Como xestionar custos repetitivos e custos indirectos en Microsoft Project

A xestión dos custos indirectos e dos custos repetitivos é sempre un gran problema para o director do proxecto.

Microsoft Project axúdanos e ofrécenos unha elegante xestión de custos definitivo.

Vexamos os custos indirectos, os custos repetitivos, xuntos neste artigo.

Tempo estimado de lectura: 9 minutos

Para unha correcta xestión dos custos en Microsoft Project, é necesario asociar tanto o custos indirectos que eu custos repetitivos a unha actividade, cun criterio similar/igual ao criterio real.
Esta actividade ten que ter a particularidade de ter unha duración dinámica que varía da do proxecto. É dicir, se o proxecto dura menos, esta actividade acúrtase e viceversa alonga a duración do proxecto.

Hammock task

En Project Management, chega unha actividade con propósito coma esta definita Hammock task, ou Level of Effort.

Na xestión de custos de Microsoft Project, a Hammock task é unha actividade que agrupa outras actividades, e polo tanto vinculadas a unha data de inicio e unha data de finalización. As actividades agrupadas por a Hammock task mesmo poderían non estar relacionados, no sentido xerárquico dun W.B.S., ou no sentido lóxico á dependencia dunha actividade.

un Hammock task grupos:

• actividades non similares que levan a unha capacidade global, p "Preparación para unha viaxe";
• elementos non relacionados para os propósitos dun resumo, como un período de presentación baseado no calendario, por exemplo. "Plans do semestre";
• actividades en curso ou xerais que realizan a duración dun esforzo, ex "Xestión de proxectos".

A duración doHammock task tamén se pode establecer polas sub-actividades que se atopan no seu interior, de xeito que a agrupación abstracta teña unha data de inicio da primeira dalgunha das sub-actividades e a data de finalización é a última dos contidos.

A 'Hammock task considérase unha forma de actividade resumida similar a unha actividade Level of Effort.

Level of Effort

Para apoiar a xestión de custos de Microsoft Project, vexamos agora que é unha actividade e como implementala Level of Effort.

Unha tarefa Level of Effort é unha actividade de apoio que se debe realizar para apoiar outras actividades de traballo ou todo o proxecto. Normalmente consiste en cantidades curtas de traballo que deben repetirse periódicamente. Por exemplo a contabilidade do orzamento do proxecto, a relación cos clientes ou o mantemento da maquinaria durante a produción.

Porque unha actividade Level of Effort non é en si mesmo un obxecto de traballo directamente asociado á realización do produto, servizo ou resultado final do proxecto, senón un soporte para traballar, a súa duración baséase na duración da actividade laboral. Precisamente por este motivo, unha actividade Level of Effort non debe estar no camiño crítico da planificación do proxecto, xa que nunca engade tempo ao proxecto.

A estimación dunha tarefa Level Of Effort é unha das principais tarefas dun responsable de proxecto.

Inserimos esta actividade como a primeira actividade do plan do proxecto e chamámolo Nivel de esforzo custos indirectos, sen introducir datas de comezo e final, nin duración.

Podemos asignar recursos de calquera tipo a esta actividade con unidades de asignación apropiadas para distribuír os custos uniformemente en todo o proxecto.

Vexamos paso a paso como facelo:

1. Fai clic co botón dereito na cela Comezo da primeira actividade do proxecto e elixe Copiar móbil;
2. Co botón dereito do rato na cela Comezo negocio Level Of Effort custos indirectos e selecciona Pegar especial;
3. Na pantalla visualizada seleccione Pegar ligazón e confirmar;
4. Neste momento, fai clic co botón dereito na cela Final da última actividade do proxecto (que debería ser o final do fito do proxecto) e elixe Copiar móbil;
5. A continuación, fai clic co botón dereito do rato na cela Final negocio Level Of Effort custos indirectos e selecciona Pegar especial;
6. Na pantalla visualizada seleccione Pegar ligazón e confirmar.

Despois, a duración da actividade Level Of Effort custos indirectos Abranguerá todo o proxecto, no noso caso dende 26 Febreiro 2018 ata 27 Abril 2018.

Vir defirematar un campo personalizado

A visualización da actividade LOE custos indirectos pode ser enganoso, xa que sempre é fundamental. A visualización do gantt pode ser problemática coa visualización da actividade LOE custos indirectos, así que imos ver como ocultalo.

Para evitar mostralo, podemos crear un campo de tipo personalizado marca (true / false) e un filtro de visualización para ocultar a actividade LOE custos indirectos.

Para crear o campo Level Of Effort Task, fai clic co botón dereito sobre a columna "Engadir nova columna" e elixe "Campos personalizados" no menú contextual

E crea o campo Level Of Effort Task Vir marca

Neste momento podemos amosar unha nova columna asociando o campo personalizado de nova creación e definir o valor da cela respecto á actividade Level Of Effort custos indirectos a Si, como na figura.

Este valor será utilizado polo filtro que imos crear para identificar a actividade que queremos ocultar.

Como crear un filtro personalizado

Para crear o filtro, ocultar a visualización da actividade Level Of Effort custos indirectos desde o menú vista, identificamos a lista despregable Sen filtro presente no centro da Cinta no grupo Dati.
Na lista despregable de comandos que escollemos Outros filtros e dende isto facemos clic no botón Novo.

Insira o nome do filtro Ocultar LOE, activamos a caixa de verificación Amosa no menú para que o novo filtro sempre apareza na lista despregable de filtros dispoñibles.

Os criterios do novo filtro son:

Nome do campo = Tarefa do nivel de esforzo
Condición = "diferente de"
Value (s) = "Si"

Activación dun filtro en Proxecto Microsoft

Fai clic en Ver, activa cun rato e fai clic na lista de filtros dispoñibles e logo fai clic en Ocultar LOE,

A actividade Level Of Effort quedará agochado.

Para asignar recursos a esta actividade, proceda normalmente. Intentemos asignar recursos administración e Xerente de vendas asignado cunha unidade máxima de 50%. Deste xeito, a metade do custo indirecto do xestor de proxectos e do seu coche de empresa correrá a cargo do proxecto.
Para atribuír o custo dos dous recursos a esta actividade durante a execución do proxecto, basta con potenciar o campamento % finalización cun valor proporcional ao tempo transcorrido desde o inicio do proxecto ata o momento en que se actualiza o proxecto.

Podemos ter o mesmo resultado creando unactividades de apoio para proxectar actividades.

unha tarefa Mazá o Nivel de esforzo tamén pode referirse a unha única fase do proxecto.

Agora veremos como crear unha actividade LOE cun método diferente ao anterior.

Creamos tres actividades:

• A primeira actividade de supporto é unha actividade resumida que só terá dúas actividades tipo Milestone;
• Relacionámonos Inicio-Start a Primeira actividade coa actividade de Analisi;
• Creamos a relación End-end entre Última actividade e a actividade de transporte.

O resultado será como na seguinte figura.

Neste punto podemos asignalo á actividade de supporto todos os recursos e custos necesarios para apoiar todo o proxecto.

Se o proxecto (ou fase) sofre unha extensión de tempo, entón a duración da actividade LOE aumenta e, polo tanto, os custos relacionados cos recursos do tipo de traballo ou os custos cargados manualmente.

Lecturas relacionadas

• Como facer informes e como extraer datos estruturados dos teus proxectos xestionados con MS Project
• Cal é o método do camiño crítico
• Como facer un cambio masivo de tarefas relacionadas en Microsoft Project
• Gato, DeepMind e a carreira cara á intelixencia artificial xeral
• Como crear un informe de proxecto con Microsoft Project

Ercole Palmeri