Kaip sudaryti ataskaitas ir kaip išgauti struktūrinius duomenis iš savo projektų, valdomų naudojant „MS Project“

Projekto vadovas, sukūręs projekto planą, didžiausią dėmesį skirs duomenų rinkimui ir stebėjimui.

Projekto veiklos analizė ir projekto būsenos atnaujinimas bendraujant su suinteresuotomis šalimis.

Numatomas skaitymo laikas: 8 minuti

Kai yra skirtumas tarp planuojamo ir faktinio projekto vykdymo, mes turime variantą. Skirtumas matuojamas daugiausia laiko ir sąnaudų atžvilgiu.

„Microsoft“ projekto stebėjimo ataskaita

Yra įvairių būdų, kaip peržiūrėti veiklą su pokyčiu, t. y. rasti įrodymų, kad skirtumas tarp įvertinimo ir galutinio likučio.

Žemiau matome 4 būdus:

1 metodas - grafinis vaizdas naudojant Ganto stebėjimą

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Veiklos peržiūros pasirinkti Ganto patikrinimas išskleidžiamajame sąraše Ganto diagrama.
Galite palyginti „Ganto“ barus „šiuo metu suplanuotus“ su „iš pradžių planuojamais“ Ganto barus. Galite pamatyti, kurios užduotys buvo pradėtos vėliau nei planuota, arba prireikė daugiau darbo, kad jas atliktumėte.

2 metodas - grafinis Ganto informacijos vaizdas

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Veiklos peržiūros pasirinkti Ganto detalė išskleidžiamajame sąraše Ganto diagrama

3 metodas - dispersijų lentelė

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Duoti pasirinkti pokytis išskleidžiamajame sąraše tabella

4 metodas: filtrai

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Duoti pasirinkti Kiti filtrai išskleidžiamajame sąraše filtraiir pasirinkite tokį filtrą kaip Pavėluota veikla, Slydimo veikla,... ir tt
„Microsoft Project“ filtruoja užduočių sąrašą, kad būtų rodoma tik šiame procese filtruojama veikla. Taigi, jei pasirinksite Pavėluota veikla, bus rodoma tik neužbaigta veikla. Bet kokia jau baigta veikla nebus rodoma.

Projekto išlaidų valdymas

Norėdami įvertinti projekto gyvavimo ciklo išlaidas, turėtumėte žinoti šias sąvokas ir jų reikšmę „Microsoft Project“

• Pagrindinės išlaidos - visos suplanuotos išlaidos, sutaupytos pagrindiniame plane.
• faktinės - veiklos, išteklių ar užduočių patirtos išlaidos.
• Likusios išlaidos - skirtumas tarp bazinių / einamųjų ir faktinių išlaidų.
• Einamosios išlaidos: kai planai keičiami dėl išteklių paskirstymo ar pašalinimo, turto pridėjimo ar atėmimo, „MS Project 2013“ perskaičiuos visas išlaidas. Tai pasirodys po laukais, pažymėtais Mokestis arba Bendra kaina. Jei pradėjote stebėti tikrąsias išlaidas, į ją bus įtrauktos faktinės išlaidos ir likę vienos veiklos išlaidos (neužbaigta veikla).
• Variacija - skirtumas tarp bazinių ir bendrųjų išlaidų (esamos ar planuojamos išlaidos).

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Duoti pasirinkti Kaina išskleidžiamajame sąraše tabella

Galėsite peržiūrėti visą svarbią informaciją. Taip pat galite naudoti filtrus norėdami peržiūrėti veiklą, viršijančią jūsų biudžetą.

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Duoti pasirinkti Kiti filtrai išskleidžiamajame sąraše Filtrai. Pagaliau sišrinktasis Išlaidos iš biudžeto ir patvirtinkite mygtuku taikyti

Projekto išteklių išlaidų ataskaita

Kai kurioms organizacijoms išteklių išlaidos yra pirminės ir kartais vienintelės išlaidos, todėl jas reikia atidžiai stebėti.

Spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Peržiūrėti šaltinius pasirinkti Išteklių sąrašas

Norėdami sužinoti išlaidas, spustelėkite skirtuką vaizdas meniu juostoje, grupėje Duoti pasirinkti Kaina išskleidžiamajame sąraše tabella

Galime rūšiuoti stulpelį Išlaidos, kad pamatytume, kurie yra brangiausi ir pigiausi ištekliai.

Norėdami rūšiuoti, turite spustelėti automatinio filtro rodyklę stulpelio Mokestis antraštėje. Kai pasirodys išskleidžiamasis meniu, spustelėkite Užsakyti nuo didžiausio iki mažiausio.

Galite naudoti „AutoFilter“ funkciją kiekviename stulpelyje. Užsisakę stulpelį „Variacija“ galėsite pamatyti dispersijos modelį.

Automatinis filtras

Projekto ataskaita

„Microsoft Project“ pateikiamas su išankstiniu ataskaitų ir prietaisų skydelių rinkiniudefiniti. Visus juos rasite skirtuke ataskaita, Taip pat galite kurti ir tinkinti savo projekto grafines ataskaitas.

Informacijos suvestinės ataskaita (informacijos suvestinė)

Spustelėkite ataskaita → Peržiūrėti grupę ataskaita → Prietaisų skydelis.

Išteklių ataskaita

Spustelėkite ataskaita → Peržiūrėti grupę ataskaita → Šaltiniai.

Išlaidų ataskaita

Spustelėkite ataskaita → Peržiūrėti grupę ataskaita → Išlaidos.

Darbo eigos ataskaita

Spustelėkite ant ataskaita → Peržiūrėti grupę ataskaita → Vykdoma.

Individualizuotos ataskaitos

Spustelėkite ataskaita → Peržiūrėti grupę ataskaita → Nauja ataskaita.

Yra keturi variantai.

• tuščias: sukuria baltąją ataskaitą. Norėdami pridėti grafikos, lentelių, teksto ir vaizdų, naudokite skirtuką Ataskaitos įrankiai - dizainas.
• schema: sukuriamas grafikas, kuriame lyginamas faktinis darbas, likęs darbas ir darbas pagal numatytuosius nustatymusdefinita. Norėdami palyginti kelis laukus, naudokite skydelį Laukų sąrašas. Galite pakeisti diagramos išvaizdą spustelėdami skirtukus Diagramos įrankiai, Dizainas ir Maketas.
• lentelė: sukurkite lentelę. Naudokite laukų sąrašo skydelį, kad pasirinktumėte, kuriuos laukus rodyti lentelėje (Pavadinimas, pradžia, pabaiga ir % baigtas rodomi pagal numatytuosius nustatymusdefinita). Kontūro lygio laukelis leidžia pasirinkti projekto kontūro lygių skaičių, kuris turėtų būti rodomas lentelėje. Galite pakeisti lentelės išvaizdą spustelėdami skirtuką Įrankiai, Dizainas ir Maketas.
• Priešprieša: sukuria du grafikus greta. Grafikų pradžioje bus tie patys duomenys. Galite spustelėti vieną iš grafikų ir laukelyje Lauko sąrašas pasirinkite norimus duomenis, kad pradėtumėte juos atskirti.

Dažnai užduodami klausimai

Susiję skaitiniai

• Kaip sukurti projekto ataskaitą naudojant „Microsoft Project“
• Kaip sukurti Ganto diagramą „Microsoft Project“.
• Kaip ir kiek kainuoja patekti į „Microsoft Project Cost Management“
• Kaip nustatyti darbo dienas „Microsoft Project“: projekto kalendorius
• Kaip pritaikyti „Gantt“ projekto spausdinimą „Microsoft Project“

Ercole Palmeri