Kuinka tehdä raportteja ja miten saada strukturoitua tietoa projektista, jota hallitaan MS Projektin avulla

Projektipäällikkö keskittyy projektisuunnitelman laatimisen jälkeen tiedon keräämiseen ja seurantaan.

Projektin suorituskyvyn analysointi ja projektin tilan päivittäminen kommunikoimalla sidosryhmien kanssa.

Arvioitu lukuaika: 8 minuti

Kun suunnitellun ja projektin todellisen toteutuksen välillä on ero, meillä on muunnelma. Vaihtelua mitataan pääasiassa ajan ja kustannusten suhteen.

Microsoft Project Monitoring Report

On olemassa erilaisia ​​tapoja tarkastella aktiivisuutta vaihtelun kanssa, eli löytää todisteita arvion ja loppusaldon välisestä erosta.

Alla on 4 tapaa:

1-menetelmä - graafinen näkymä Gantt-seurannan kautta

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Toimintanäkymät valita Gantt-varmennus avattavassa luettelossa Gantt-kaavio.
Voit verrata "tällä hetkellä suunniteltuja" Gantt-palkkeja "alun perin suunniteltuihin" Gantt-palkkeihin. Voit nähdä, mitkä tehtävät aloitettiin suunniteltua myöhemmin, tai vaativat lisää työtä loppuunsaattamiseksi.

2-menetelmä - graafinen näkymä Gantt-yksityiskohdille

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Toimintanäkymät valita Gantt-yksityiskohta avattavassa luettelossa Gantt-kaavio

3-menetelmä - varianssitaulukko

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Antaa valita muutos avattavassa luettelossa pöytä

4-menetelmä: suodattimet

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Antaa valita Muut suodattimet avattavassa luettelossa suodattimet, ja valitse suodatin kuten Myöhäinen toiminta, Liukastumisaktiivisuus,... jne ...
Microsoft Project suodattaa tehtäväluettelon näyttämään vain tässä prosessissa suodatetut toiminnot. Joten jos valitset Myöhäinen toiminta, vain epätäydelliset toiminnot näytetään. Mitään jo suoritettua toimintaa ei näytetä.

Hankkeen kustannusten hallinta

Projektin elinkaaren kustannusten tutkimiseksi sinun on oltava tietoinen näistä ehdoista ja niiden tarkoituksista Microsoft Projectissa

• Peruskustannukset - Kaikki suunnitellut kustannukset perussuunnitelman mukaisesti.
• todelliset - toiminnasta, resursseista tai tehtävistä aiheutuvat kustannukset.
• Jäljellä olevat kustannukset - Ero perus- / juoksevien ja todellisten kustannusten välillä.
• Juoksevat kustannukset: Kun suunnitelmia muutetaan resurssien allokoinnin tai poistamisen tai varojen lisäämisen tai vähentämisen vuoksi, MS Project 2013 laskee uudelleen kaikki kustannukset. Tämä näkyy Kustannukset tai Kokonaiskustannukset -kenttien alla. Jos aloit todellisten kustannusten seurannan, se sisältää todelliset kustannukset + jäljellä olevat kustannukset (epätäydellinen toiminta) toimintaa kohti.
• Varianssi - Ero perus- ja kokonaiskustannusten välillä (nykyiset tai suunnitellut kustannukset).

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Antaa valita Maksaa avattavassa luettelossa pöytä

Voit tarkastella kaikkia asiaankuuluvia tietoja. Voit käyttää suodattimia myös tarkastellaksesi budjettiasi ylittäviä toimintoja.

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Antaa valita Muut suodattimet avattavassa luettelossa Suodattimet. Lopuksi svalitut Kustannukset budjetista poissa ja vahvista painikkeella käyttää

Raportti projektin resurssikustannuksista

Joillekin organisaatioille resurssikustannukset ovat ensisijaisia ​​kustannuksia ja joskus ainoita kustannuksia, joten niitä on seurattava tarkkaan.

Napsauta välilehteä näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Näytä resurssit valita Resurssien luettelo

Klikkaa välilehteä saadaksesi kustannuksia näkymä valikkopalkissa, ryhmässä Antaa valita Maksaa avattavassa luettelossa pöytä

Voimme lajitella Kustannukset-sarakkeen nähdäksemme, mitkä ovat kalleimmat ja edullisimmat resurssit.

Lajittelu edellyttää napsauttamalla Automaattinen suodatin-nuolta Kustannus-sarakkeen otsikossa. Kun avattava valikko tulee näkyviin, napsauta Järjestä suurimmasta pienimmäksi.

Voit käyttää AutoFilter-toimintoa jokaiselle sarakkeelle. Jos tilaat varianssisarakkeen, näet varianssimallin.

Automaattinen suodatin

Projektiraportti

Microsoft Projectin mukana tulee valmiita raportteja ja kojetaulujadefiniti. Löydät ne kaikki välilehdeltä raportti. Voit myös luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektillesi.

Hallintapaneelin raportti (hallintapaneeli)

Napsauta raportti → Näytä ryhmä raportti → Kojelauta.

Resurssiraportti

Napsauta raportti → Näytä ryhmä raportti → Resurssit.

Kustannusraportti

Napsauta raportti → Näytä ryhmä raportti → Kustannukset.

Raportti työn etenemisestä

Naksahdus raportti → Näytä ryhmä raportti → käynnissä.

Muokatut raportit

Napsauta raportti → Näytä ryhmä raportti → Uusi raportti.

Vaihtoehtoja on neljä.

• tyhjä: luo valkoisen raportin. Raporttityökalut - Suunnittelu -välilehdellä voit lisätä grafiikoita, taulukoita, tekstiä ja kuvia.
• Grafico: Luo kaavion, jossa verrataan todellista työtä, jäljellä olevaa työtä ja oletustyötädefinita. Käytä Kenttäluettelo-paneelia valitaksesi useita verrattavia kenttiä. Voit muuttaa kaavion ulkoasua napsauttamalla Kaaviotyökalut-, Suunnittelu- ja Asettelu-välilehtiä.
• pöytä: Luo taulukko. Käytä Kenttäluettelo-paneelia valitaksesi, mitkä kentät näytetään taulukossa (Nimi, Aloitus, Loppu ja % Valmis näkyvät oletuksenadefinita). Jäsennystasoruudusta voit valita projektin ääriviivan tasojen määrän, jotka taulukon tulee näyttää. Voit muuttaa taulukon ulkoasua napsauttamalla Työkalut-välilehteä, Suunnittelu- ja Asettelu-välilehtiä.
• vertailu: luo kaksi kuvaajaa vierekkäin. Kaavioilla on samat tiedot alussa. Voit napsauttaa yhtä kuvaajia ja valita haluamasi tiedot Kenttäluettelo-ruudusta aloittaaksesi niiden erottelun.

Usein kysytyt kysymykset

Liittyvät lukemat

• Projektiraportin luominen Microsoft Projectin avulla
• Gantt-kaavion luominen Microsoft Projectissa
• Kuinka ja mitkä kustannukset osallistuvat Microsoft Project Cost Management -ohjelmaan
• Työpäivien asettaminen Microsoft Projectissa: Projektikalenteri
• Gantt-projektitulostuksen mukauttaminen Microsoft Projectissa

Ercole Palmeri