un esfuerzo, p. ej. "Gestión de proyectos".

La duración de laHammock task también puede establecerse mediante las sub-actividades dentro de él, de modo que la agrupación abstracta tenga una fecha de inicio de la primera de cualquiera de las sub-actividades y la fecha de finalización sea el último de los contenidos.

A 'Hammock task se considera una forma de resumen de actividad similar a una actividad Level of Effort.

Level of Effort

Para respaldar la gestión de costos de Microsoft Project, veamos ahora qué es una actividad y cómo implementarla. Level of Effort.

Una tarea Level of Effort Es una actividad de apoyo que debe llevarse a cabo para apoyar otras actividades de trabajo o todo el proyecto. Generalmente consiste en pequeñas cantidades de trabajo que deben repetirse periódicamente. Por ejemplo, la contabilidad del presupuesto del proyecto, la relación con los clientes o el mantenimiento de la maquinaria durante la producción.

Porque una actividad Level of Effort no es en sí mismo un objeto de trabajo directamente asociado con la realización del producto, servicio o resultado final del proyecto, sino un soporte para el trabajo, su duración se basa en la duración de la actividad laboral. Precisamente por este motivo, una actividad Level of Effort no debe estar en la ruta crítica de la planificación del proyecto, ya que nunca agrega tiempo al proyecto.

La estimación de una tarea. Level Of Effort Es una de las tareas principales de un gerente de proyecto.

Insertamos esta actividad como la primera actividad del plan del proyecto, y la llamamos Nivel de esfuerzo costos indirectos, sin ingresar fechas de inicio y finalización, ni duración.

Podemos asignar recursos de cualquier tipo a esta actividad con unidades de asignación apropiadas para distribuir los costos de manera uniforme en todo el proyecto.

Veamos paso a paso cómo hacerlo:

1. Haga clic derecho en la celda Inicio de la primera actividad del proyecto y elegir Copiar celda;
2. Con el botón derecho del mouse en la celda Inicio negocios Level Of Effort costos indirectos y seleccione Pasta especial;
3. En la pantalla que se muestra, seleccione Pegar enlace y confirmar;
4. En este punto, haga clic derecho en la celda final de la última actividad del proyecto (que debería ser el final del hito del proyecto) y elija Copiar Celda;
5. Luego, haga clic con el botón derecho del mouse en la celda final negocios Level Of Effort costos indirectos y seleccione Pasta especial;
6. En la pantalla que se muestra, seleccione Pegar enlace e confirmar.

Una vez hecho esto, la duración de la actividad. Level Of Effort costos indirectos cubrirá todo el proyecto, en nuestro caso desde 26 febrero 2018 hasta 27 abril 2018.

cómo defiterminar un campo personalizado

La visualización de la actividad. LOE costos indirectos podría ser engañoso, ya que siempre es crítico. La pantalla GANTT puede ser problemática con la pantalla de actividad. LOE costos indirectos, así que veamos cómo ocultarlo.

Para evitar mostrarlo, podemos crear un campo de tipo personalizado Contra reembolso (verdadero / falso) y un filtro de visualización para ocultar la actividad LOE costos indirectos.

Para crear el campo Level Of Effort Task, haga clic derecho en la columna "Agregar nueva columna" y elija "Campos personalizados" en el menú contextual

Y crea el campo Level Of Effort Task cómo Contra reembolso

En este punto, podemos mostrar una nueva columna asociando el campo personalizado recién creado y establecer el valor de la celda en relación con la actividad Level Of Effort costos indirectos a Si, como en la figura.

Este valor será utilizado por el filtro que vamos a crear para identificar la actividad que queremos ocultar.

Cómo crear un filtro personalizado

Para crear el filtro, para ocultar la visualización de la actividad. Level Of Effort costos indirectos del menú Mostrar, identificamos la lista desplegable Sin filtro presente en el centro de la cinta en el grupo Datos.
De la lista desplegable de comandos elegimos Otros filtros y de esto hacemos clic en el botón Nuevo.

Ingrese el nombre del filtro ocultar LOE, activamos la casilla de verificación Mostrar en el menú para que el nuevo filtro siempre se muestre en la lista desplegable de filtros disponibles.

Los criterios del nuevo filtro son:

Nombre del campo = Nivel de tarea de esfuerzo
Condición = "diferente de"
Valor (es) = "Sí"

Activación de un filtro en Microsoft Project

Haga clic en Ver, active con un mouse, haga clic en la lista de filtros disponibles y luego haga clic en ocultar LOE,

La actividad Level Of Effort estará oculto.

Para asignar recursos a esta actividad, proceda normalmente. Intentemos asignar recursos Administración e Gerente de ventas asignado con una unidad máxima de 50%. De esta manera, la mitad del costo indirecto del Gerente de Proyecto y el automóvil de su compañía correrán a cargo del proyecto.
Para atribuir el costo de los dos recursos a esta actividad durante la ejecución del proyecto, es suficiente mejorar el campamento % de finalización con un valor proporcional al tiempo transcurrido desde el comienzo del proyecto hasta el momento en que se actualiza el proyecto.

Podemos tener el mismo resultado creando unactividades de apoyo para proyectar actividades.

Una tarea Hamaca o Nivel de esfuerzo También puede referirse a una sola fase del proyecto.

Ahora veremos cómo crear una actividad LOE con un método diferente al anterior.

Creamos tres actividades:

• La primera actividad de Ayuda es una actividad de resumen que tendrá solo dos actividades tipo Milestone dentro de ella;
• Nos relacionamos Inicio-Inicio la Primera actividad con la actividad de Análisis;
• Creamos la relación Fin-Fin entre la última actividad y la actividad de carga.

El resultado será como en la siguiente figura.

En este punto podemos asignar a la actividad de Ayuda Todos los recursos y costos necesarios para apoyar todo el proyecto.

Si el proyecto (o fase) sufre una extensión de tiempo, entonces la duración de la actividad LOE aumenta y, por lo tanto, los costos relacionados con los recursos de tipo de trabajo o los costos cobrados manualmente.

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Ercole Palmeri