Pivot Tables: hvað þær eru, hvernig á að búa til í Excel og Google. Kennsla með dæmum

Pivot töflur eru töflureiknisgreiningartækni.

Þeir leyfa algjörum byrjendum með enga gagnaupplifun að greina gögnin sín fljótt. 

En hvað eru pivot-töflur og hvernig virka þær?

Áætlaður lestrartími: 9 minuti

Einfaldlega sagt, snúningstafla er gagnagreiningartækni sem notuð er til að draga saman stór gagnasöfn og svara spurningum sem þú gætir haft um gögnin. Það er fáanlegt í töflureikniforritum eins og Microsoft Excel og Google Sheets. Það er mjög öflug leið til að skipuleggja gögnin þín.

Hér er hliðstæða til að útskýra betur hvað snúningstafla gerir:

Ímyndum okkur að við eigum krukku af nammi:

Og við viljum skilja: hversu mörg rauð sælgæti eru til? 

Hvað eru mörg sælgæti í hverjum lit? 

Hversu mörg sælgæti eru í hverju formi? 

Ein leið til að gera þetta er að telja þá handvirkt einn í einu. Þetta getur tekið langan tíma. 

Besta leiðin til að fá svarið er að búa til snúningstöflu. 

PivotTables eru leið til að endurskipuleggja og draga saman flókin gagnasöfn í eina töflu, sem gerir okkur kleift að finna auðveldlega mynstur eða lausnir á öllum spurningum sem við gætum haft um gagnasettið. Í vissum skilningi erum við að flokka nokkrar breytur í gagnasafninu. Þessi aðgerð er einnig þekkt sem gagnasöfnun. 

Það eru nokkrar leiðir til að flokka þessar sælgæti: 

• Við getum flokkað þau eftir litum 
• Við getum flokkað þau eftir lögun 
• Við getum flokkað þau eftir lögun og lit

Í raun er þetta það sem snúningstafla gerir. Hópar gögn og gerir þér kleift að framkvæma útreikninga eins og að telja og leggja saman gögn.

Til hvers eru pivot töflur notaðar?

PivotTables eru notaðar til að draga saman og endurskipuleggja mikið magn af gögnum í töflu sem er auðveldari að skilja sem gerir okkur kleift að draga mikilvægar ályktanir. 

Notkunartilvik/dæmi um snúningstöflur í raunveruleikanum eru:

• Yfirlit yfir árlegan rekstrarkostnað
• Sýndu meðaltal eyðslugetu lýðfræði viðskiptavina
• Sýnir dreifingu markaðsútgjalda á margar rásir

PivotTables nota aðgerðir eins og SUM og AVERAGE til að fá fljótt svar við þessum spurningum.

Af hverju að nota snúningstöflu?

Þegar maður stendur frammi fyrir gífurlegu magni af gögnum er auðvelt að líða yfir sig. Þetta er þar sem pivot töflur koma inn. PivotTables eru ekki bara tæki; þau eru nauðsynleg auðlind í vopnabúr hvers gagnagreiningaraðila. Við skulum komast að því hvers vegna þú ættir að íhuga að nota þau:

1. Einföld gagnagreining: spyrja "Hvað er snúningstafla?" er eins og að spyrja „Hvernig get ég auðveldlega skilið gögnin mín?“ Snúningstöflur gera þér kleift að eima mikið magn af gögnum í meltanlega bita, sem auðveldar betri ákvarðanatöku.
2. Fljótleg innsýn: Í stað þess að sigta í gegnum röð eftir röð af gögnum, veita PivotTables strax innsýn með því að sýna samantektir á gögnunum. Þessi fljóti skilningur getur verið ómetanlegur fyrir viðskiptaákvarðanir.
3. Fjölhæfni: Hægt er að nota snúningstöflur í ýmsum atvinnugreinum og í fjölmörgum tilgangi, allt frá fjármálum til sölu til fræðilegra rannsókna. Sveigjanleiki þeirra þýðir að sama á hvaða sviði þú ert, þeir geta verið gríðarlega hjálplegir.
4. Samanburður gagna: Viltu bera saman sölugögn frá tveimur mismunandi ársfjórðungum? Eða viltu kannski skilja vaxtarhraða síðustu fimm ára? PivotTables gera þennan samanburð einfaldan.
5. Engin háþróuð færni krafist: Eins og fram kemur í innganginum geta jafnvel algjörir byrjendur nýtt sér kraft snúningsborðanna. Þú þarft ekki háþróaða gagnagreiningarhæfileika eða þekkingu á flóknum formúlum.

Þróun snúningstafla: nútíma vettvangar

Pivot töflur hafa náð langt síðan þær voru kynntar. Þó að margir tengi hugtakið „snúningstafla“ við Microsoft Excel, býður landslag nútímans einnig upp á aðra vettvanga sem hafa samþætt og bætt þessa öflugu virkni.

1. MS Excel: veitt notendum möguleika á að búa til snúningstöflur úr listum eða gagnagrunnum, sem gerir gagnagreiningu aðgengilega milljónum manna.
2. Google Sheets: Áhlaup Google inn í heim töflureikna kom með útgáfu sinni af snúningstöflum. Þótt það sé svipað og Excel býður Google Sheets upp á samstarfseiginleika sem hafa gert það að uppáhaldi hjá mörgum.
3. Innbyggt BI verkfæri: með tilkomu Business Intelligence (BI) verkfæra eins og Tableau, Power BI og QlikView, hafa snúningstöflur fundið nýtt heimili. Þessir vettvangar taka grunnvirkni snúningstafla og hækka þær, bjóða upp á háþróaða sjón- og greiningargetu.

Hvernig á að búa til snúningstöflur í Excel

Fyrsta skrefið: settu inn snúningstöfluna

Veldu gögnin sem þú vilt greina í Pivot.

Efst smellirðu á Insert -> PivotTable -> From Table/Range.

Annað skref: Tilgreindu hvort þú vilt búa til töfluna í sama Excel-blaði eða öðru Excel-blaði

ÞRIÐJA SKREF: draga og sleppa breytunum í réttan reit

Það eru 4 kassar: síur, dálkar, raðir og gildi. Hér getur þú endurraðað mismunandi breytum til að fá mismunandi niðurstöður.

Hvernig þú skipuleggur þær fer eftir spurningunum sem þú vilt svara.

FJÓRÐA SKREF: settu upp útreikninginn

Í reitnum „gildi“, eftir að hafa dregið breytu inn í hann, geturðu valið þann útreikning sem þú vilt nota. Algengustu eru SUM og AVERAGE.

Þar sem við viljum fá heildarsöluna hér, þá veljum við SUM.

Þegar snúningstaflan er búin til geturðu flokkað gögnin frá hæstu til lægstu með því að hægrismella á töfluna -> flokka -> flokka stærsta í minnstu.

Hvernig á að búa til snúningstöflur í Google Sheets

Að búa til snúningstöflu í Google Sheets er mjög svipað og Excel.

Fyrsta skref: Settu inn snúningstöfluna

Byrjaðu á því að opna töflureikninn þinn í Google Sheets og veldu öll gögnin þín. 

Þú getur fljótt valið öll gögnin með því að smella efst í vinstra hornið á töflureikninum eða með því að ýta á CTRL + A.

Farðu í Insert -> PivotTable:

Annað skref: veldu hvar á að búa til snúningstöfluna

Þú getur búið til snúningstöfluna í nýju blaði eða í núverandi blaði. Það er venjulega auðveldara að setja það inn í nýtt blað, en það fer eftir persónulegum óskum. 

Þriðja skref: Sérsníddu snúningstöfluna

Það eru tvær leiðir til að sérsníða PivotTable í Google Sheets:

1. Nota innsýn sem gervigreind hefur lagt til

2. Notaðu þitt eigið inntak

Þú getur gert bæði með því að nota hægra megin á snúningstöflunni sem þú bjóst til:

Smelltu á „Bæta við“ til að búa til sérsniðna snúningstöflu. Svipað og í Excel geturðu bætt við breytum handvirkt í „raðir, dálkar, gildi og síur“.

Raðir, dálkar, gildi og síur: hvern á að nota?

Nú þegar þú hefur sett upp snúningstöflu, hvernig veistu í hvaða kassa á að setja hverja breytu? Raðir, dálkar, gildi eða síur?

Svona á að nota hvert:

• Flokkunarbreytur (eins og kyn og hérað) ættu að vera settar í „dálka“ eða „raðir“. 
• Tölubreytur (eins og magn) ættu að fara í „gildi“
• Alltaf þegar þú vilt sía fyrir tiltekna niðurstöðu geturðu slegið inn breytuna í „síur“ reitinn. Til dæmis, ef ég vil sjá aðeins sölu tiltekins héraðs, eða mánaðar.

Raðir eða dálkar?

Ef þú ert aðeins að fást við eina flokkabreytu skiptir ekki máli hverja þú notar. Hvort tveggja verður auðvelt að lesa.

En þegar við viljum huga að 2 hlutum á sama tíma, til dæmis sölu sem myndast í „héraði“ og eftir „tegund“, þá verður þú að blanda saman og sjá hvað virkar best. Prófaðu að setja eina í línurnar og hina í dálkana og sjáðu hvort þér líkar vel við snúningstöfluna sem myndast.

Það er engin föst regla til að ákveða hvar á að setja inn hverja breytu. Settu það á þann hátt að auðvelt sé að lesa gögnin.

Tengdar lestrar

• Hvernig á að búa til verkefnaskýrslu með Microsoft Project
• Hvernig á að gera skýrslur og hvernig á að vinna úr skipulögðum gögnum úr verkefnum sem þú hefur stjórnað með MS Project
• ZURB Foundation: Notendaviðmót CSS ramma fyrir móttækilegan framenda
• Hvernig og hvað kostar að ganga í Microsoft Project Cost Management
• Blockchain hvað það þýðir, hvað það er og hvernig á að nota það

Ercole Palmeri